Hoe om dinge in orde te kry en tred te hou met alles: 'n volledige gids tot die GTD-stelsel

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Van teorie tot sjabloon om enige projek te help beplan.

Hoekom is GTD goed?

Die probleem met produktiwiteitsdienste is dat almal hulself posisioneer as 'n plek waar hulle alle probleme kan oplos, inligting kan stoor, kan kommunikeer. Die meeste dienste vra jou om te prioritiseer en daarvolgens op te tree.

Maar min kan daarop konsentreer om belangrike take uit te voer en nie aandag te gee aan allerhande klein dingetjies nie: dringende take, versoeke van kollegas, vriende of kennisse. Wanneer daar baie take is, is dit moeilik om dit te hanteer. Daarom moet jy in die praktyk verskeie dienste gebruik vir die bestuur van sake. Wanneer daar baie dinge is om te doen, begin ons verward raak in hierdie dienste en lyste en hou uiteindelik op om dit te gebruik.

Die Getting Things Done (GTD) metodologie bied 'n universele bloudruk vir die bou van 'n enkele stelsel waarin jy enige probleem kan oplos. Jy sal kan ontspan en nie bekommerd wees nie, want jy sal seker wees dat jy niks sal vergeet nie. Op die regte tyd sal die stelsel vra wat gedoen moet word en waarop om te fokus.

So hoekom werk so baie onproduktief?

Mense begin onproduktief werk wanneer daar baie projekte, sake en take is. Dit is vir hulle moeilik om dit alles in hul koppe te hou, wat nog te sê van prioritiseer. Daarom word óf niks gedoen nie, óf wat die maklikste is, word gedoen en belangrike sake word tot later uitgestel. Nog 'n probleem verskyn: toe dringende take gister opgelos moes word.

Daarbenewens begin die persoon vinniger moeg word, word geïrriteerd. Hy hardloop voortdurend soos 'n eekhoring in die roetinewiel, en werklik belangrike, geldelike en strategiese projekte word op die kantlyn gelaat.

Die Getting Things Done-stelsel, beskryf deur David Allen in 'n boek wat in 2001 gepubliseer is en 'n wêreldtopverkoper geword het, sal help om hierdie situasie die hoof te bied.

Vertel my van die basiese GTD-konsepte wat jy moet weet

Roetine - dit is daardie dade, gedagtes en bekommernisse wat steur, aandag aflei en energie mors. Totdat roetine in take omgesit word, kan dit nie beheer word nie. Om dieselfde probleme verskeie kere te bepeins is 'n ondoeltreffende gebruik van kreatiewe energie wat frustrasie en stres skep.

Die doel van GTD is om jou kop van roetine te bevry en interne stres te verwyder.

Menslike operatiewe geheue- die area van die brein waar korttermyngeheue geleë is. Dit is hier waar ons gewoonlik huidige onafgehandelde sake plaas, beloftes wat aan ander mense gemaak is en ander gedagtes wat ons pla. Ongelukkig is daar 'n beperking op die hoeveelheid roetine wat jy kan stoor sodat jou brein behoorlik kan funksioneer. As jou RAM vol is, word jy afgelei deur klein take en vergeet van jou doelwitte, wat tot stres lei.

Gereedskap vir die insameling van inligting- waarheen die inligting gaan en waar jy aanteken wat gedoen moet word. Byvoorbeeld:

• organiseerders;
• notaboeke;
• E-pos;
• kalender;
• Stemopnemer.

Mandjie "Inkassie"- 'n enkele bewaarplek vir die roetine wat jy in take en take verander. Een van die belangrikste reëls om met jou inkassie te werk, is om dit gereeld skoon te maak.

Eenvoudige aksies - Eenstap-aksies wat minder as twee minute neem om te voltooi. In die praktyk is dit geriefliker om vyf minute vir sulke sake opsy te sit.

Projek - 'n taak wat meer as een stap verg om te voltooi. Dit is nodig om 'n herinnering oor die projek te laat en die eerste stappe vir die implementering daarvan te beskryf. Gevolglik verander die projek in 'n eenvoudige aksie wat in die volgende vyf minute voltooi kan word en die finale resultaat kry.

