Hoe om Gmail doeltreffend te gebruik: 25 wenke

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2024-01-13 00:29

Selfs as jy elke dag met Google Mail werk, is die kans goed dat jy nie al sy vermoëns ken nie. Hier is 25 wenke om Gmail doeltreffend te gebruik wat baie take makliker sal maak en jou tyd sal bespaar.

1. Waar om te begin

Verander die agtergrond

In plaas daarvan om die gewone wit Gmail-agtergrond te sien, verfris jou inkassie met iets spoggerigs. Kies net die "Temas"-afdeling in die instellings in die regter boonste hoek om 'n nuwe agtergrond uit die voorgestelde opsies te stel, of laai jou eie prent op.

Alternatiewelik kan u met die koppelvlakinstellings eksperimenteer. In "Ruim"-modus sal jy baie vrye spasie hê, en "Kompak" is goed wanneer jy soveel moontlik boodskappe op die skerm moet pas.

Voeg vriende (en boodskappe) by

Om jou kontakte en ou boodskappe by die stelsel te voeg (dit maak nie saak of jy Gmail vir die eerste keer gebruik of 'n bykomende rekening skep nie), gaan na "Instellings" → "Rekeninge en invoer" en kies die skakel "Voer pos in en kontakte". Dit sal jou toelaat om jou data van ander posbusse by te voeg.

Laat Gmail soos Outlook lyk

Aktiveer die Preview Pane-funksie in Instellings → Lab om die volledige teks van boodskappe aan die regterkant te sien, net soos in Outlook. Gewoonte is tweede natuur, so as jy jou hele lewe lank met korporatiewe e-pos gewerk het en nou net probeer gemaklik raak met Gmail, sal Viewport jou oorgang makliker maak.

Sodra dit geaktiveer is, sal jy verskillende vertoonopsies in die aftreklys aan die linkerkant van die instellings sien.

Fokus op die noodsaaklikhede

Gmail kan besluit watter boodskappe vir jou belangriker is. Slim, nè? Onder Instellings → Inkassie, kies Volg my e-posaktiwiteit … om Gmail jou boodskappe te laat ontleed.

Jy kan ook die "Sluit merkers" of "Ignoreer filters"-funksie kies (ons sal meer oor filters hieronder bespreek) en die vouertipe verander sodat belangrike boodskappe bo-aan vertoon word. Dan in die kieslys "Instellings" → "Algemeen" in die afdeling "Rekenaarkennisgewings" (as jy die blaaier Chrome, Firefox of Safari gebruik), kan jy die opsie "Aktiveer belangrike e-poskennisgewings" kies.

Raak ontslae van die draad van letters

Daar is twee soorte mense: diegene wat van die Chaining-funksie hou en diegene wat dit haat met die krag van 'n duisend sonne. As jy aan die tweede groep behoort, gaan na die afdeling "Instellings" → "Algemeen" en skakel die "Kettings van letters" af.

2. Hou orde

Argiveer alles

Gmail maak dit moontlik om boodskappe te argiveer in plaas daarvan om dit uit te vee. Dit word gedoen sodat jy jou nie hoef te bekommer oor die beskikbaarheid van vrye spasie nie en jou laai voortdurend moet skoonmaak. As jy 'n boodskap wil argiveer, maak dit oop en klik op die tweede ikoon van links ('n blokkie met 'n pyltjie wat na onder wys). Die boodskap sal vir jou wag in die Alle pos-oortjie op die linkerkantbalk.

Bly op hoogte van jou argief

Maak nie saak hoeveel spasie Gmail vir gratis lêerberging bied nie, dit is 2016 en mense stuur al hoe meer aanhegsels. As jy jou geheuelimiet bereik het, is dit tyd om van die boodskappe ontslae te raak. Klik op die pyltjie in die soekkassie, merk die item "Daar is aanhangsels", kies die grootte 10 MB en klik op die knoppie met 'n vergrootglas. Dit sal vir jou alle boodskappe van meer as 10 MB wys. Merk die blokkie vir die briewe wat jy beslis nie meer nodig het nie en stuur dit na die asblik.

