Waarom daar nie genoeg tyd en energie is vir die belangrikste dinge nie en wat om daaromtrent te doen

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Die dringendheidsval is te blameer. Ons vind uit hoe dit werk en hoe om nie daarin te kom nie.

Hoeveel keer het jy aan die einde van 'n moeilike, besige dag besef dat jy vir baie ure soos 'n eekhoring in 'n wiel tol en baie probleme opgelos het, maar nie tyd aan werklik belangrike projekte bestee het nie? Hoeveel keer het jy jouself belowe om persoonlike sake aan te pak wat vir jou betekenisvol is: sport, kreatiwiteit, studie, maar kon maande lank nie eers daarmee begin nie? As dit met jou gebeur het, dan het jy, soos die meeste mense, in die strik van dringendheid getrap.

Wat is die dringendheidsval

Navorsing van die Johns Hopkins University School of Business het getoon dat ons meer dikwels as nie interessante en belangrike take laat vaar ten gunste van dringende take. En ons is letterlik geneig om beduidende projekte uit te stel vir later, eerstens, om dié aan te pak wat, soos dit vir ons lyk, nou gedoen moet word.

Dit word die dringendheidsval genoem. Dit lei ons tot stres, emosionele uitputting en, vreemd genoeg, verlies aan geld. Navorsers het gevind dat ons geneig is om 'n taak aan te pak wat meer dringend lyk, selfs al betaal ons minder daarvoor as vir 'n taak met 'n sagter sperdatum. Dit gebeur om verskeie redes.

Hoekom trap ons in die dringendheid strik

1. Ons ly as ons nie die taak kan voltooi nie

Dit is al in 1927 agtergekom, en toe is dit meer as een keer bevestig: mense voel ongemaklik as daar 'n onafgehandelde besigheid oor hulle hang. Hierdie kenmerk van denke is die Zeigarnik-effek genoem. En aangesien dringende take in die reël klein genoeg is en nie veel tyd in beslag neem nie, kan ons dit nie uitstel nie, want dan word die volgende item op die doenlys nie deurgehaal nie. En ons gryp hierdie klein take aan, los dit een vir een op en kan nie ophou nie. Soos met 'n pakkie skyfies: totdat jy alles eet, sal jy nie kalmeer nie.

2. Ons sit vas in 'n tonnel en sien niks rondom nie

Dit wil sê, ons vind onsself so oorweldig deur korttermyn-aangeleenthede dat ons letterlik nie kan uitasem nie, ons skedule van buite kan bekyk en evalueer wat werklik belangrik is en wat nie. Hierdie situasie kan vergelyk word met tonnelvisie: ons sien nie die volledige prentjie nie, maar slegs 'n fragment wat tans in die middel van ons aandag is.

3. Ons kan nie die werksdag korrek organiseer nie

As die prosesse nie deur jou of deur die skuld van die bestuur ontfout word nie, begin roetinetake letterlik tyd en moeite in beslag neem. Kom ons sê jy is te lui om sjablone vir dokumente en briewe te skep – en elke keer spandeer jy baie kosbare ure om met dokumentasie of inkomende pos te werk. Of jou projekbestuurder het nie met die kliënt ooreengekom om al die wysigings op een slag te maak nie, en jy moet male sonder tal deur nuwe opmerkings afgelei word.

4. Dit lyk vir ons dat as ons 'n dringende taak ignoreer, rampspoed sal gebeur

'n Bose leier of kliënt sal kom en hy sal baie vloek, jy sal van geld ontneem word, die lug sal op die grond val, ons sal almal sterf.

Al hierdie kennisgewings van nuwe boodskappe, oproepe, wysigings, bykomende klein bestellings skep die illusie dat dit nie uitgestel kan word nie. Alhoewel daar in werklikheid nie soveel brandende take is nie.

Hoe om te verhoed dat u in dringendheid vasgevang word

1. Begin jou dag met belangrike en nie-dringende take

Die klassieke tydbestuurboeke sê die eerste ding om te doen is "eet die padda." Dit wil sê om weg te doen met 'n klein en nie baie aangename taak nie. Daar is logika in hierdie benadering: nadat ons 'n moeilike oproep gemaak het of vervelige briewe beantwoord het, voel ons soos wenners en aan die toeneem neem ons ander dinge aan.

Maar daar is 'n risiko dat die eerste "padda" gevolg sal word deur die tweede, dan die derde, die vierde … En nou is dit aand, die "paddas" is oneindig geëet, maar hande het nie die werklik belangrike bereik nie take. Daarom kan jy die teenoorgestelde probeer: begin die dag met wat belangriker is, maar nie dringend nie, en gaan dan eers aan na al hierdie hoop klein take.

2. Leer om 'n breek te neem

Moenie haastig wees om onmiddellik op nuwe boodskappe te reageer en enige klein opdragte en versoeke uit te voer nie. Asem in en uit en waardeer hoe dringend dit regtig is. As die taak daaronder ly, stel dit uit deur die groter en meer waardevolle projek te prioritiseer.

3. Probeer om in blokke te werk

Kom ons sê 40 minute vir belangrike take en 15 minute vir dringende take. Stel 'n timer sodat klein roetine jou nie te veel suig nie, en sodra dit piep, gaan terug na groot dinge. Heel waarskynlik sal 'n oproep of brief vir die volgende 40 minute kan wag.

4. Kombineer dinge

Baie klein dingetjies kan gedoen word terwyl jy met die moltrein ry, in die ry by die poskantoor staan en wag vir 'n kind van 'n tekenles. Dit is onwaarskynlik dat dit op sulke oomblikke moontlik sal wees om aan 'n verhandeling, 'n boek, 'n verslag of 'n plan deel te neem, maar dit is heel moontlik om vinnig op boodskappe te reageer, 'n paar vorms in te vul, geringe wysigings aan te bring.

5. Onthou dat dringende take nooit sal eindig nie

Dit is 'n baie groot fout om te dink dat jy nou vinnig al hierdie roetine sal opruim: maak 'n afspraak by 'n dokter, beantwoord briewe, bestel vir jou kind nuwe tekkies, vul 'n rapport in - en dan, met 'n ligte hart, sal belangrike werk en persoonlike projekte opneem: werk jou portefeulje en CV op, lees 'n boek in 'n vreemde taal, soek inligting vir navorsing. Helaas, dit sal nie so wees nie. Klein dingetjies sal aanhou om op jou te val totdat jy beheer daaroor neem.