Hoe om nie kliënte en vennote af te skrik nie: slegte gewoontes wanneer jy e-posse skryf

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Sommige foute wat ons maak wanneer ons e-posse skryf, gaan nie ongesiens verby deur die geadresseerde nie. Om jouself nie as 'n leek te wys nie, kyk na die rofste van hulle.

By die werk word baie mense letterlik aangeval deur 'n groot aantal e-posse wat beantwoord moet word. Dit is natuurlik baie moeilik om so 'n hoeveelheid take te hanteer en dit bekwaam te doen. Daar is egter flaters wat regtig vermy moet word.

Om die basiese reëls van e-pos etiket te bemeester is nie nodig om jou briewe in meesterstukke van fiksie te verander nie. Dit is absoluut nutteloos. Maar as jy ontslae kan raak van die gewoontes wat op onprofessionaliteit dui, sal jou besigheid baie beter gaan.

Wat is die mees algemene foute wanneer e-posboodskappe geskryf word?

1. Misbruik van die "Dringend" merk

As jy optree soos die seun in die gelykenis wat geskree het “Wolwe! Wolwe!”, En plaas die “Dringend” merk op alle letters in 'n ry, dan sal die geadresseerdes baie gou ophou om jou ernstig op te neem. Wanneer jy regtig 'n dringende reaksie nodig het, sal niemand aandag gee aan hierdie nota nie.

2. Oormatige informaliteit

Die keuse van kommunikasiestyl hang af van die kwaliteit van die verhouding tussen jou en die gespreksgenoot. Oormatige informaliteit dui op 'n gebrek aan professionaliteit.

Probeer om versigtig te wees met uitroeptekens, emoticons, gekleurde teks, spoggerige lettertipes, internet-jargon en akronieme. Hulle sal jou beslis nie help om die beeld van’n ervare werker te vorm nie.

Let ook op die feit dat sommige mense akronieme nie goed verstaan nie. Kies die toon van kommunikasie met buitelanders en ander generasies veral versigtig.

Onthou, 'n besigheidsbrief moet maklik wees om te lees. Om dit te doen, gebruik die lettertipes Arial, Calibri of Times New Roman, en stel die grootte op 10 of 12 eenhede. As dit by kleur kom, is swart die beste keuse.

3. Te koue kommunikasietoon

Terselfdertyd moet die geadresseerde nie voel dat hy met die robot kommunikeer nie. Sommige e-posse van regte mense lyk asof hulle eintlik antwoordmasjienboodskappe is.

As jy jou persoonlikheid en jou entoesiasme uit jou brief kan sien, sal dit help om 'n positiewe beeld van jou as 'n besigheidsgespreksgenoot by die geadresseerde te vorm. Die belangrikste ding is om dit nie te oordoen nie.

4. Misbruik van "Antwoord almal"

E-posboodskappe is nie bedoel om 'n gesellige geselsie te wees nie. As jy antwoord op 'n boodskap wat jy aan 'n groep mense aangestuur het, voordat jy op die "Stuur aan almal"-knoppie klik, maak seker dat jou antwoord werklik interessant is en dat almal in hierdie groep dit nodig het.

5. Aanstuur van 'n boodskap sonder die sender se goedkeuring

Dit is irriterend om die minste te sê. Of dit kan jou geloofwaardigheid aansienlik ondermyn.

Dit maak nie saak wat jy plaas nie. Jy sal dalk 'n boodskap van jou baas aan 'n kliënt wil stuur wat daardie kliënt noem. Of jy kan nie die versoeking weerstaan om jou kollega in te sluit in die ketting van ontvangers van 'n e-pos wat sekere persoonlike inligting bevat nie. U moet dit in elk geval nie sonder die toestemming van die sender doen nie.

6. Stuur blinde koolstofafskrifte van briewe

Wanneer jy vir iemand 'n blinde afskrif van 'n brief stuur, kry die gespreksgenoot die gedagte: "En aan wie anders het jy so 'n afskrif gestuur?" Dit skep wantroue en skep die gevoel dat jy iets wegsteek.

As jy 'n e-pos wil aanstuur na iemand wat nie in die aanstuurder behoort te wees nie, kopieer en plak net die teks wat jy wil hê in 'n aparte nuwe boodskap.

