Hoe om werkspasie en kantoortyd te organiseer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Alle werk in die kantoor begin met hul eie werkspasie, maar dikwels gee mense nie genoeg aandag aan hierdie oomblik nie. Die werkspasie is nie net meubels en 'n rekenaar nie, maar ook beplanning, werkvloei, bykomende gereedskap. Hierdie artikel bevat eenvoudige wenke oor hoe om jou werkplek behoorlik te organiseer.

Dit begin alles by die werkplek.

D. Carnegie

Werk begin by die werkplek en sy organisasie. Daar is natuurlik uitsonderings in die vorm van kreatiewe en unieke persoonlikhede vir wie hierdie kwessie nie so belangrik is nie. Maar selfs hulle het hul eie stelsel van kreatiewe wanorde, al erken hulle dit nie. Die meeste mense werk by gewone lessenaars in gewone kantoorruimtes, en die volgende wenke is vir hulle bedoel.

Desktop

Die regte werksomgewing stem die verstand in op die regte ritme. Jy hou nie jou huis in 'n gemors nie en jy weet presies waar en wat is. Dit is dieselfde in die werkplek: alles moet op sy plek wees, en niks oorbodig wat die aandag van die hooftake kan aflei nie.

Hoe begin dit alles as jy net by die werk kom? Vanaf die lessenaar. En daar is gewoonlik hope papiere, verspreide skryfbehoeftes, bekers, een of ander nuttelose aandenking en stof op die rekenaar. En wat sal die interne toestand agter so 'n werkplek wees? Ongemonteerd. Jy sal natuurlik nie so dink nie, maar die onderbewussyn het klaar alles besluit. Wat ook al die werklikheid om is, so is jy. En bewussyn het hierdie gedagte opgetel, en jou bui is weg.

Hou jou lessenaar te alle tye netjies. Begin jou dag deur af te stof, pas die beligting aan, skryf nuttige inligting op plakkers, was jou koffiebeker, vul jou kalender in – kry jouself aan die gang. Hierdie eenvoudige aksies sal die werk wat volg energiek gee.

Die ideale werkplek is 'n hulpmiddel vir die werk, gemaklike beligting, noodsaaklike skryfbehoeftes en eenvoudige meubels vir die werker.

Hoe om te werk: staan of sit? Jy besluit. Ek dink dit is beter om te sit, maar jy moet beslis pouses neem: stap, doen 'n bietjie opwarming, kry vars lug, klim 2-3 verdiepings met die trappe op. My werkskedule: 45 minute - 'n taak sonder onderbreking, 'n 15 minute pouse, dan 1 uur aaneenlopende werk en 15 minute rus. Dit is hoe die werksdag gestruktureer is.

Moenie van jou eie sluitkas of argief vergeet nie, aangesien elke werknemer altyd sy eie persoonlike lêer of papierargief het. Jy kan ook persoonlike items in die sluitkas stoor wat jy nie graag wil wys nie. Elke rak en kas moet sy funksie vervul en nie met ander elemente kruis nie. Dit sal dit geriefliker maak om met dokumente en verskeie bykomstighede te werk.

Elektroniese dokumentbestuur

Maak rugsteunkopieë van jou werk, dokumente, projekte, diensinligting wat op jou werkrekenaar gestoor is en stuur dit na die maatskappy se bediener of wolkberging.

Hoeveel energie en senuwees spandeer mense as gevolg van die verlore inligting! Die rekenaar het neergestort, gehang, iemand het per ongeluk belangrike data uitgevee. Moenie hul fout herhaal en rugsteun maak nie. Moenie dat omstandighede jou en jou werk beheer nie.

Moenie onnodige toepassings installeer nie, die meeste van die nodige bewerkings word in standaard sagtewarepakkette uitgevoer. As jy vlot in 'n sekere hulpmiddel vir werk is, vra die bestuur of die IT-afdeling om dit te installeer, en regverdig jou effektiewe werk daarin.

Nog 'n eenvoudige wenk: probeer om by een ding in jou elektroniese ruimte te hou. As jy van Yandex-dienste hou, kies hulle, as Google-dienste saamwerk. Jy sal al die sterk- en swakpunte van die gereedskap ken, en jy sal ook vinnig jou stelsel op 'n nuwe plek kan opstel. Die wedloop vir vars programme is nie altyd geregverdig nie.

By die werkstasie, skep jou persoonlike eenvoudige elektroniese hiërargie. Jy behoort enige van jou ou dokumente in’n japtrap te vind. Dit is veral belangrik wanneer daar van jou verwag word om iets dringend op te los en jy vergeet het waar hierdie inligting gestoor is.

Skandeer al die belangrikste dokumente. Baie werkskonflikte tussen departemente het ontstaan as gevolg van sommige verlore belangrike vraestelle.

