Hoe om die GTD-stelsel beter te gebruik

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Skrywer en blogger Leo Babauta verduidelik hoe om aan te hou beplan en ontslae te raak van alles wat jou daarvan weerhou om produktief te wees.

Hoekom is hierdie stelsel nodig

Getting Things Done (GTD) is 'n bekende stelsel om dinge gedoen te kry deur David Allen. Wanneer dit gebruik word, word absoluut alle inkomende inligting aangeteken en in lyste verdeel. Die doel is om dinge gedoen te kry deur meer tyd te bestee aan dit wat regtig saak maak.

Met die GTD-stelsel kan jy baie groot sukses behaal. Hier is net 'n paar van hulle:

• Jy hanteer baie take.
• Jy word meer selfversekerd in jouself.
• Jy stel minder uit en word minder afgelei.
• Hulle vertrou jou meer: ander weet dat jy altyd alles tot die einde bring.
• Jy word meer dikwels genooi om te werk omdat 'n soliede benadering tot besigheid in aanvraag is.
• Jy verander ten goede – jy besef wat regtig vir jou belangrik is, jy raak nuuskierig, jy begin leer, bou sterk verhoudings met mense en raak ontslae van ou persepsiepatrone wat jou hinder.
• Jy verdien meer.
• Jy is in staat om 'n suksesvolle begin te skep of 'n wonderlike maatskappy te bou.
• Jy kan jou idees deel - in 'n boek, blog of lesing.

Maar om al hierdie voordele te kry, moet jy verstaan hoe om die stelsel doeltreffend te gebruik en uit te vind wat dit verhoed. Leo Babauta, skrywer en skrywer van die gewilde blog Zen Habits, verduidelik wat jy hiervoor moet doen.

Hoe om die GTD-stelsel doeltreffender te gebruik

Vind uit wat jou weerhou om produktief te wees

Die gewoonte om uit te stel. Jy is huiwerig om die taak aan te pak weens die kompleksiteit daarvan: óf jy voel dat jy dit nie sal kan hanteer nie, óf jy het dit glad nie verstaan nie. Dit is uitstel.

Die gewoonte van afleiding. Jy het wel daarin geslaag om aan die gang te kom, maar jy skakel dadelik oor na 'n ander taak. Al dieselfde twyfel en onsekerhede neig jou om dit uit te stel ten gunste van 'n makliker oefening of net tyd te begin doodmaak. Hierdie konstante omskakeling lei tot 'n verlies aan konsentrasie. Terselfdertyd lyk dit of jy eindeloos besig sal wees.

Perfeksionisme. Jy kan nie lank aan die werk kom nie, want dit is nie nou die regte tyd daarvoor nie. Of jy het uitgestel om dit te voltooi omdat dit nie perfek was nie.

Jy wil byvoorbeeld 'n blog begin, maar jy doen dit nie, want totdat jy die perfekte platform en tema daarvoor vind, het jy nie genoeg vrye tyd nie en het jy steeds nie 'n lys van wonderlike idees nie. Of jy het’n artikel geskryf en dit nie publiseer nie omdat die materiaal nog gefinaliseer moet word – eintlik waag jy dit eenvoudig nie.

Omgewing. Mense frustreer jou planne, doen niks betyds nie, kompliseer alles, bederf dit, kla en irriteer. En as jy op ander mense staatmaak, is dit soms moeilik om jou doelwitte te bereik. Meer dikwels as nie, is dit net 'n verskoning vir jouself.

Afleidings. Dit is mense, enige gebeurtenisse, probleme. Hulle meng in met jou werk. Iets wat jy kan beheer, sommige kan jy nie.

Moegheid. Jy is moeg, honger, uitgeput, verward of verveeld. Probleme soos hierdie belemmer konsentrasie en om dinge gedoen te kry.

In hierdie geval moet jy net herlaai: slaap, stap, mediteer.

Of neem take aan wat nie baie energie verg nie: sorteer jou pos, doen die administratiewe roetine. As moegheid vir 'n lang tyd waargeneem word, hersien jou dieet en slaap.

Vrese, twyfel, gevoelens van hulpeloosheid en selftwyfel. Hulle is die kern van die meeste van die struikelblokke wat hierbo genoem is.

Bepaal wat jy mis om meer doeltreffend te werk

Die geselekteerde punte sal die oplossing wees vir die probleme hierbo genoem.

Vermoë om te prioritiseer. Jy kan sukses behaal as jy die meeste van jou tyd aan belangrike take wy. Wanneer jy besig is met nie-noodsaaklike aktiwiteite of voortdurend tussen aktiwiteite wissel, is jy minder effektief. Jy moet een belangrike probleem kies en net daarop fokus.

Geleidelik sal jy leer om te identifiseer watter take en projekte vir jou van groot waarde is. Is dit belangriker om op boodskappe te antwoord as om 'n artikel te skryf? Wat is meer voordelig vir jou loopbaan, geluk, gesondheid?

Vermoë om besigheid korrek te begin. Dit is die neiging om uit te stel wat een van die mees algemene en pynlikste probleme is wat in die pad staan om 'n doelwit te bereik. Daarom is die belangrikste ding in die voltooiing van take om te begin.

Fokus op die eerste, kleinste stap. So klein as moontlik. Skep 'n omgewing wat dit makliker maak om te begin. Toe Leo byvoorbeeld self die gewoonte van hardloop wou aanleer, het hy net daarop gefokus om sy tekkies aan te trek en uit die huis te kom.

