Hoe om die produktiefste werknemer in die kantoor te wees en steeds om 17:30 huis toe te gaan

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Soms lyk die to-do list vir ons eindeloos. Net deur daarna te kyk, voel ons reeds uitgeput deur harde werk. Almal van ons word geteister deur die vraag hoe om produktief te wees, om tyd te hê om alle werktake te hanteer, maar terselfdertyd nie dae en nagte by die werk deur te bring nie. In hierdie artikel sal ons probeer om dit te beantwoord.

Dit is Cal Newport. En hy kan werklik produktief genoem word, aangesien hy:

• 'n professor aan die universiteit, wat voltyds daar deurbring en, benewens paartjies, verskeie aktiwiteite vir studente reël;
• skryf ses (of selfs meer) artikels per jaar vir wetenskaplike tydskrifte;
• skrywer van vier uitstekende boeke en werk tans aan 'n vyfde;
• versorgende eggenoot en vader;
• hou 'n blog oor produktiwiteit en doeltreffendheid, wat gereeld bygewerk word met nuwe inskrywings.

Ten spyte van al die bogenoemde maak hy om 17:30 klaar met werk en doen hy selde sake oor naweke.

Nee, hy is nie 'n superheld nie en het nie 'n span van 15 helpers nie. Kom ons hou vir 'n oomblik op om jaloers te wees op sulke organisasie en doeltreffendheid en dink aan hoe Cal dit regkry om alles te doen.

Hieronder sal jy wenke kry wat jou sal help om te leer hoe om jou tyd effektief te bestuur, op te hou om lui te wees, net meer te begin doen en om 17:30 die kantoor huis toe te verlaat. So, kom ons begin.

1. To-do lists is boos. Beplan jouself

To-do lists is nutteloos op hul eie. Hulle is net jou eerste stap. Jy moet vir jouself 'n duidelike skedule skep. Vir wat? Dit sal jou help om te beplan wat jy werklik kan doen. Dit sal jou toelaat om 'n spesifieke taak te voltooi presies wanneer jy dit die doeltreffendste kan verrig, en nie net omdat dit nommer vier op die lys is nie.

Solank jy nie’n spesifieke datum en tyd vir elke taak op jou lys het nie, is jy net wensdenkery.

Cal Newport

Beplanning moedig jou aan om die werklikheid te konfronteer. Jy het 'n beperkte hoeveelheid tyd en 'n spesifieke aantal take. Maar jy kan nie presies bepaal hoe lank elke taak vir jou sal neem nie. As jy na die hele omvang van werk kyk, sal jy elke werksuur produktief kan spandeer, meer daaruit kan druk en werk waar en wanneer en waar dit vir jou geriefliker is.

Kenners is dit eens dat as jy nie die presiese tyd bereken wat dit sal neem om take te voltooi nie, dan verdoem jy jouself vooraf tot mislukking.

Baie van julle dink sekerlik nou dat die meeste take skielik verskyn en nie voorsien en beplan kan word nie. Ja, natuurlik, sulke skielike take is baie moeilik om by jou skedule in te sluit. Maar hiervoor hoef jy nie sewe spanne in die voorkop te wees nie. Alles kan enige oomblik verander. Tog moet jy 'n plan hê, anders mors jy jou eie tyd.

Wil jy ophou om 'n uitstel te wees? Die skedule sal jou help.

Cal Newport

Die besef dat jy 'n duidelik beplande omvang van werk het, verminder reeds die begeerte om uit te stel met dinge doen. Jy dink nie daaraan of jy nou moet werk of nie – die besluit is reeds geneem.

Klink dit vir jou te ordelik en nie te veel pret nie? Dink verkeerd.

Navorsing bewys dat dit 'n goeie idee is om nie net werktyd te skeduleer nie, maar ook vrye tyd. So jy sal die kwaliteit van jou lewe verbeter: die lewenstandaard van mense wat duidelik selfs hul vrye tyd beplan, is baie hoër as dié van diegene wat dit nie doen nie.

Goed, ons het die to-do list gegooi en 'n spesifieke skedule saamgestel. Kom ons leer nou hoe om te prioritiseer, want jy kan nie 24 uur sewe dae per week werk nie, reg?

2. Aanvaar dat jy om 17:30 huis toe gaan, en beplan dan die dinge om te doen voor daardie tyd

Die werk sal al die tyd in beslag neem wat jy dit gee. Gee haar 24 uur, sewe dae per week, en wees verseker, die werk sal al daardie 168 uur verorber.