Die projek moet 'n skakel na 'n kaart of lêer hê, wat die besonderhede beskryf: verantwoordelik, sperdatums, kategorie (byvoorbeeld "Bemarking", "Reg", "Ontwikkeling"), skakels na kleiner kaarte met take. Hierdie struktuur is gerieflik om in Trello te organiseer.

Kontekslys - 'n lys take wat gerieflik is om onder sekere omstandighede uit te voer. Byvoorbeeld, in die kontekstuele lys "Aankope" sal daar 'n lys wees van goed en produkte wat in die winkel gekoop moet word. Die oproepelys kan 'n lys oproepe bevat om te maak wanneer jy vry is.

Dit is gerieflik om individuele kontekstuele lyste te maak vir die mense met wie jy werk en kommunikeer. Wanneer jy met 'n spesifieke persoon ontmoet, kan jy die lys vinnig oopmaak en die nodige probleme oplos.

Hoe gebruik ek die kalender?

Die volgende moet in die kalender ingeskryf word:

• aksies wat op 'n sekere tyd uitgevoer moet word (vergaderings, besigheidsvergaderings, seminare);
• aksies wat op 'n spesifieke dag gedoen moet word (voltooi die projek teen 'n spesifieke datum, neem deel aan die konferensie);
• inligting oor spesifieke datums (herdenkings, verjaarsdae, vakansiedae).

Ek gebruik Google Kalender om tred te hou met al hierdie dinge. Hierdie diens is gerieflik omdat:

• toeganklik beide vanaf die telefoon en vanaf die rekenaar;
• verskeie kalenders kan gelyktydig op een skerm vertoon word;
• daar is aanmanings op die slimfoon.

As jy iets by die kalender gevoeg het, doen jy dit óf óf stel dit uit na 'n ander datum. Dit is nie nodig om die kalender deurmekaar te maak met 'n doenlys wat gereeld van dag tot dag herskeduleer word nie. Daar is aparte oplossings vir sulke lyste.

As jy gereeld klante, verskaffers of kontrakteurs op 'n sekere tyd moet bel, is dit beter om 'n CRM-stelsel hiervoor te gebruik.

Watter lyste moet jy skep?

Prioriteitsaksielyste

Om 'n weeklikse verslag saam te stel, 'n mededinger se webwerf te ondersoek, die inkassie in jou posbus skoon te maak, 'n tegniese opdrag vir ontwerpers op te stel - al hierdie aksies neem meer as twee minute, maar dit kan nie aan enigiemand gedelegeer word nie. Ons plaas sulke goed op die lys van prioriteitsaksies en voer dit gedurende die dag uit.

Reëls om met sulke lyste te werk:

• Daar moet nie baie lyste wees nie, twee of drie is genoeg. Byvoorbeeld, Persoonlik, Werk, Familie. As jy 'n taak van die lys vir 'n spesifieke dag het, stel 'n herinnering op jou kalender.
• Dit is gerieflik om take in hierdie lys volgens konteks te merk: "Op pad", "By die rekenaar", "Lees", "Koop", "Beloftes". Take kan een of meer byskrifte hê. Byvoorbeeld, die taak "Walk the Dog" sal verwys na die "Persoonlike" projek en die "Promises" etiket.
• Voordat jy 'n taak by die lys voeg, oorweeg of jy dit hoegenaamd moet doen. Indien die antwoord ja is, besluit of jy die saak persoonlik moet voltooi. U kan immers 'n stemboodskap aan 'n ondergeskikte stuur en aan hom delegeer. Die take wat jy toegewys het, sal as "Toegewys" gemerk word. Dit sal gevalle van beide die werklys en die persoonlike lys bevat.
• Hersien die lyste gereeld. Doen dit wanneer jy 'n vrye minuut het. Skuif die take op wat eers gedoen moet word.
• Maak jou doenlysies ten minste een keer per maand skoon.

