Hoekom mis ons sperdatums en hoe om dit te stop?

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

As jy hartseer is oor die feit dat jy nooit tyd het om jou werk betyds in te dien nie, lees dan dringend hierdie artikel. Ons verduidelik hoekom gemiste sperdatums nie jou skuld is nie, en ons vertel jou hoe om steeds spertye te haal.

Ek is mal oor spertye! Veral die fluitjie waarmee hulle breek.

Skrywer Douglas Adams

Ons weet almal hoe belangrik beplanning is vir effektiewe werk. Soms is ons letterlik versot op hom. Maar wanneer dit tyd word om die lys take te begin implementeer, begin ons dit uitstel, uithou tot die laaste minuut, of selfs die spertye heeltemal ontwrig. Dit gebeur in 'n mindere of meerdere mate met almal. En daar is 'n regverdiging hiervoor, wat lê in die eienaardighede van ons denke.

Hoekom mis ons sperdatums?

Jy het dalk die geskiedenis van die Sydney Operahuis gehoor, wat beplan is om in 1963 teen A $ 7 miljoen voltooi te word en uiteindelik eers 10 jaar later, in 1973, voltooi is. Daarbenewens het die oorspronklike ontwerp van die teater talle veranderinge ondergaan, en die gebou het kleiner geword, en gevolglik is 102 miljoen dollar bestee!

Ontwerpers het die prooi van 'n wydverspreide fout geword: hulle het verkeerd beoordeel hoe lank 'n taak sou neem. Hulle moes keer op keer spertye terugskuif en die werkplan verander omdat hulle nie die probleme wat die spoed van die projek beïnvloed het, in ag geneem het nie.

Ons denke is so gestruktureer dat ons soveel tyd en geld beplan as wat nodig is as alles volgens die beste scenario verloop.

Maar onvermydelik is daar struikelblokke op pad, waardeur die volume werk vinnig toeneem. Dan verduidelik ons die gemiste spertye deur die feit dat onvoorsiene omstandighede ontstaan het, en nie deur die feit dat ons nie die moontlikheid daarvan in die beplanningstadium in ag kon neem nie.

Hoekom het ons in elk geval spertye nodig?

Streng spertye breek nie net voortdurend af nie, maar bring ook baie stres vir die projekdeelnemers, so miskien is dit beter om dit te weier? Geen. Dikwels is 'n sperdatum die enigste rede waarom 'n werk hoegenaamd van die grond af kom.

Voorheen is die woord spertyd gebruik om die lyn rondom die tronk te beskryf, waarby gevangenes nie dag of nag kon intree nie, op pyn om dadelik 'n koeël te kry.

Nou word spertye uitsluitlik met werk geassosieer, en hul mislukking bedreig nie die uitvoering van die hele departement nie. Maar die essensie bly dieselfde: die sperdatum is lewe of dood vir jou produktiwiteit of projek.

Die werk vul die tyd wat daarvoor toegeken is.

Parkinson se wet

Enige taak sal so lank neem as wat jy daaraan toewys. Daarom wonder ons soms hoe vinnig ons iets gedoen kan kry. Om dieselfde rede is ons dikwels in die laaste minute op die grens van moontlikhede om af te handel wat vir 'n paar dae of selfs weke toegeken is.

Met inagneming van Parkinson se wet, verstaan ons dat as ons nie die tydsraamwerk vir die voltooiing van die taak stel nie, ons dit vir altyd sal doen!

Hoe om konstante spertye te oorkom

Hoe om swak beplanning te hanteer en die teenwoordigheid van spertye tot jou voordeel te verander? Dit sal baie moeilik wees, want ons sal die sistematiese foute van ons denke moet beveg. Maar om te weet hoe sperdatums ons gedrag verander, kan ons help om meer produktief te wees.

Helder begin

Wanneer jy die werklading oor 'n maand, 'n week, selfs 'n dag vooruit verdeel, tel die begin van die tydperk so styf as moontlik aan en laai die res van die tyd af tot die sperdatum soveel as moontlik.

Fokus eers op die moeilikste, belangrikste, tydrowende take van die projek. Jy sal dit steeds langer doen as wat jy verwag het. Verneder jouself. Maar danksy jou aktiewe begin, sal jy aan die einde van die tydperk die tyd hê wat jy sal spandeer om onbeplande probleme op te los en take te voltooi.

Op die vooraand van die sperdatum hoef jy nie kop uit te duik in nuwe komplekse take en slaggate teëkom waarvan jy nog nie weet nie.

Bykomende sperdatum

Stel vir jouself 'n sperdatum 'n paar dae vroeër as die regte een. Dit is wat bemarker Matthew Guay van Zapier adviseer. Ideaal as jy nie weet hoeveel tyd jy het van jou persoonlike sperdatum tot jou regte een nie – een of drie dae. Maar so 'n situasie word swak aangebied. Jy sal natuurlik nog onthou hoeveel tyd jy oor het, so dit sal wilskrag verg om nie jou spertye te ontwrig nie.

Kom met 'n soort beloning vir jouself as jy die werk op die sperdatum gedoen kry. Bevrediging van betyds voltooide take sal egter 'n goeie beloning wees.

Openbare verklaring

"Ek belowe plegtig om die artikel teen vyfuur die aand klaar te maak" - sê dit nie in jou kop nie, maar hardop vir die hele kantoor. Nou het jou selfbeeld ter sprake gekom. Wat sal vir jou meer pynlik wees: om jouself te dwing om aktief te werk of om sperdatums te mis en hardop jou mislukking te erken?

Skrywer Evelyn Waugh, wat begin met sy nuwe roman, Return to Brideshead, het in die openbaar verklaar: "Ek begin 'n nuwe boek en sal dit oor drie maande skryf." Hy het nie die sperdatum gehaal nie en het verskeie kere, weer in die openbaar, gevra dat die sperdatum uitgestel word. Nietemin het hy die roman taamlik vinnig klaargemaak, want hy het geweet dat lesers sy belofte onthou en wag dat dit nagekom word.

Voortdurende herinneringe aan die naderende sperdatum

As ons aan 'n groot projek begin werk, dan is die tydraamwerk gewoonlik redelik lank. Die sperdatum word 'n soort abstraksie - iewers daar buite, eendag. Hoe nader dit is, hoe duideliker besef ons presies hoeveel tyd ons oor het, en ons kan die hoeveelheid en die hoeveelheid oorblywende werk meer voldoende vergelyk.

Stel vir jouself gereelde aanmanings wat jou voortdurend sal terugbring na die werklikheid, wat jou in kennis stel dat dag X naderkom:

• die sperdatum sal oor 'n maand verval;
• week;
• drie dae;
• dag;
• 8 uur.

Ja, dit is stresvol, dit sal irriterend wees. Maar miskien is dit die enigste manier om jouself aan te spoor?

Enige besigheid neem altyd langer as wat verwag is, selfs met Hofstadter's Law.

Hofstadter se wet

Hierdie komiese rekursiewe wet van Douglas Hofstadter, Ph. D., spreek van die onmoontlikheid om spertye te skeduleer. Spertye word letterlik gemaak om gedwarsboom te word. Ons hoop egter dat ons advies jou sal help om dinge tot die breekpunt te vermy, waar die voortdurende versuim om sperdatums na te kom uiters nadelig is vir jou werkende reputasie en jou in 'n toestand van konstante stres plaas.