Jy moet grense stel as jy werk en persoonlike lewe wil balanseer. Tydsbeperkings sal bydra tot jou doeltreffendheid.

Stel vir jouself 'n sperdatum: jy vertrek om 17:30 by die werk. En beplan dan die hoeveelheid take wat jy teen hierdie tyd kan bemeester.

Cal noem hierdie stywe skedule prestasie.

Jy kan ook andersom gaan: skep vir jou die ideale werkskedule vir 'n boemelaar, en doen dan presies die teenoorgestelde. Werk hard en hard sonder om jammer te voel vir jouself. Glo my, wanneer jy hard werk, sal slim en nuttige oplossings jou op hul eie vind.

Maar moenie vergeet dat jy jouself teen oorwerk moet beskerm nie. Jy moet voel jy is in beheer van jou skedule. Hoe meer jy voel in beheer van die situasie, hoe minder stres ervaar jy.

Goed, jy verbeel jou die perfekte dag vir 'n boemelaar en doen die teenoorgestelde. Dit sal jou help om jou huidige take doeltreffend te hanteer. Wat van langtermynprojekte?

3. Maak 'n plan vir die huidige week

Ek dink jy sal saamstem dat korttermynplanne nie meer cool is nie. As jy net aan vandag dink, sal jy nooit voor wees nie.

Wil jy boeke skryf, betrokke wees by verskeie aktiwiteite, navorsing doen en terselfdertyd’n goeie ouer wees? Jy benodig 'n spesifieke plan vir die week.

Cal Newport

Mense hou nie daarvan om na langtermynplanne te kyk nie, maar hulle vergeet hoeveel voordeel hulle vir hulle kan inhou. Ek weet wat ek elke uur, dag, week, maand van my lewe doen. Dink jy dit is moeilik? Makliker as wat jy dink. Dit neem Maandagoggend een uur. Enigste.

Maandagoggend maak ek 'n plan vir die week. Ek gaan deur my pos, dink aan die take wat ek gedoen moet kry, kyk na my kalender en dink oor hoe om my tyd so te beplan. Sodra ek 'n plan het, e-pos ek dit vir myself, nou sal ek dit altyd in my inkassie sien. Hier kan ek dit elke dag waarneem, en ek kan ook altyd baie keer per dag daarna terugkeer as ek skielik van my prioriteite vergeet.

En Cal is reg. Jy spandeer jou tyd meer doeltreffend wanneer jy 'n plan volg.

Miskien dink jy dat dit genoeg is om net deur al die komende take vir die week in jou kop te dink, maar dit is nie nodig om dit neer te skryf nie. Nee, dit is nie so nie.

As jy 'n plan van sake skryf, hoe meer waarskynlik sal jy daarby hou: jy sal iets tasbaars hê, nie ideaal nie, dit sal jou aan jou prioriteite herinner.

So, jy het nou 'n duidelike skedule en 'n weeklikse plan. Maar jy voel dat iets anders ontbreek. En jy dink reg.

4. Doen minder take, maar doen dit met passie

Jy dink waarskynlik iets soos: Ek het net te veel om te doen. Ek sal nooit met hulle kan klaarkom in die toegelate tydperk nie.”

En Cal erken dat jy dalk reg is. Maar jy moenie tou opgooi of paniekbevange werk tot 22:00 nie.

Jy behoort minder te hê om te doen as wat jy nou het. Onthou dat nie al jou sake so belangrik is as wat dit mag lyk nie. Jy sê meer gereeld ja as wat jy moet. Vra jouself af: "Wat is regtig waardevol vir my in die lewe?" En sny dan soveel onnodig as moontlik af.

Cal Newport

Ons word altyd waardeer vir wat ons die beste doen. Dus, as jy suksesvol wil wees, moenie oorweldig word nie, laat jou minder take doen, maar jy sal die geleentheid hê om dit beter uit te voer. Mense sê te gereeld ja. Ek sê nee vir baie en baie. Ek vermy genadeloos take wat my ontspan as ek voel dat dit nie regtig vir my saak maak nie.

Jy voel of jy glad nie tyd het nie, maar John Robinson, 'n tydbestuurspesialis, stem nie met jou saam nie en glo dat ons vandag baie meer vrye tyd as ooit kan hê.