Lys "Eendag"

Hierdie lys sal dinge insluit wat nie aktiewe optrede vereis nie. Dit kan wees:

• boeke, plate, video-opleidings wat jy wil koop;
• nuttige vaardighede wat jy wil bemeester;
• plekke wat jy wil besoek;
• dinge wat jy wil koop.

Jy moet gereeld na hierdie lys kyk, aantekeninge maak en dit omskep in doelwitte waarop gewerk sal word.

Hoe stoor jy verwysingsinligting wat in die toekoms nuttig sal wees?

Hierdie inligting vereis geen aksie nie. Die belangrikste kriteria vir die bewaarplek van hierdie inligting:

• Gerieflike soektog volgens titels, etikette, kort beskrywings.
• Gemak om inligting in die bewaarplek te plaas.
• Intuïtiewe struktuur van inligtingberging. Wanneer nuwe data inkom, moet jy vinnig die kategorie en subkategorie kies waar om dit te plaas.
• Beskikbaarheid van berging vanaf enige toestel.

Is daar verpligte GTD-rituele?

Ja, daar is verskeie van hulle.

Versameling van alle inligting in die "Inboks" mandjie

Daar is baie instrumente om inligting in te samel. Maar dit alles moet in een plek vloei, waarmee jy sal voortgaan om te werk.

Maak die inkassie-asblik leeg

Een of twee keer per week sal jy die Inbox-lys moet hersien en die opgehoopte volgens dopgehou of kortpaaie moet sorteer. Hierdie ritueel moet 'n gewoonte word, wat gevorm word uit 'n verstaanbare algoritme van aksies en hul sistematiese herhaling.

Jy moet 'n eenvoudige, stap-vir-stap plan hê vir hoe jy jou taakstelsel weekliks skoonmaak. Skep 'n kalender waarin jy die dae sal merk wanneer die sake afgehandel is. Ken vir jouself 'n prys toe as jy byvoorbeeld binne 30 dae ten minste 20 jou inkassie leegmaak en dae op jou kalender deurhaal.

Hersiening van die lys van prioriteitsaksies en die lys "Eendag", prioritisering

Wanneer jy lyste hersien, is dit belangrik om korrek te prioritiseer en realisties te wees oor jou sterkpunte. Dit is nodig om nie jouself te oorlaai met oorweldigende take nie en om nie te ly onder die besef van jou ondoeltreffendheid nie.

Vernietig onnodige mandjies

Dikwels, terwyl daar met kollegas en vennote gekommunikeer word, verskyn nuwe posbusse, dokumente en lyste.

Jou taak is om alles so veel as moontlik te outomatiseer sodat die data in die Inbox-lêergids vloei.

Dit kan óf 'n posbus óf 'n elektroniese beplanner wees. Vir outomatisering en inligtingherleiding is IFTTT- en Zapier-dienste geskik. Daar behoort minder mandjies te wees om inligting in te samel.

Hoe om met die Inbox-mandjie te werk en die opgehoopte gevalle te sorteer?

Onttrek eers die taak, saak of inligting uit jou inkassie en beantwoord die vraag: "Wat is dit? Moet jy regtig iets doen?"

As jy niks hoef te doen nie, het jy twee opsies. As dit rommel is wat nie meer bruikbaar is nie, gooi jy dit weg. As dit nuttige inligting is, plaas dit in die argief. Dit moet volgens kategorie en merker gestruktureer word, so dit is maklik om te vind waarna jy soek.

As jy iets met die inligting moet doen, is daar drie opsies:

1. Voltooi die vereiste. As die aksie belangrik is en nie meer as 2-5 minute sal neem nie.

2. Delegeer aan iemand. As die handeling meer as twee minute neem, oorweeg of jy dit aan iemand kan delegeer.

Wanneer jy aan iemand delegeer, moet die volgende geskryf word:

• finale resultaat;
• werkplan (pad na die doelwit);
• die sperdatum vir die voltooiing van die taak;
• die datum van beheer en die uitslag wat daarvoor gereed moet wees (intermediêr of finaal).

