20 effektiewe tydbestuurstegnieke

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Organiseer jou lewe sodat jy nie 'n minuut mors nie.

1. Reël 1-3-5

Jou werksure gedurende die dag is beperk, en die 1-3-5-reël laat jou toe om dit die mees verstandige te bestee. Die kern daarvan is soos volg: op 'n dag kan jy net een groot taak, drie medium en vyf kleintjies doen. Daar is altesaam nege gevalle, nie meer of minder nie. Die reël sal help om die puin geleidelik op te ruim, betyds en nie oorwerk nie.

2. Die reël van drie

Vir diegene wat nie in pas is met syfers of nie nege dinge per dag kan doen nie, het Chris Bailey, skrywer van My Productive Year, met die reël van drie vorendag gekom. Dit sê dat die drie belangrikste dinge elke dag genoeg is om produktief te wees.

In plaas daarvan om jou energie en aandag oor 'n paar dosyn items op 'n kontrolelys te versprei, kies net die drie belangrikste take vir die dag en fokus daarop. Kies nog drie die volgende dag, ensovoorts. Dit sal jou gefokus hou. Dieselfde reël kan toegepas word om doelwitte vir die week, maand of jaar te stel.

3. Metode 10 minute

Het jy 'n taak wat jy nie wil begin nie? Sê vir jouself: "Ek sal dit net vir 10 minute doen en dan sal ek bietjie gaan rus." Heel waarskynlik, gedurende hierdie tyd sal jy by die werk ingetrek word en sal jy nie meer kan stop nie.

4. Pomodoro

Hierdie stelsel is deur Francesco Cirillo uitgevind om dit vir homself makliker te maak om vir eksamens voor te berei. Dit help om mense te fokus wat maklik afgelei word. Dit is ook 'n goeie manier om te beheer hoeveel tyd jy aan 'n spesifieke werk spandeer.

Dit is hoe Pomodoro werk: jy neem 'n timer en stel dit op 25 minute. Fokus daarna op jou werk. Wanneer die 25 minute verby is, rus jy vir 5 minute en doen dit dan weer van voor af. Na vier siklusse sal jy 'n groot pouse vir 'n halfuur hê.

5. Metode 90/30

Die 90/30-metode word gebruik deur skrywer en blogger Tony Schwartz, Buffer-medestigter Leo Widrich, literêre kritikus Benjamin Che Kai Wai, en entrepreneur Thomas Oppong.

Die kern daarvan is soos volg: jy werk hard vir 90 minute, rus dan vir 'n halfuur, en herhaal dan die siklus. In hierdie geval bestee jy die eerste 90 minute aan die belangrikste taak wat jy in die dag moet doen, en die volgende segmente wy jy aan minder belangrike dinge.

Volgens navorsing deur The Enchanted World of Sleep deur Yale-spesialis Peretz Lafee, is 90 minute die optimale tyd vir 'n persoon om effektief op een taak te fokus. En 'n halfuur is genoeg vir volledige rus, wat bevestig word deur die navorsing van Sleep and Wakefulness deur die neurofisioloog Nathan Kleitman.

6. Metode 52/17

Dit is 'n privaat weergawe van die vorige metode. Dit is nie anders nie, behalwe in getalle: jy werk 52 minute, en rus dan vir 17 minute. Volgens die eksperiment The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, uitgevoer deur The Muse-werkdiens met behulp van die DeskTime-toepassing, help hierdie tydperke jou om produktief te bly en oorwerk te vermy. Gebruik dus die 52/17-metode as jy voel dat jy nie die krag het om 90 minute aaneen te werk nie.

7. Paddas eet

Die metode is uitgevind deur Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motiveringspreker en selfhelp skrywer Brian Tracy. Hy noem “paddas” onaangename en moeilike take wat jy moet voltooi, ten spyte van jou onwilligheid. Doen een ding reg van die begin van die dag af - eet die padda. En dan sal dit vir jou makliker wees: jy sal hierdie klip van jou siel afgooi en vir jouself 'n goeie bui vir die hele dag verseker.

8. Tydblokke

Een onaangename ding van doenlyste is dat dit jou nie 'n idee gee van hoe lank 'n taak neem nie. “Koop brood” en “Voltooi verslag” beslaan een reël in die lys, maar hierdie take is onvergelykbaar in kompleksiteit en belangrikheid.

