Hoe om take korrek te groepeer om tred te hou met alles

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Verhoog produktiwiteit deur jou taaklys op te ruim.

Almal weet al lank dat multitasking nie so 'n goeie ding is nie: dit verhoed ons om effektief op een ding te fokus.

Die ding is dat die oorskakeling van een taak na 'n ander baie tyd verg – dit word bevestig deur studies van Multitasking: Switching costs. Mense werk die doeltreffendste wanneer hulle 'n toestand van vloei betree: ten volle gefokus op een aktiwiteit, sonder om deur enigiets anders afgelei te word.

Ongelukkig is dit nie altyd moontlik om die vloei te vang nie, want ons word gedurig oorval met 'n klomp verskillende dinge wat ons aandag verg. Daar is egter een truuk wat jou toelaat om die vermorsing van tyd en energie om tussen verskillende aktiwiteite te wissel, te verminder. Dit word taakgroepering genoem.

Die kern van hierdie tegniek is soos volg: jy kombineer take van dieselfde tipe in sogenaamde pakkette, en voer dit dan in grootmaat uit. Dit is eenvoudig.

Hoekom is dit nuttig om take te groepeer

Dit is die maklikste om dinge in 'n ewekansige volgorde te doen: jy hoef jou nie te steur aan beplanning, prioritisering en ander vervelige dinge nie. Jy het iets onthou – en jy het dit gedoen. En toe het ons aanbeweeg na die volgende taak.

Hierdie benadering is egter nie baie nuttig vir jou vermoë om te fokus nie. Volgens die studie The True Cost Of Multi-Tasking, gepubliseer in Psychology Today, verloor 'n persoon tot 40% van hul produktiwiteit wanneer daar tussen onverwante take oorgeskakel word.

Met ander woorde, as jy eers 'n verslag skryf, dan begin reageer op e-posse, dan papierdokumente uitsorteer, en dan weer terugkeer na die verslag, dan mors jy elke keer tyd om op 'n nuwe taak te konsentreer wat nie soos die vorige een is nie. Tom DeMarco, skrywer van The Human Factors: Successful Projects and Teams, beweer dat hierdie "ratwisseling" tot 15 minute of meer kan neem.

Bondelgroeperingstake maak dit maklik om van een aktiwiteit na 'n ander te beweeg. Hoe meer soortgelyk jou take is, hoe makliker is dit om die volgende aan te pak nadat jy een voltooi het.

Hoe om bondelverwerking te gebruik

1. Skep 'n doenlys

Skryf eers neer wat jy van plan is om te doen in 'n eenvoudige lys, reël vir reël. Jy kan dit op papier doen of talle taakbestuurtoepassings gebruik. Die belangrikste ding is om alles reg te maak. Dit is ideaal om elke dag (of ten minste een keer per week) 'n bietjie beplanningstyd opsy te sit.

2. Verdeel take in kategorieë

Noudat die lys gereed is, verdeel al sy items in kategorieë. Hulle kan anders wees - kies wat jy wil hê. Die belangrikste ding is dat dit gerieflik en visueel is.

Versamel byvoorbeeld take soos "Antwoord op e-posse" of "Bel kollegas" in die "Onderhandelinge"-afdeling, en "Skryf 'n artikel" en "Maak wysigings" in die "Teks"-afdeling. Skep aparte kategorieë vir huishoudelike take, werktake, inkopies en meer. Dit sal makliker wees om in so 'n geordende lys te navigeer.

Nog 'n opsie is om take in pakkette te versamel volgens die plek waar dit uitgevoer moet word. Koppel byvoorbeeld alle aankope aan die "Supermark"-ligging, en werktake aan die "Kantoor"-ligging, ensovoorts. Op hierdie manier, as jy jouself naby 'n winkel bevind, kan jy na jou doenlys kyk en dadelik al die aankope sien wat jy nodig het.

3. Blokkeer die tyd

Bondelverwerking van take werk uitstekend in samewerking met die sogenaamde tydblokkeringstegniek. Sodra jy die lys in kategorieë opgedeel het, ken 'n spesifieke tyd van die dag vir elke kategorie toe. En voeg die ooreenstemmende blok by jou kalender. Gedurende een blok tyd, doen net dinge uit een kategorie en ignoreer die ander.