3. Stel uit vir die toekoms. Deur dit te doen, dui aan:

• gewenste resultaat;
• die naaste volgende aksie wat geneem moet word. Onthou: dit is onmoontlik om die projek as geheel te voltooi, jy kan net spesifieke eenvoudige stappe neem wat jou nader aan die finale resultaat sal bring;
• sperdatum. As daar geen presiese tydraamwerk is nie, voeg die aksie by die "Eendag"-lys.

Jy kan boodskappe aan jouself stuur om dit op die vasgestelde dag te ontvang. Hiervoor is beide die "Google Calendar" met 'n herinnering op die regte dag, en die Boomerang-postoepassing, wat vir jou 'n e-pos op 'n sekere tyd sal stuur, geskik.

Hoe om jou werk te beplan?

Alle werk kan in drie stappe verdeel word:

1. Implementering van die vooraf beplande. Dit kan beide strategies belangrike dinge wees wat jou nader aan jou doelwit bring, of 'n roetine wat net gedoen moet word.
2. Verrig werk soos dit onverwags verskyn. Dit is wanneer take van kollegas, bestuurders, briewe van kliënte gedurende die dag opdaag.
3. Beplanning vir verdere werk: opstel en hersiening van lyste, stel prioriteite. Hierdie punt behoort nie te lank te neem voordat jy beplanning doen ter wille van beplanning nie.

Die praktyk van beplanning van gevalle en take (memoboek) word beskryf in die boek deur David Allen.

David Allen Persoonlike Prestasie- en Tydbestuurskonsultant, skrywer van die GTD Produktiwiteitsmetodologie

Vir’n gedenkboek het jy 43 dopgehou nodig: 31 gemerk met nommers van 1 tot 31, nog 12 met die naam van die maande. Daaglikse dopgehou word van môre af vooraan gesit. Agter die vouer met die nommer 31 is die vouer vir die volgende maand, en daaragter is die vouers met die res van die maande.

Die inhoud van die vouer vir die volgende dag word daagliks na die asblik oorgedra, dan word die vouer agter die laaste van die daaglikse vouers geplaas (asof dit na die volgende maand oorgedra word). Wanneer jy vouer 31 vir die huidige maand vrystel, sal daar 'n vouer wees met die naam van die nuwe maand agter dit, gevolg deur vouers met die dae van die nuwe maand. Net so word die gids met die huidige maand wanneer dit verby is na die volgende jaar oorgedra.

In 'n spesifieke lêergids moet jy dokumente stoor wat spesifieke aksies vereis ('n vorm wat ingevul moet word, 'n brief om te stuur).

Vir die stelsel om te werk, moet dit daagliks opgedateer word. As jy vergeet om die vouer van môre op te dateer, kan jy nie die stelsel vertrou nie. Belangrike inligting sal gemis word, wat op ander maniere hanteer sal moet word.

As jy vir 'n paar dae vertrek, moet jy voor jy vertrek die dopgehou nagaan vir die dae waartydens jy afwesig sal wees.

Hoe om dit in die praktyk te organiseer, met inagneming van moderne beplanningstelsels:

1. In plaas van 'n onvergeetlike boek, gebruik 'n organiseerder met doenlyste vir elke dag en voer take vir die huidige dag daarin in. Vergaderings en sake wat aan tyd gekoppel is, moet eers aangeteken word en aanmanings moet ingestel word sodat die stelsel hulle vooraf in kennis stel.
2. Skep 'n lêer met 'n doenlys vir 'n maand. Dit is 'n lys van wat jy gedurende hierdie tyd gedoen wil kry. Jy voeg sake gedurende die hele maand daarby. Hersiening van take moet een keer per week plaasvind. Wanneer jy jou belangrikste take beplan, strooi die week vir week sodat jy jou prioriteite verstaan. Jy sal hulle in die eerste plek uitvoer, anders gaan die hele tyd na klein en dringende sake.
3. Skep 'n lêer met planne vir die jaar. Dit moet een keer per maand hersien word. Sake uit hierdie lêer word na maandelikse planne oorgedra.
4. Maak planne vir die jaar gebaseer op langtermyndoelwitte vir 3-5 jaar. Dit is beter om hierdie dinge voor te skryf óf aan die einde van die jaar, óf tydens vakansie, wanneer die kop nie gelaai is met daaglikse take nie.