Sprint werk. Hierdie benadering help jou om multitasking en afleidings te hanteer. Hierdie tegniek word ook Pomodoro genoem. Dit is gebaseer op die verdeling van werk in kort intervalle van 15-25 minute (naellope), waartydens jy net op een taak moet konsentreer, sonder om deur enigiets anders afgelei te word.

Dit word gevolg deur 'n kort pouse, waarna jy 'n nuwe sprint begin. As u nog nooit hierdie metode gebruik het nie, kan u 'n paar sulke werksegmente per dag rangskik, en na 'n week begin om hul aantal geleidelik te verhoog.

Taaklysbestuur. Help om te konsentreer en alles wat beplan word, te hanteer. Maar probeer om nie te ingewikkeld te wees nie. Vind 'n eenvoudige beplannerprogram, skryf alles in wat jy in die nabye toekoms moet doen, en kies elke dag op watter take jy vandag sal fokus.

Skeduleer drie belangrike en drie klein take vir die dag – hierdie getal kan verander na gelang van die lengte van jou werksdag, die kompleksiteit van die take en die spoed van hul voltooiing.

Vermoë om foute te aanvaar. Perfeksionisme staan in die pad om dinge gedoen te kry. Wees dus nie soseer oor die perfeksie van jou werk nie, maar oor die voltooiing daarvan. Hou by die "lousy first draft"-reël deur die skrywer Ann Lamotte.

Sy is oortuig dat die enigste manier om goed te begin skryf (en enigsins te begin doen), is om 'n swak en nuttelose konsep te skets. Na 'n rukkie sal jy terugkeer na die resultaat en dit poets.

Werk in 'n modus van onsekerheid. Vrese en probleme sal jou dikwels spook. Daarom is dit baie nuttig om te leer hoe om in 'n toestand van hierdie onsekerheid te werk: om jouself in beheer te hou, om nie weg te kruip van take en innerlike ervarings nie, en om nie te kla nie.

Om dit te doen, elke keer as jy so iets agter jou opmerk, sit alles opsy en probeer jou toestand voel. Aanvaar dit. Gee aandag aan jou fisiese sensasies. Maak seker dat onsekerheid en ongemak reg is. Leer om die oomblikke te waardeer soos hulle is.

Vermoë om die groot prentjie te sien. Dit is een ding om heeltemal gefokus te wees op 'n enkele taak, en 'n heel ander ding om na die situasie as 'n geheel te kan kyk. 'N Algemene ontleding van die situasie moet in die oggend en in die aand uitgevoer word, sowel as 'n paar keer gedurende die dag - ingeval u die aksieplan moet aanpas.

Almal van ons word soms afgelei, onderbreek en met onvoorsiene probleme gekonfronteer. Om produktief te bly, moet jy leer om fokus te verander wanneer dit nodig is.

Vermoë om verantwoordelik te wees. Eerstens beteken dit om nie ander mense te blameer vir al die probleme waarmee jy te kampe het op pad om jou doel te bereik nie. Neem volle verantwoordelikheid vir jou deel van die werk.

Wees 'n leier - toon inisiatief, volg die sukses van die hele span, selfs al is jy 'n eenvoudige ondergeskikte daarin.

Oop kommunikasie. Sodanig dat almal duidelik hul verantwoordelikhede en grense verstaan, asook die gevolge van nie-nakoming. Dit sal help om 'n struktuur te skep waarin almal wat betrokke is makliker en doeltreffender kan werk. Probeer om mense opreg en positief te behandel, ten spyte van al hul gebreke.

Vermoë om te beplan. Die oorvloed take in die dagboek dra geensins by tot die bereiking van die doel nie. In plaas daarvan is dit die beste om 'n minimale lys te maak deur eenvoudige vrae te beantwoord. Hoe om die dag te begin om belangrike take te voltooi? Hoe om naellope te hardloop sodat niemand jou aandag aflei nie? Waarvoor moet jy verantwoordelikheid neem? Wanneer is dit die moeite werd om jou pos op te tel? Hoe laat moet ek vergaderings skeduleer? Hoe sal jy jou dag beoordeel?

Die antwoorde sal jou help om jou dag te beplan. Moenie daarna streef om perfek te wees nie. Deur te ontleed wat gebeur, sal jy mettertyd die beste opsie vind.

Waar om te begin met verbetering

Maak 'n eenvoudige plan. Dit is glad nie nodig om al die ontbrekende vaardighede op een slag te probeer bemeester nie. Om mee te begin, is dit die beste om te fokus op die eerste vier wat jy daagliks sal oefen:

• Prioritisering en definisie van take vir die dag.
• Sprint werk.
• Meditasie - wanneer jy vrees, onsekerheid of onsekerheid voel.
• Ontleding aan die einde van die dag en hersiening van die plan.

Let op wat jy gaan doen en hoe. Wys die gevolglike plan aan iemand wat jy ken en rapporteer elke dag vir 'n week aan hom. Belowe elke week om jou suksesse, uitdagings en hoe jy sal voorberei vir die begin van 'n nuwe tydperk van sewe dae te deel.

Neem elke aand 10 minute om te kyk hoe jou dag verloop het en of jy al die punte in jou plan voltooi het. Skryf neer wat gebeur het, wat verhoed het, hoe jy vorentoe beweging kan versnel.

Met verloop van tyd sal naellope, meditasie en ander vaardighede vir jou makliker word. Begin dan om nuwe en effektiewe benaderings te leer soos jy jou stelsel geleidelik verbeter. Die belangrikste ding is om te onthou om te oefen.