Reageer en argiveer

Hoekom 'n e-pos in jou inkassie los as jy dit reeds beantwoord het? Gebruik die "Stuur en Argief"-funksie om te verhoed dat u inkomende boodskappe deurmekaar raak terwyl u wag vir 'n antwoord op u brief. Gaan na "Instellings" → "Algemeen" en kies "Wys knoppie" Stuur en argiveer "in reaksie". Nou kan jy op die gewone manier antwoord, boodskappe in jou inkassie opgaar as jy dit wil hê, of onnodige e-posse onmiddellik argiveer wanneer jy antwoord.

Gebruik etikette en filters

Jy kan 'n etiket by elke boodskap voeg. Nuwe kortpaaie sal op die linkerkantbalk verskyn. Maak net die brief oop en klik op die "Etikette"-ikoon - dit is tweede van regs. Skep nou 'n nuwe kortpad of kies 'n bestaande een (terloops, jy kan die kortpad vanaf die sybalk direk na jou boodskap sleep).

Klik op die "Meer"-knoppie en kies "Filter soortgelyke e-posse" en dan "Skep 'n filter gebaseer op hierdie navraag." Jy kan 'n aparte artikel oor Gmail-filters skryf, so sien die ""-afdeling vir meer besonderhede.

Koop ekstra stoorplek

As jy heeltemal moeg is om te mors met die probleem van die stoor van lêers, kan jy geld spandeer op bykomende spasie. Rol af op die boodskapbladsy en in die linker onderste hoek sal jy sien hoeveel spasie jy oor het, asook die "Bestuur" skakel.

As jy amper 100% van die beskikbare spasie beset het, volg die skakel. Die 100 GB-plan kos 139 roebels per maand, en die ekstra spasie kan nie net vir Gmail gebruik word nie, maar ook in Google Drive en Google Foto's, as jy dit gebruik.

3. Neem dit ernstig op

Verander die vertoonmodus van e-posse op die bladsy

Probeer om die aantal boodskappe per bladsy na 100 te verhoog, sodat jy in 'n oogopslag na die hele reeks briewe kan kyk. Gaan na Instellings → Algemeen → Maksimum bladsygrootte. Daar kan jy ook kies om 10, 15, 20, 25 en 50 boodskappe per bladsy te vertoon.

Versprei alles volgens kleur

Jy kan 'n boodskap baie vinnig as belangrik merk, maar verskillende boodskappe kan verskillende grade van belangrikheid hê. Gaan na Instellings → Algemeen → Sterre en kies All Stars. Nou, as jy op die ster klik en die letter merk, sal dit met elke klik van kleur verander. Dit sal jou help om jou belangrike boodskappe volgens hul inhoud te sorteer.

Verander boodskappe in doenlyste

Die kans is goed dat jy reeds aan jou inkassie dink as een groot doenlys. So hoekom nie jou e-posse omskep in take wat jy kan deurtrek nie? Klik op die "Meer"-knoppie in die aktiewe gesprek en kies "Voeg by take". Hierdie draad sal nou in Google Take verskyn saam met 'n skakel na die oorspronklike plasing.

Bly op hoogte van die aantal ongeleesde boodskappe

Aktiveer die "Ikoon van ongeleesde boodskappe"-funksie in die "Instellings" → "Laboratorium"-afdeling. As jy, soos enige gewone persoon, jou pos-oortjie heeldag oop het, sal jy altyd sien hoeveel ongeleesde boodskappe jy oor het. Dit is in geval jy nie stres het nie.

Werk vanlyn

As jy die Google Chrome-blaaier gebruik, het jy die geleentheid om vanlyn in pos te werk. Natuurlik sal jy nie nuwe boodskappe kan stuur en ontvang nie, maar jy kan briewe van vouer na vouer skuif en konsepte skep. Om hierdie kenmerk te aktiveer, gaan na Instellings → Vanlyn.

Gee toegang tot jou rekening aan 'n sekretaresse

As jy steeds nie die briewe kan hanteer nie, kan jy al hierdie gruwel aan jou sekretaresse oordra. Om dit te doen, gaan na "Instellings" → "Rekeninge en invoer", kies "Gee toegang tot jou rekening" en voeg ander Google-gebruikers by. Hulle sal nie die reg hê om jou instellings en wagwoord te verander nie, maar hulle sal boodskappe kan lees, argiveer en natuurlik daarop kan antwoord. Die brief sal met jou naam en jou sekretaresse se naam tussen hakies onderteken word om verwarring te voorkom.

