7 doenlysfoute wat jou produktiwiteit belemmer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Volgens kenners moet hierdie aktiwiteite vermy word om die meeste uit die doenlysie te kry.

1. Maak 'n lys in die oggend

Dit lyk natuurlik om planne vir die dag eers in die oggend neer te skryf. Dit is egter reeds te laat. So sê Eileen Roth, skrywer van Organisasie vir Dummies. “As jy soggens’n lys take maak, en om 8:00 het jy’n afspraak aan die ander kant van die dorp, dan is dit onwaarskynlik dat jy tyd daarvoor sal hê,” sê sy.

Maak 'n lys aan die einde van die dag. Dit sal jou toelaat om jou werksake agter te laat en in vrede te rus. “Jy gaan huis toe van die werk af en dink nie meer aan die doenlysie nie, want jy het dit reeds opgestel en weet wat jy môre sal moet vermag. Jou gedagtes kan uiteindelik rus,” sê Eileen.

2. Te veel take om gelys te word

As jou doenlys weke of maande kan neem om te voltooi, stel jy jouself vooraf vir mislukking. Dit sal jou oorweldig laat voel.

Volgens Kyra Bobinet, skrywer van Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, is drie take die ideale getal vir 'n lys. "Ons brein neem inligting waar wat in drie dele gegroepeer is," sê sy. "Begin dus deur die top drie dinge om te doen te lys."

Die meeste mense besef nie eers hoe min werklik produktiewe ure daar in een dag is nie.

“Ons geestelike krag is 'n baie meer beperkte hulpbron as tyd. Ons het net 3-6 uur elke dag wanneer ons hard kan werk,” sê Christina Willner, skepper van die Amazing Marvin-taaklys, produktiwiteit-apps.

Boonop besef baie nie hoe lank dit kan neem om sekere take te voltooi nie. Dit is hoekom te lang doenlyste ondoeltreffend is. Vilner beveel aan om die geskatte tyd om dit te voltooi langs elke taak neer te skryf. Volg hierdie tyd om meer akkurate berekeninge in die toekoms te maak.

3. Sluit drome of baie groot doelwitte op jou doenlysie in

Ambisieuse doelwitte soos om 'n boek te skryf of die berg Everest te klim behoort nie op jou doenlysie te wees nie. Plaas hulle eerder op 'n aparte wenslys.

Die doenlys moet duidelike planne bevat.

As jy 'n groot projek moet voltooi, moet jy dit in verskeie klein en haalbare take verdeel en dit dan eers op die lys neerskryf. Dit word aangeraai deur Paula Rizzo, skrywer van List Thinking: Hoe om lyste te gebruik om meer produktief, suksesvol en minder angstig te wees.

As jy na 'n uitgebreide lys van al jou doelwitte kyk, sal jy oorweldig voel. Daarbenewens sal jy ontevrede wees met die feit dat jy nie al die geskrewe planne kan voltooi nie. Inderdaad, sommige van hulle verg nogal baie tyd en moeite.

4. Evalueer elke taak gelykop

Produktiwiteitsafrigter Nancy Gaines voer aan dat die doenlys 'n prioriteitslys moet wees. "Bring net daardie dinge in wat jou loopbaan of besigheid vorentoe beweeg," sê Gaines. - As dit nie 'n prioriteit is nie, moet dit nie op die lys wees nie. Dit sal jou aandag net aftrek.”

Sy beveel aan om die "3-3-3"-stelsel te volg wanneer jy die lys maak: Trek die drie minste belangrike take uit die lys uit, delegeer drie take wat nie jou tyd werd is nie, en voltooi die top drie take.

5. Stel vae doelwitte

As die take op die lys vaag geformuleer is, sal jy in die toekoms moet dink oor hoe om dit uit te voer, en selfs onthou wat dit beteken. Daarom moet die nodige aandag gegee word aan die maak van die lys.

"Spandeer 'n bietjie meer beplanningstyd en maak jou doenlysie so spesifiek as moontlik," adviseer Maura Thomas, skrywer van Secrets of Personal Productivity. Byvoorbeeld, in plaas daarvan om 'n "uitgaweverslag" te skryf, skryf "voer data in 'n sigblad in."

Vermy vae woorde soos "beplan", "implementeer" of "ontwikkel". "As jy min tyd het en na die woord" ontwikkel "op die lys kyk, sal jy waarskynlik hierdie punt wil oorslaan," sê Mora. "Stoor daardie woorde vir jou groot projeklys."

6. Gebruik dieselfde lys totdat alle take voltooi is

“Die probleem is dat elke dag iets nuuts bring. Daarom, wat jy vandag gedoen het, hoef nie noodwendig môre gedoen te word nie. En jou planne vir môre kan verander selfs voordat hierdie een eindig,” sê Eileen Roth. Jy moet dus elke dag’n nuwe doenlysie maak.

7. Moenie die lys aan jou kalender koppel nie

As die lys en kalender nie aan mekaar gekoppel is nie en hulle verskillende take bevat, dan sal jy beswaarlik almal kan voltooi. “In hierdie geval sal jy nie tyd hê om die take van die lys te voltooi nie. Tensy jy slaap, naweke, vakansies of tyd wat jy saam met jou gesin wil deurbring, moet opoffer,” waarsku Katie Mazzocco, skrywer van Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Probeer om altyd tyd op jou kalender opsy te sit om take uit die lys te voltooi.