Hoe ons e-pos ons laat beheer en wat om daaraan te doen

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Hierdie is 'n uittreksel uit 'n boek deur die Amerikaanse joernalis en spreker Phil Simon. Dit gaan oor hoe mense mekaar se lewens binnedring deur e-pos en hoe om dit teë te werk.

As dit, wanneer jy met e-pos werk, vir jou lyk of jy 'n speletjie speel waar jy met 'n hamer moet "inhaal" 'n moesie wat skielik in die een of ander hol uitkruip, is jy nie alleen nie. E-pos is by verstek die hoofkanaal vir besigheidskommunikasie. Volgens die Radicati Group ontvang die gemiddelde kantoorklerk ongeveer 100 e-posse per dag. Hierdie getal neem jaarliks met 15% toe. In Julie 2012 het die konsultasiemaatskappy McKinsey Global Institute 'n verslag gepubliseer met die titel The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Dit sê dat werknemers in die voorlyn 28% van hul tyd bestee aan die bestuur van e-pos.

Dink daaroor. As jy 'n 50-uur werksweek het, sal 14 uur van daardie week spandeer word om e-posse te lees en te skryf. Jy spandeer skaars soveel tyd in Word, Excel of ander werkprogramme.

Hierdie nommers is dalk nie 'n probleem as e-pos werklik 'n effektiewe kommunikasiekanaal was nie. Dit is eerder so vir sommige maatskappye. Maar in die meeste gevalle is dit nie die geval nie. E-pos het natuurlik 'n bestaansreg, maar moenie meegevoer raak nie. Navorsing het getoon dat konstante nagaan van jou inkassie jou IK-vlak verlaag.

In onlangse jare het e-pos 'n ware plaag van besigheidskommunikasie geword. Jy moet haar egter nie vir al die probleme blameer nie. Om tegnologie te blameer is gerieflik: dit is 'n goeie verskoning om nie in die spieël te kyk nie. Na alles, as ons na binne kyk, sal ons verstaan dat die probleem nie in e-pos as sodanig is nie, maar in hoe ons dit gebruik.

Die punt is om nie e-pos te onttrek nie (hoewel sommige dit wel doen). Die punt is om dit rasioneel te gebruik.

Waar om te begin?

Verstaan e-pos ≠ gesprek

Jy kan nie 'n dialoog via e-pos voer op dieselfde manier as in die werklike lewe nie. Daar is altyd tyd gapings tussen briewe, en teksboodskappe impliseer nie naby vriendelike manifestasies vir die gespreksgenoot nie. Justin Kruger van New York Universiteit en Nicholas Epley van die Universiteit van Chicago dat die gebrek aan nie-verbale leidrade mense e-posse verkeerd interpreteer.

Sielkundiges het gevind dat dit slegs in die helfte van die gevalle moontlik is om die stemming in 'n SMS korrek te interpreteer. Smilies, helaas, sal nie help om byvoorbeeld humor van sarkasme te onderskei nie. Dit lei dikwels tot misverstande. Is jy gereed om elke keer 'n muntstuk te gooi om te probeer raai of jou gespreksgenoot jou boodskap verstaan?

Volg die drieletterreël

Sodra jy die feit aanvaar het dat e-pos nie die beste plek is vir hart-tot-hart-gesprekke nie, gaan voort met aksie.

Gebruik die reël van drie letters: as die kwessie nie in drie e-posse opgelos word nie, is 'n persoonlike vergadering nodig.

Dit is van toepassing op beide administratiewe take (soos die skedulering van 'n vergadering) en persoonlik. Dit sal jou baie tyd en baie frustrasie spaar. Maar nie almal hou daarvan nie, wees voorbereid op die misnoeë van sommige kamerade. Met 'n redelike mate van aanname, maar dit is tyd om ontslae te raak van die "pos vir alle vrae" houding.

Moenie dringende sake per e-pos oplos nie

As die probleem regtig belangrik is en onmiddellike optrede vereis, moenie dit in e-posse aanspreek nie. Daar is 'n foon hiervoor. Maak dit die reël in jou maatskappy.

Moenie e-pos gebruik om take te bestuur nie

E-pos is nie 'n taakbestuurder nie. Maar baie mense gebruik e-pos as sodanig. Dit is nie verbasend dat hulle aandag voortdurend afgelei word nie. Ek het my inkassie oopgemaak om my take na te gaan, en 'n stroom werk en persoonlike boodskappe het op jou geval. Dit is maklik om na hulle oor te skakel, en vergeet hoekom jy die poskliënt oopgemaak het.

Daar is selfstandige toepassings vir taakbestuur: DropTask, en ander. Hulle is nie 'n plaasvervanger vir e-pos nie, hulle is gerig op die doelwitte wat jy probeer bereik.

Dit is dieselfde met projekbestuur., of Basecamp - gerieflike en bekostigbare gereedskap wat jou van kilometers se boodskapkettings sal red.

Moenie kommunikasie behandel soos om steenkool in 'n myn te ontgin nie

Min is vry in hul werksverhoudings. Baie, insluitend omdat hulle nie hul kollegas, kliënte en vennote kan kies nie. Sommige van hulle is te “besig” om oor die telefoon te praat – hulle skryf eerder’n dosyn boodskappe in plaas daarvan om alles binne twee minute mondelings te bespreek.

In hierdie geval moet jy aandag gee aan die wyse van hul kommunikasie (woorde, frases, ensovoorts). Vra jouself af of jy regtig interaksie wil hê met mense wat wegskram van die telefoon en praat. Kyk van nader na werksoekers vir 'n vakante pos in jou maatskappy, potensiële kliënte of potensiële toekomstige verskaffers. As hulle aanvanklik kommunikeer asof hulle erts in 'n myn ontgin, wat is die kanse dan dat hulle sal verander?

Onthou die lewe buite e-pos

Sy is! Moenie bang wees om jou posbus toe te maak nie. Die wêreld sal nie in duie stort nie. Dit is voor die hand liggend, maar vir baie kan dit 'n openbaring wees. Byvoorbeeld, by Klick Health gebruik werknemers e-pos. Volgens sy HUB is e-pos 'n instrument wat beheer oor homself aan ander mense gee.

Wat dink jy: regeer e-pos regtig mensedeur take en die volgorde van die implementering daarvan op hulle op te lê?