David Allen: Hoe om jou lewe in orde te kry

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

David praat oor die inligtingsvloei rondom ons en hoe om inligtingsoorladings te hanteer, as dit werklik bestaan.

Ek wed, David, die meeste mense wat hierdie artikel lees, voel nou vasgevang in besigheid – pos, SMS, telefoonoproepe – 24 uur per dag. Het stres vandag ander vorme aangeneem?

Mense voel nou oorweldig omdat hulle nie die werklike spanning ervaar wat ons voorouers oor 'n redelike lang tydperk van die geskiedenis ervaar het nie. Die hoofdoel was om te oorleef. En wat interessant is, dit was juis so 'n krisissituasie wat 'n persoon meer kalm laat optree het: vinnig inligting insamel en verwerk, vinnig besluite neem en na hul intuïsie luister. Hulle het net op een ding gefokus – om tot elke prys te oorleef!

Maar wanneer jy van hierdie krisis ontneem word, begin die wêreld rondom jou jou met onbenullighede oorweldig, jy is in die middel van 'n vloed: belasting het toegeneem, die koue het gemartel, die drukker kou aan papier … En al hierdie gemors vanaf ons elektroniese toestelle 24 uur per dag, 7 dae per week!

Om hierdie vloei die hoof te bied, moet ons ons vermoë herwin om vinnige besluite te neem en beperkte hulpbronne toe te ken. Oor die algemeen het niks sedert antieke tye verander nie. Die enigste verskil is hoeveel meer besluite mense nou moet neem.

As jy nie op iets kan fokus nie, moet jy leer om te onderskei wat nou vir jou belangrik is in jou wêreld. Hoe prioritiseer ons al die rommel wat ons omring? Jy het breinkaarte nodig om jou te lei. Daar moet 'n kaart wees wat jou vertel wat jy in die volgende drie jaar moet doen en wat in die volgende drie minute. En dit is verskillende kaarte. Basies kan jou kalender ook goeie werk doen. Die hoofsaak is dat hy die vraag beantwoord: waaraan moet ek nou aandag gee?

Watter gereedskap gebruik jy persoonlik om meer produktief te wees?

Ek gebruik Lotus Notes omdat ons dit as 'n ondernemingstoepassing gebruik. My vriend Eric Mack het 'n uitbreiding ontwikkel wat my in staat stel om my kalender, pos en doenlys gerieflik hier te gebruik. Dit alles is gesinchroniseer met my BlackBerry, want ons het nog nie hierdie kenmerk vir die iPhone gekonfigureer nie, maar ons probeer hierdie misverstand so gou moontlik regstel.

Ek gebruik TheBrain en MindManager. Hulle verskil in funksionaliteit en dien om wesenlik verskillende probleme op te los.

Wat nog? Ek het ook 'n klein notaboekie. Idees haal soms op die mees onverwagte plekke in, en jy moet dit dringend neerskryf. Daarom bly papier in my lewe as die maklikste manier om iets vinnig reg te maak.

Maar ek bly op soek na nuwe gereedskap om my te help om my tyd en breinbronne te bestuur. My iPad het byvoorbeeld geleidelik begin verander van 'n speelding in 'n taamlik funksionele gadget. Maar dit is steeds baie lomp, ek hou net van een toepassing van Adobe waarin jy die eenvoudigste vorms kan teken. Jy kan daarmee speel, maar dit kan nog nie 'n gewone witbord vervang nie. Ek is dus ver van hoë tegnologie in hierdie verband. Ek gebruik ook Microsoft Office. Ek werk op 'n Mac, maar ek het Parallels.

En wat van regte, nie-elektroniese instrumente?

O, ek het 'n regte mandjie waar ek al my notas neersit. Dit is my redder, dit is 'n mandjie genaamd "Ek wil nie nou hieroor dink nie." Die belangrikste ding is om nie te vergeet om na hierdie mandjie terug te keer totdat alles daar muf is nie. En hoewel ek net 80% van my notas uitgooi, maak dit my kop baie goed vry: ek het dit in die mandjie gegooi en vergeet, toe keer ek terug en besluit of dit nodig is of nie.

Dit sal beslis lekker wees om dit alles elektronies te doen. Maar daar is 'n probleem wat as volg gekarakteriseer kan word: buite sig - buite gedagte! Die fisiese regte mandjie doem voortdurend voor jou oë op, en dit is maklik om van elektroniese gemors te vergeet. Ek ken baie mense wat met hoë tegnologie vertroud is, en tog gaan hulle terug na papier toe, want dit is baie meer voor die hand liggend. Jy moet sterk wilskrag en selfdissipline hê om terug te keer na wat iewers in die rekenaar rondlê.