Hy dring daarop aan dat moderne mense nie harder werk as hul voorgangers nie (hoewel die meeste van ons anders dink). Navorsing toon dat mense oor die afgelope 40 jaar baie minder tyd spandeer het om werktake te voltooi en is baie meer geneig om betrokke te raak by onproduktiewe afleidings. Almal het volgens John tyd om te rus.

Wat is die gevolgtrekking hieruit? Jy voel asof jy nie tyd het nie, want dit word uitmekaar geskeur in irriterende klein take wat jou en jou lewe dreineer.

So, doen minder. Maar doen dit “minder” met passie en opgewondenheid.

Jou planne is gestruktureer en dit pas perfek by jou skedule in. Maar een vraag bly steeds oop: watter take moet jy verrig?

5. Gee minder aandag aan klein take – fokus op wat van hoër prioriteit is

By die werk doen ons verskeie dinge. Klein dingetjies soos die ontleed van e-pos, huidige en, as jy daaraan dink, nie altyd nodige vergaderings nie en afluister van die volgende kantoorskinderpraatjies vereis geen spesiale verstandelike inspanning van ons nie. Jy gebruik nie jou talente hier nie. As jy betrokke is by enige belangrike besigheid, dan vereis dit die aktivering van al jou vermoëns en vaardighede. Dit lei tot kwaliteit resultate.

Wat is die probleem met klein take? Ons verdrink in "vlak water".

Mense wat dikwels naweke en nagte werk, voel dat hulle baie minder doen as diegene wat om vyfuur saans afskeid neem van werk. Dit is omdat hulle baie werk, maar die belangrikheid van die take wat hulle verrig is nie groot nie.

Dit is onwaarskynlik dat enigiemand uitvoerende hoof geword het net omdat hulle alle e-posse beantwoord het of een onnodige minderjarige vergadering bygewoon het. Ja, die noukeurige uitvoering van selfs klein take sal jou red om afgedank te word, maar jy sal slegs kan ontwikkel wanneer grootskaalse take jou hoofprioriteit word.

Kry tyd om uitsluitlik aan prioriteitstake te wy. Hoe om hierdie moeilike besigheid te begin?

Die belangrikste ding is om eers soggens op te hou om jou e-pos na te gaan.

Tim Ferris Topverkoper skrywer van How to Work 4 Hours a Week

Probeer om nie jou e-pos na te gaan in die eerste twee uur nadat jy wakker geword het nie. Dit is selfs moeilik vir sommige mense om hulle dit voor te stel, hulle sal beslis vrae hê soos: “Hoe kan ek dit doen? Ek moet beslis my pos nagaan, anders sal ek nie by die werk kan kom nie.” Jy sal verbaas wees om te weet dat dit in die meeste gevalle glad nie die geval is nie.

Ja, miskien moet jy regtig in jou e-pos ingaan en inligting inwin wat jou sal toelaat om die taak 100% te voltooi. Maar jy kan dit eers met 80 of 90% voltooi, en dan eers in jou briewe kruip vir bykomende inligting. So jy sal jouself soggens red van onnodige en vreemde inligting, waarna jou aandag beslis sal oorskakel, en jy sal jouself uitsluitlik aan werk kan toewy.

So hoe bind ons al die bogenoemde saam? Vreemd genoeg, net om op te som.

Cal het vir ons vyf goeie wenke gegee:

1. To-do lists is boos. Maak vir jouself 'n skedule.
2. Aanvaar dat jy om 17:30 huis toe gaan, en beplan dan die dinge om te doen voor daardie tyd.
3. Maak 'n plan vir die huidige week.
4. Doen minder take, maar doen dit met passie.
5. Gee minder aandag aan klein take – fokus op hoër prioriteit.

Nou klink die woorde "skedule" en "planne" vir jou koud, en jy verstaan nie die spesifieke voordele wat dit vir jou inhou nie. Maar sodra jy hulle deel van jou lewe maak, besef jy dat jy vrye tyd het vir familie en vriende. Boonop sal jy dinge doen waarop jy trots kan wees.

Cal Newport

Intellektuele werk is eintlik meesterlike werk. Maar dit is nie so moeilik soos dit lyk nie: jy doen nie houtsneewerk nie, maar werk met inligting. Jy ontwikkel idees. Jy moet die koring van die kaf skei en soms idees uit die grondstof skep. As jy vanuit die perspektief van 'n meester na hierdie proses begin kyk, sal jy gelukkiger, meer tevrede met jou werk en natuurlik meer suksesvol in jou professionele lewe word.

Kies wie jy wil wees: 'n afgesonderde kantoor of 'n suksesvolle skepper?