7. Onakkurate bewoording van die onderwerp

As jy iets soos "Dit is ek", "Hallo" of "Vir jou inligting" in die "Onderwerp"-veld invoer, gee dit die ontvanger geen idee oor die inhoud van die brief nie. Gevolglik is die kans groot dat jou boodskap nie eers gelees sal word nie.

As jy besigheidskorrespondensie voer, moet die onderwerp van jou brief kort, bondig en akkuraat wees. As die ontvanger dadelik verstaan wat jy aan hom skryf, dan sal hy heel waarskynlik jou brief lees en dit vinniger beantwoord.

8. Misbruik van privaat boodskappe

Grappies, raak stories en motiverende aanhalings is soms baie gepas. Maar in groot getalle maak hulle die ontvanger vinnig moeg. Moenie jou kollegas se inkassies bombardeer met betekenislose boodskappe nie, selfs al doen jy dit met die beste bedoelings. Vroeër of later sal ontvangers eenvoudig sulke briewe begin uitvee sonder om dit te lees.

9. Rowwe antwoorde

Weerstaan die versoeking om regverdige woede teenoor die geadresseerde in jou brief uit te druk, selfs al verdien hulle so 'n reaksie. Selfs al wag jy al 'n paar maande vir jou pakkie. Moet dit net nie doen nie. Mense onthou altyd dat hulle onbeskof was, en dit sal jou besigheidsbeeld sleg beïnvloed.

Skryf eerder die boodskap wat jy van plan was om aan die ontvanger te stuur wat jou kwaad gemaak het en laat dit vir 'n paar dae in jou Konsepte-lêergids. Redigeer dit dan en verwyder enige onbeskofte uitdrukkings. Op hierdie manier kan jy jou professionaliteit demonstreer.

10. Vertroudheid

As jy die ontvanger van die boodskap baie goed ken, kan jy soms 'n paar mooi komplimente bekostig. Maar as dit jou sakevennoot of kliënt is, hou 'n beleefde, diskrete toon van kommunikasie. Voltooiing van 'n brief soos "Sien jou binnekort!" in hierdie geval sou dit onvanpas wees.

11. Die gebruik van 'n belaglike e-posadres

Pretensieuse, vulgêre of ronduit belaglike adresse sal negatiewe aandag van die ontvangers van jou boodskappe trek. As jy nie met jou [email protected] kan deel nie, skep dan 'n aparte rekening vir besigheidskorrespondensie.

12. 'n Groot aantal tikfoute

Om boodskappe vanaf jou foon te stuur, onthef jou nie van jou verpligting om jou e-posse vir foute na te gaan nie. As jy meer as een tikfout per letter maak, sal jy jouself nie aan jou beste kant wys nie. As jy 'n boodskap op pad moet stuur, is dit baie belangrik om dit noukeurig te hersien voordat jy dit stuur.

13. Stuur vroegoggend boodskappe

Soms, wanneer jy vroeg opstaan en produktief genoeg voel, kom jy in die versoeking om so gou moontlik van jou besigheidskorrespondensie ontslae te raak. Die meeste ontvangers let egter op die tyd van die stuur van die brief. As jy 'n boodskap om drie-uur in die oggend stuur, dan sal jy op sy beste as 'n werkverslaafde beskou word, en in die ergste geval - nie heeltemal gesonde persoon nie.

As jy in die middel van die nag inspirasie vind, stoor net die brief in konsepte en stuur dit gedurende besigheidsure.

14. Die saamstel van letters wat te lank is

Die meeste mense skandeer net boodskappe sonder om die teks te lees. Oorweeg dit wanneer jy jou brief skryf. Groot blokke teks maak dit moeilik om te lees, so verdeel jou boodskap in klein paragrawe.

Gebruik lyste. Hulle sal jou brief selfs meer leesbaar maak. Daarbenewens kan jy die belangrikste dele van jou boodskap in kursief of vet uitlig.

Vermy hierdie foute, en dan kan jy 'n goeie indruk van jouself vorm, wat ongetwyfeld tot jou loopbaan sal bydra.