Hoe om vergaderings meer produktief te maak

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Entrepreneur en belegger Ray Dalio het die geheime van suksesvolle vergaderings gedeel.

1. Bepaal wie die vergadering lei en vir wie dit gehou word

Enige vergadering moet iemand se doel bereik. Dit is die persoon wat die gesprek moet rig. Hy identifiseer die doelwitte van die vergadering en hoe om dit op te los. Andersins sal almal lukraak praat, en daar sal geen produktiewe bespreking wees nie.

2. Besluit watter tipe kommunikasie sal oorheers

Die vorm van die vergadering hang af van die doel van die vergadering. Gesprek en onderriglesing word byvoorbeeld op verskillende maniere gevoer. Besprekings neem lank. Hoe meer deelnemers daar is, hoe meer sleep hulle voort. Kies dus jou vergaderinggangers versigtig.

Moenie net diegene nooi wat met jou mening saamstem nie. Vermy beide groepdenke, wanneer deelnemers nie hul eie opinies uitspreek nie, en enkelvoudige besluitneming.

3. Wees aanhoudend en oop

Jy sal konflikte moet bestuur, uit dooiepunte moet kom en jou tyd verstandig moet bestuur. Probleme ontstaan gewoonlik wanneer 'n onervare werknemer praat. Weeg wat vir jou belangriker is: spaar tyd sonder om sy mening te bespreek, of verstaan hoe hy dink. Die tweede opsie sal help om te bepaal hoe 'n persoon sekere verantwoordelikhede sal hanteer. As jy tyd het, bespreek met hom waar hy verkeerd is. Maar erken altyd jou eie verkeerd.

4. Moenie van een onderwerp na 'n ander spring nie

So by die vergadering sal nie 'n enkele kwessie opgelos word nie. Om dit te vermy, merk die gesprek op die bord.

5. Volg die logika van die gesprek

Tydens dispute loop emosies hoog en maak dit moeilik om die werklikheid objektief waar te neem. Bly kalm en rasioneel. Byvoorbeeld, mense sê soms: "Ek dink dit is waar," en tree dan op asof dit 'n gevestigde feit is. Alhoewel hul gespreksgenote die situasie op 'n heeltemal ander manier sien. Sodat logika seëvier in die gesprek, en nie emosies nie, vra so iemand: "Is dit regtig waar?"

6. Verdeel verantwoordelikhede van elke deelnemer

Wanneer besluite deur 'n groep geneem word, word dit dikwels vergeet om verantwoordelikhede toe te wys. En dan is dit nie duidelik wie wat moet doen en wie verantwoordelik is nie. Maak seker dat jy die verantwoordelikhede van elke lid van die groepbesluit duidelik omskryf.

7. Voer die reël van twee minute in

Gee almal twee minute om rustig hul gedagtes uit te druk. En bespreek dan eers sy voorstel. Op hierdie manier sal alle deelnemers hul mening uitspreek sonder vrees dat hulle onderbreek of misverstaan word.

8. Stop diegene wat te vinnig praat

Vinnige spraak is moeiliker om te verstaan. Sommige trek voordeel hiervan. Mense wil nie dom lyk nie en vra nie weer nie, al verstaan hulle iets nie. Moenie vir hierdie aas val nie. Dit is jou verantwoordelikheid om enige onduidelikhede uit te klaar en dispute op te los. Moet dus nie bang wees om te sê: “Jammer, ek het dit nie verstaan nie. Kan jy stadiger praat? En vra dan die agterstand van vrae.

9. Som die gesprek op

As almal idees uitgeruil het, maak gevolgtrekkings. As jy by die vergadering tot 'n ooreenkoms kom, herhaal dit hardop. Indien nie, sê dit ook. As jy take vir die toekoms geïdentifiseer het, versprei dit onder die deelnemers en spesifiseer die sperdatums.

Skryf gevolgtrekkings, werksteorieë en probleme neer sodat almal toegang daartoe het. Dit sal dit makliker maak om vordering na te spoor.