Nog 'n opsie is om die gewilde Pomodoro-tegniek aan taaksamestelling te koppel. Vir 25 minute is jy besig met ononderbroke take vanuit een pakket. Rus dan vir 5 minute. Herhaal dan die siklus met 'n ander groep gevalle.

4. Oorweeg jou piekproduktiwiteit

Besluit watter tyd van die dag jy die produktiefste is. Die meeste mense het vanoggend, maar daar is ook naguile wat dit makliker vind om in die donker te fokus. Vind jou toppunt van produktiwiteit en probeer om take uit die hoogste prioriteitkategorieë daarin te voltooi.

5. Elimineer afleidings

Wanneer jy die volgende groep take begin uitvoer, maak seker dat jy nie deur 'n toevallige kennisgewing of 'n telefoonoproep gesteur word nie. Jy kan 'n spesiale tyd opsy sit om jou slimfoon na te gaan. Terwyl jy take uit een kategorie aanpak, moenie aan die res dink nie.

Watter take kan gegroepeer word

Trouens, in die algemeen, enige. Scott Young, skrywer, programmeerder, entrepreneur en groot aanhanger van bondelverwerking, gee 'n paar voorbeelde:

• E-pos. Tim Ferris, skrywer van How to Work 4 Hours a Week, kry soms 300 e-posse per uur. En, ten spyte van so 'n bundel, antwoord hy hulle net een keer per dag, en sit spesiaal tyd opsy net hiervoor.
• Lees. Om iets tussenin te lees is amper nutteloos, aangesien jy in elk geval nie veel sal onthou nie. Bepaal beter self wanneer dit vir jou geriefliker is om die inligting bedagsaam te neem, en bespreek hierdie tyd vir lees.
• Telefoonoproepe. Skryf die name van mense wat jy moet bel en hul telefoonnommers in een lys neer. Bel dan al die kandidate op die lys gelyktydig. Eerstens sal jy nie weer deur telefoongesprekke afgelei word nie. Tweedens sal jy die tyd van die dag kan kies wanneer mense die minste besig is en met jou sal kan praat.
• Ontspanning en vermaak. Dra alle vermaak – flieks, rekenaarspeletjies, staptogte – oor na die einde van die dag. Dit sal jou motiveer om werk so gou moontlik klaar te maak, en dit sal vir jou makliker wees om te ontspan met die wete dat alles vir vandag reeds oorgedoen is.
• Inkopie-uitstappies. Voordat jy die huis verlaat, versamel al die take, aankope en boodskappe op 'n hoop en voltooi dit in een slag. Jy kan byvoorbeeld terselfdertyd’n supermark, poskantoor en droogskoonmaak besoek. Bespaar nie net tyd nie, maar ook petrol.
• Korrespondensie in sosiale netwerke. Neem 'n uur in die aand om aanlyn te gesels. En die res van die tyd, hou sosiale media-kliëntkennisgewings gedeaktiveer.
• Kos kook. Die kans is goed dat jy gedurig nie genoeg tyd het om elke dag iets te kook nie. Gelukkig het die beskawing vir ons so 'n eenheid soos 'n mikrogolfoond aangebied. Sit 1–2 dae opsy om kos vir die volgende week voor te berei, en verhit dit dan net weer.
• Herstel. Kom uiteindelik bymekaar en doen al daardie klein takies rondom die huis wat al so lank in die vlerke wag. Vervang die uitgebrande gloeilampe, maak die deurknop en die druppelkraan reg.
• Refleksies. Dink jy heeltyd, probeer om iets te beplan, 'n paar probleme op te los, maar niks werk vir jou uit nie? Scott Young beveel selfs iets soos dink aan om op 'n streng gedefinieerde tyd te doen. Kry die gewoonte om elke week 2-3 uur te beplan wat jy volgende gaan doen en watter doelwitte jy wil bereik.

Ja, en vir die saak, bondeltake is ook 'n taak. Sit dus’n spesiale tyd opsy, verkieslik saans, om die items op jou lys vir môre te versprei.