Hoe om dinge te beplan deur die ALPEN-metode te gebruik en tred te hou met alles

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Tydsbestuur met Duitse presisie.

Wat is ALPEN metode

Dit is nog 'n manier om dinge so te beplan dat jy gewaarborg is om tyd vir alles te hê en terselfdertyd nie mal te raak met die vrag nie. Dit is uitgevind deur die Duitse ekonomieprofessor en tydbestuurskenner Lothar Seivert.

Die skrywer van die metode het dit in vyf komponente verdeel. Die eerste letters in die name van die stappe het uiteindelik gevorm in die Duitse woord ALPEN (in Russies "Alpe"):

A - maak 'n lys van take (Aufgaben);

L - 'n skatting van die vereiste tyd (L änge schätzen);

P - beplanning van die buffertyd (Pufferzeiten einplanen);

E - taak prioritisering (Entscheidungen treffen);

N - opsomming (Nachkontrole).

Die essensie van die metode is om te verstaan watter take werklik die moeite werd is om tyd te neem, en watter een vir later gelos kan word. Wees boonop realisties oor die tyd wat jy sal moet spandeer, en onthou dat werk sonder onderbrekings die pad na uitbranding is.

In wese is die ALPEN-metode 'n kombinasie van blokskedulering met die Eisenhower-matriks van klassieke tydbestuur.

Hoe om sake te beplan deur die ALPEN-metode te gebruik

Maak 'n lys

Skryf alles neer - al die dinge wat jy graag vandag wil doen. Skryf dit net neer: in 'n papier notaboek, notaboek of beplanner op jou foon.

Die versoeking om 'n verstandelike lys te maak is natuurlik groot, maar die hulpbronne van menslike "werkende" geheue is nie onbeperk nie. Volgens sommige verslae kan dit gelyktydig tot vier take of voorwerpe stoor.

Moenie tyd mors om dinge eerste te prioritiseer nie – skryf net neer wat ook al by jou opkom. Die lys sal sekerlik skrikwekkend indrukwekkend blyk te wees. Dit is oukei, dit moet so wees.

Skat hoe lank dit neem

Enigiemand wat dinge ten minste een keer probeer beplan het, het byna seker op die gunsteling-hark van nuwelinge in tydbestuur getrap: hy het 'n lys van 15 take gemaak, maar op die ou end het hy nie eers die helfte gedoen nie, want dit blyk fisiek. nie in 'n werksdag inpas nie. Gevolglik het ek ontsteld geraak en al hierdie nuwerwetse tydbestuurstegnieke laat vaar.

Om te voorkom dat dit gebeur, moet jy die tydskoste verstaan. Dink aan hoeveel minute of ure elke taak op jou lys sal neem. Wees so realisties as moontlik. Bou voort op vorige ervaring, en moenie jou persoonlikheidseienskappe vergeet as jy byvoorbeeld vinnig moeg word of uitstel nie. Daar moet onthou word dat al hierdie sake vir jou is, nie vir 'n denkbeeldige superman nie.

Wanneer jy klaar bereken het, skryf die geskatte tyd langs elke item neer.

Beplan jou buffertye

Nog 'n algemene fout is om dinge een vir een te beplan. So 'n strategie neem eerstens nie in ag dat 'n persoon pouses moet neem nie, en tweedens lei dit daartoe dat alle planne die risiko loop om in duie te stort weens een klein vertraging of force majeure.

Die vergadering het 'n bietjie langer as die geskeduleerde tyd geduur, die kontrakteur het 'n bietjie later die opdrag gegee, van die kollegas was laat, jy het in 'n verkeersknoop vasgesit, die kind het lank in die kleuterskool aangetrek - en dit is al, die volgende dinge moet uitgestel word, of selfs die hele dag gekanselleer en oorgetrek word. Dit is gewoonlik baie kwaad en frustrerend.

Daarom, na elke taak, is dit belangrik om die sogenaamde buffertyd in die plan in te sluit, dit wil sê een waarmee jy niks beset nie.

As iets verkeerd loop, sal hierdie leë gleuwe jou help om die res van die besigheid te hanteer. En as daar geen force majeure gebeur nie, gebruik jy die buffertyd om 'n blaaskans te neem: drink koffie, stap, lees 'n boek, of sit net in stilte. Uiteindelik kan u hierdie tyd aan bykomende take of persoonlike projekte wy.

Jy moet self die grootte van die bufferblokke bepaal. Ideaal gesproke, volgens die ALPEN-metode, moet hulle tot 40% van die werktyd uitmaak.

Prioritiseer take

Op hierdie stadium word dit gewoonlik duidelik dat, gegewe die vereiste tyd en bufferblokke, die doenlysie wat die persoon eers saamgestel het fisies onmoontlik is om in 'n dag te oorkom. Daarom moet jy prioritiseer en kies watter take om te hou en watter om te kanselleer of herskeduleer.

Hiervoor is 'n klassieke instrument geskik - die Eisenhower-matriks. Daarvolgens word alle take van die lys voorwaardelik in vier kategorieë verdeel:

1. Belangrik en dringend. Hulle moet eers aangespreek word.
2. Belangrik maar nie dringend nie. Jy kan tyd daarvoor neem nadat jy met die eerste groep te doen het.
3. Dringend maar onbelangrik … Dit is beter om hulle te delegeer of in die derde plek te maak na die belangrikes, om hulle nie die hele dag te wy en nie in die strik van dringendheid te trap nie.
4. Nie dringend en onbelangrik nie … Dit moet uitgevee word, aan iemand oorgedra word, of op die agterste brander geplaas word.

Jou lys sal dus aansienlik verminder word en sal baie nader aan die werklikheid word.

Som op

Maak aan die einde van die dag jou dagbeplanner oop en vra jouself 'n paar vrae:

• Wat het jy reggekry om te doen en wat nie?
• Het jy genoeg tyd gehad vir al die geskeduleerde take?
• Het ek die tyd wat benodig word korrek geskat, of moet ek volgende keer meer insit?
• Was daar genoeg buffertyd in my plan om vir die force majeure te vergoed en tyd te kry om te rus?
• Het ek tyd om beide belangrike en dringende sake te hanteer om nie spertye te ontwrig nie, maar terselfdertyd nie in 'n roetine vasval nie?
• Wat kan jy doen om die plan volgende keer vir my gemakliker te maak?

Wanneer jy hulle beantwoord, herskeduleer die take wat jy nie aangepak het nie na die volgende dag. En maak 'n nuwe plan met die "regstel van foute" in gedagte.