Hierdie vier punte is wat David Allen die natuurlike beplanningstelsel noem. Hierdie stelsel laat jou toe om na doelwitte te beweeg wat vir jou belangrik is en nie tyd op roetine mors nie.

Is daar 'n een-grootte-pas-almal plan wat gebruik kan word om enige projek te beplan?

Ag seker. David Allen noem dit die Natuurlike Beplanningsmodel. Dit bestaan uit verskeie stappe.

Stap 1. Doelwit en prentjie van die ideale resultaat

Definieer 'n doelwit of ideale eindresultaat, stel jou voor dat jy dit bereik het.

Beskryf dit met al die kriteria vir sukses (geld, mense, erkenning). Hoe meer detail jy die eindresultaat beskryf, hoe sterker sal die motivering wees, veral op die oomblikke wanneer jy spesifieke aksies moet uitvoer, maar daar is nie tyd hiervoor nie.

Stap 2. Beginsels

Beskryf die beginsels wat jy sal volg wanneer jy jou doelwit bereik. Byvoorbeeld: "Ek sal mense volle vryheid van aksie gee as hulle … (bly binne die begroting, voltooi die projek voor 'n spesifieke sperdatum)." Vra jouself af: “Watter aksies kan inmeng met my aktiwiteite? Hoe kan ek hulle voorkom?"

Die beginsels is duidelik en verskaf 'n betroubare riglyn vir die bestuur van aktiwiteite.

Stap 3. Dinkskrum

Hou 'n dinkskrum terwyl jy al die verskillende idees neerskryf wat by jou opkom.

Sleutelbeginsels van dinkskrum:

• Moenie veroordeel nie;
• nie betwis nie;
• moenie evalueer nie;
• moenie kritiseer nie;
• dink aan kwantiteit, nie kwaliteit nie;
• kantlynanalise en organisasie.

Stap 4. Projekplan in die vorm van 'n lys

Organiseer jou dinkskrumresultate in 'n doenlys. Begin aan die einde beplan en werk jou pad terug. Dit sal dit vir jou maklik maak om die eerste stap na jou doelwit te beplan en te identifiseer. 'n Voorbeeld van beplanning vanaf die einde:

Doel (ideale resultaat): Ek kan Spaans praat en mense verstaan.

Hoekom is dit: Ek wil kommunikeer sonder die deelname van vertalers tydens besigheidsonderhandelinge met Spaanse vennote en vrylik met ander kommunikeer terwyl ek op vakansie is in Spanje.

Stappe na die doel:

• Een stap voor ek die doelwit bereik het: Ek het 'n Spaanse moedertaalspreker gekry en twee keer per week met hom gesels.
• Een stap voor: Ek het die B1-taalvaardigheidseksamen geslaag.
• Een stap voor: Ek het die A1-vaardigheidstoets geslaag.
• Een stap voor dit: Ek het agt keer in 'n maand Spaanse klasse geneem en al my huiswerk voltooi.
• Een stap voor dit: Ek het vir 'n Spaanse kursus aangemeld en vir 'n maand se studie betaal.
• Een stap voor: Ek het inligting oor Spaanse kursusse ingesamel en 'n vergelykingstabel gemaak.
• Eerste stap: Ek het 'n tyd op die kalender beplan wanneer ek inligting oor die Spaanse kursusse insamel.

Wanneer 'n span aan een taak werk en die hele plan op een plek moet organiseer, is dit gerieflik om 'n Gantt-kaart te gebruik. Die eerste kolom daarin is die fases op pad na die doel, die tweede kolom is die verantwoordelikes. Verder sal daar kolomme wees met 'n tydperk. Die selle sal die status van 'n spesifieke stadium bevat, byvoorbeeld, "Beplan", "In uitvoering", "Voltooi", "Uitgestel".

GTD en die natuurlike beplanningstelsel kan skrikwekkend lyk. Maar wanneer jy dit vir jouself aanpas en dit gereeld begin gebruik, sal jy voel dat alles baie makliker is as wat dit met die eerste oogopslag gelyk het.