Daar word nou baie gesê oor die feit dat ons onderhewig is aan inligtingsoorlading. Wat kan jy hieroor sê?

Wat is inligting oorlading? As dit regtig was, kon jy by die biblioteek instap en dood neerval. Of gaan na die internet en ontplof, versprei in klein stukkies.

Trouens, die plek wat die meeste versadig is met inligting is terselfdertyd die mees ontspannende – dit is die natuur. Soveel verskillende prentjies, klanke en reuke omring ons. Terloops, het jy al gehoor van sensoriese ontbering? Jy kan sommer mal raak as jy dit alles vir 'n lang tyd nie voel nie.

Hier is die punt anders. Daar is baie dinge in die natuur wat inligting dra, maar net 'n paar daarvan is werklik betekenisvol vir ons, byvoorbeeld: diere, bessies of brandnetels. Die probleem met e-pos is nie dat dit baie inligting bevat nie, maar dat ons op grond van hierdie inligting een of ander aksie moet neem of een of ander besluit moet neem. En wanneer jy 'n brief ontvang, maak nie saak van wie nie: van 'n neef of van 'n baas, berei jy, voordat jy dit oopmaak, voor dat dade van jou vereis sal word. Jy blaai reeds deur die opsies van wat hierdie brief mag bevat: “dit kan belangrik wees, baie belangrik, dit sal my my planne laat verander …” Vermenigvuldig nou hierdie gedagtes met die aantal briewe wat jy per dag ontvang.

Daarbenewens is verstrooide gedagtes en onvermoë om te konsentreer 'n stresfaktor en 'n sterk rem op prestasie. By die werk dink jy aan huishoudelike take, en by die huis dink jy aan werk. Jy is oral en jy is nêrens nie. En deur die dag vergesel’n vervelige gevoel van angs jou.

Weereens, niks het veel verander nie, behalwe die frekwensie waarmee dit gebeur. In 72 uur kan ek en jy soveel inligting ontvang wat ons fokus en prioriteite sal verander, wat ons ouers nie in 'n maand ontvang het nie. In 1912 het iemand oor die telefoon gepraat op dieselfde manier as wat hulle oor e-pos sê: “o, dit sal die lewenskwaliteit verwoes”, “gesprekke sal oppervlakkig en onbeduidend word”, “almal sal net daardeur afgelei word”! Klink bekend, nè?

En in 1983 is 'n man met 'n klein dagboek in sy sak beskou as 'n produktiwiteitsgeek.

Ons tydskrif het baie artikels gepubliseer oor die moontlike impak van tegnologie op menslike kennis en die vermoë om te dink. Byvoorbeeld: "Maak Google ons dom?" Hoe dink jy verander menslike wysheid en denkvermoë ten goede of ten slegte?

Wel, jy het waarskynlik ensiklopedieë in die kinderjare gehad. En jy lees hulle selfs in die hoop om meer oor die wêreld te leer. Wat het verander, behalwe dat toegang tot kennis 'n groot aantal kere makliker geword het? Ons leef in 'n wonderlike tyd, ek dink dit is wonderlik dat ons maklik so kan kommunikeer, terwyl ons in verskillende dele van die wêreld is.

Dink net aan die sukses wat 'n persoon kan behaal met 'n verwerker in hul kop! Met dien verstande dat hy die enigste een sal wees, natuurlik. Maar as jy die laaste persoon op Aarde bly, sal jy glad nie meer beplanners of GTD nodig hê nie.

Beantwoord asseblief die hoofvraag, wat is die belangrikste ding wat 'n persoon moet onthou sodat hy volkome beheer oor sy lewe kan voel?

Alles moet van jou brein na eksterne media opgelaai word. Ek weet nie wat makliker kan wees nie! Teken op wat belangrik is (selfs moontlik), maak duidelik wat daardie dinge vir jou beteken, en stoor die resultate sodat jy altyd 'n stap terug kan gaan en dinge breër kan kyk.

Basies kom dit alles neer op een ding: hou op om jou brein te gebruik as 'n plek om al die inligting waarvoor jy omgee, te versamel en te organiseer. As jy dit alles in jou kop probeer hou, sal jy gou daar dryfsand vind, waarin alles dadelik sal sink. Ek droom van 'n glorieryke toekoms wanneer ons ons koppe heeltemal van gemors kan bevry en ons gedagtes uitsluitlik aan wyse gedagtes kan wy.