4. Beheer die menslike faktor

Blokkeer adresse

Sommige kry glad nie die wenke nie. Gelukkig kan jy enige persoon (of webwerf) blokkeer met net 'n paar kliks. Nadat jy 'n boodskap ontvang het van iemand wat jy graag by die swartlys wil voeg, klik op die pyltjie in die regter boonste hoek en kies die "Blokkeer gebruiker" funksie.

Nou sal alle boodskappe vanaf hierdie adres direk na strooipos gaan.

Soek ou briewe

Wil jy vinnig alle boodskappe van 'n vriend op een slag vind? Beweeg net die wyser oor die sender se naam, hetsy uit die inkassie of vanaf 'n spesifieke brief, en 'n kontakkaart sal verskyn. Klik dan op die "Gesprekke"-skakel om alle boodskappe van daardie kontak te sien.

Kanselleer verkeerd gestuurde boodskappe

Ons het almal op 'n stadium per ongeluk briewe na die verkeerde adres gestuur. Gelukkig, in Gmail, kan jy eenvoudig die stuur ongedaan maak. Gaan na die afdeling "Instellings" → "Algemeen" en aktiveer die "Ontdoen stuur"-funksie. Hier kan jy ook die tydperk kies om die versending te kanselleer: van 5 tot 30 sekondes. Die volgende keer as jy 'n boodskap stuur, sal jy "Kanselleer" aan die bokant sien.

Slaan groepboodskappe oor

Jy kan die groepboodskapdraad maklik verlaat deur op die Meer-knoppie te klik en Ignoreer te kies. Nou sal jy alle boodskappe oorslaan behalwe dié waar jy die enigste ontvanger van die brief is.

As jy na die groepboodskap wil terugkeer, voer die navraag is: gedemp in die soekkassie in, sodat jy al die geïgnoreerde drade sal sien. Kies dan Moenie ignoreer nie in die Meer-kieslys. Tensy jy natuurlik glad nie vir jouself jammer voel nie.

5. Spaar tyd

Skep nuwe rekeninge op die pad

Kom ons sê jy wil boodskappe baie versigtig filtreer of, byvoorbeeld, 'n bykomende rekening skep vir dienste wat reeds jou hoof Gmail-rekening gebruik. In hierdie geval kan jy 'n virtuele posadres skep wat met die hoofadres geassosieer word deur eenvoudig "+ enige woord" voor die @-simbool by te voeg terwyl jy tik. Byvoorbeeld, "jou adres is [email protected]" vir aanlyn inkopies.

Alle antwoordboodskappe sal na jou hoof Gmail-adres gaan.

Stuur boodskappe in jou slaap

Laat kliënte en kollegas dink jy is 'n maniese werkverslaafde deur hulle te programmeer om snags boodskappe te stuur met 'n uitbreiding beskikbaar vir Chrome, Safari en Firefox. Met die gratis weergawe kan jy tot 10 boodskappe per maand stuur.

Boonop sal hierdie uitbreiding jou e-posse in herinnerings verander en dit nie in jou inkassie vertoon totdat jy gereed is om daarop te antwoord nie. Dit is ideaal om Vrydagaand die voorkoms van 'n leë inkassie te skep.

Beantwoord outomaties duplikaatversoeke

As irriterende kliënte jou oorval met dieselfde tipe versoeke, hoef jy nie dieselfde antwoord oor en oor te tik nie. Skakel net die "Responstemplate"-funksie aan in die "Instellings" → "Laboratorium"-afdeling. Die volgende keer as jy 'n antwoord druk, stoor dit as 'n sjabloon en stuur dit gerus na al dieselfde versoeke.

6. Klik minder

Gee jou muis 'n blaaskans

Byna alles in Gmail kan met die sleutelbord gedoen word. Basiese sleutelbordkortpaaie werk by verstek, maar moenie vergeet om na Instellings → Algemeen te gaan en die Sleutelbordkortpaaie-funksie te aktiveer nie. Stoor jou veranderinge en klik dan op die vraagteken om moontlike sleutelbordkortpaaie te sien.

Hou op om ander posbusse na te gaan

Klik in die "Instellings" → "Rekeninge en invoer"-afdeling op die skakel "Voeg jou POP3-posrekening by" en Gmail sal jou pos van ander posbusse aflaai. Stel dan die stuur van boodskappe op: jy kan antwoord vanaf beide jou Gmail-adres en vanaf ander e-posadresse.