Beplanning

Het jy al opgelet dat werk soms in 'n gemors verander: 'n klomp take, gesprekke, vergaderings, nagaan van vraestelle. En jy draai eindeloos hierin. Dit lyk of jy werk, maar dit is moeilik om dit werk te noem. Agter dit alles is die algemene prentjie van wat gebeur nie sigbaar nie, en dit is een van die probleme van moderne produktiwiteit: daar is aksies, resultate is ook daar, maar dit is nie baie opvallend in die roetine nie.

Om dit te vermy, is dit nodig om 'n plan van take en aktiwiteite vir die dag, week en selfs vir 'n maand op te stel.

Die meeste gebruik notaboeke of dagboeke. Ja, dit is goed, maar papier is "random access memory", dit stoor al die vloeibaarheid, en die hoofinligting gaan verlore in die oorvloed van bladsye.’n Notaboek of dagboek is reeds’n argaïese manier van beplanning. In die dagboek sien jy nie die hele prentjie van gebeure nie, moenie uitvind wanneer dit beter is om een ding te doen nie, en wanneer 'n ander, en jy kan ook 'n belangrike gebeurtenis mis. Daar is geen manier om die vereiste data te trek en 'n omvattende ontleding uit te voer nie. Stel jou voor hoeveel bladsye jy moet deurblaai om die nodige inligting te versamel.

Nou is daar baie toepassings en aanlyndienste om jou werktyd te organiseer. Glo my, dit moet gedoen word as jy produktief wil werk ongeag die situasie en bui. Doenlys vandag gaan alles oor effektiewe taak- en tydbestuur.

Ek gebruik die konteksbeplanningstelsel in die Outlook-omgewing van Gleb Arkhangelsky. Wat ek daarvan hou: die eenvoud en doeltreffendheid van die instrument, 'n bekende toepassing, die kombinasie van kalender, take en pos in een inligtingspasie, integrasie met kantoortoepassings. Enige werknemer kan binne 'n kort tyd in hierdie beplanningstelsel opgelei word.

Hier is 'n paar wenke om jou werktyd te organiseer:

• Beplan buigsaam, in konteks, nie rigied in tyd nie.
• Leer om te verstaan wat belangrik is en wat nie.
• Verdeel maklik met onbeduidende sake.
• Waardeer die kwaliteit van die tyd wat spandeer word, nie die tyd self nie.
• Sê nee vir jouself en ander mense wanneer dit nodig is.
• Begin jou dag met uitdagende en onaangename take.
• Wanneer take en projekte by die werk beplan word, stel spertye daarvoor.

'n Kragtige sielkundige truuk is om 'n voltooide taak deur te trek of 'n regmerkie voor dit te plaas. Dit sal jou ekstra innerlike energie gee om goeie resultate te behaal. Jy sal sien dat alles nie verniet is nie.

Werk met pos

Hoe om werk met pos te organiseer?

Eerstens moet u die bedryfstyd daarmee instel om die aantal onderbrekings te verminder. Dit is die beste om dit in die oggend te doen, wanneer take begin vorm, en in die middag, wanneer jy moet kyk hoe dinge is.

Tweedens moet jy nie dubbelsinnige briewe dadelik beantwoord nie. Jy moet oor alles dink: appèl, konstruksie van 'n antwoord, bykomende inligting. Probeer om subjektiwiteit so laag as moontlik te hou. Vergeet van vinnige antwoorde, soos almal op sosiale netwerke gedoen het.

Derdens, moenie die teks van die brief oorlaai met inligting wat net vir die sender self verstaanbaar is nie. Probeer om kort en bondig te antwoord en weeg elke woord op. In ons digitale era is dit baie belangrik: niemand stel daarin belang om deur unieke afleidings te waag nie.

En ten slotte, moenie vergeet van netiket nie: die aanspreek van die ontvanger, skryfstyl, saakinligting, kontakinligting. Leer hoe om 'n brief te skryf, ontleed wat jy geskryf het en hoe om aansoek te doen.

Bykomende hulpmiddel

Nog iets wat help om jou werk doeltreffender te maak, is die witbord.’n Onontbeerlike hulpmiddel, veral wanneer die departement dinkskrums of’n ernstige probleem met tussenstadiums oplos.

In my professionele loopbaan was die direksie 'n onontbeerlike eienskap van die werksomgewing. Dit is ook nuttig in terme van die spaar van papier. Jy sal nie glo hoeveel velle bestee word om jou idees en oplossings te verduidelik nie.

Danksy visuele denke (almal het dit) kan mense saam op die bord teken, hul gedagtes verduidelik en die beste oplossings vir 'n probleem voorstel. Almal kan alles sien en verstaan.

Ek wil graag byvoeg dat musiek my help in my werk. Dit het 'n positiewe uitwerking op my produktiwiteit, veral wanneer ek met herhalende take op 'n rekenaar moet werk of 'n groot pakket dokumente moet opstel. Oor die algemeen is dit goed om die oggend met positiewe musiek te begin. Maar jy moet dit nie vir almal aanskakel nie, onthou: jy werk nie alleen nie, vir iemand sal die musiek net inmeng.