'n Kalender is baie beter as 'n doenlys: dit laat jou toe om die tyd visueel te beheer. Jy sien 'n groot blok en besef dat die taak nie maklik is nie. Probeer dus die tegniek van "tydblokke": plaas dit op die kalender en ken tyd vir elkeen toe volgens die kompleksiteit van die taak. En terwyl jy hierdie of daardie taak doen, moenie deur ander afgelei word nie.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) is 'n produktiwiteitstelsel wat deur sakeafrigter David Allen uitgevind is. Die hoofbeginsels daarvan is soos volg:

1. Skryf al jou dade en idees op een plek neer, die sogenaamde Inbox.
2. Sorteer jou Inkassie-inhoud van tyd tot tyd deur take te prioritiseer en te bepaal. Plaas notas in dopgehou volgens hul inhoud - "Werk", "Huis", "Inkopies" ensovoorts.
3. Voer hersienings uit - gooi onnodige notas weg, trek voltooide sake deur, skuif materiaal wat hul relevansie vir die argief verloor het.
4. Wanneer alles beplan is, gaan voort met uitvoering. Take wat binne 'n paar minute voltooi kan word, los dadelik op. Ander kan gedelegeer word of op 'n kalender geplaas word.

U kan al die ingewikkeldhede van GTD in ons gids uitvind.

10. ZTD

Leo Babauta, skrywer van die produktiwiteitsblog Zenhabits, meen David Allen se GTD-stelsel is baie kompleks en verg te veel moeite. Hy bied sy Zen to Done-stelsel aan. Om dit te volg, moet jy 10 eenvoudige gewoontes ontwikkel.

1. Versamel alle inligting in die inkassie.
2. Verwerk alle rekords sonder om dit op die agterbrander te laat.
3. Beplan jou hoofdoelwitte vir elke dag en jou grootste doelwitte vir die week.
4. Fokus net op een ding op 'n slag, sonder om jou aandag te verstrooi.
5. Skep eenvoudige, kort doenlysies.
6. Organiseer jou notas in kategorieë gebaseer op hul inhoud, net soos in die oorspronklike GTD.
7. Hersien jou notas gereeld en raak ontslae van onnodige goed.
8. Vereenvoudig. Verminder die lys van jou take en doelwitte, skryf kort en duidelik.
9. Om by die werk in te skakel, handhaaf te alle tye 'n sekere daaglikse roetine.
10. Doen wat jy regtig wil doen.

11. Kanban

Japannese produktiwiteitsmetode wat jou help om tred te hou met wat jy doen, wat jy reeds gedoen het en wat in die toekoms gedoen moet word. Kanban visualiseer die werkvloei visueel.

Jy neem 'n plakkerbord (of teken in vir 'n doen-bestuurder soos Trello) en teken drie kolomme daarop: Om te doen, Doen, Klaar. Skryf dan jou sake op plakkers en plaas dit in die toepaslike kolom na gelang van wat jy doen en wat jy reeds gedoen het.

12. Die twee minute reël

Hierdie reël is 'n integrale deel van GTD, maar dit kan gebruik word selfs al is jy nie 'n aanhanger van Allen se tegniek nie. As die taak minder as twee minute neem, doen dit dadelik. So jy ontlaai jou brein, want jy hoef nie meer van hierdie saak te onthou nie.

13. Zero Inbox

Zero Inbox is uitgevind deur skrywer en prestasiekenner Merlin Mann, en dit werk goed met GTD. Mann het dit op e-posse toegepas, maar jy kan sake, dokumente, notas en ander inligting op dieselfde manier hanteer. Soos die naam aandui, is die doel van hierdie tegniek om jou inkassie leeg te hou.

In die oorspronklike GTD-stelsel het die Inbox heeltyd 'n klomp inskrywings opgestapel. Jy moet tyd neem om hulle uit te sorteer, en dit is maklik om iets belangriks in 'n volgepakte inkassie oor die hoof te sien. Mann beveel aan om inhoud uitmekaar te haal sodra dit aankom. Jy maak 'n inkassie oop en besluit wat om met elke item te doen: vee uit, delegeer, antwoord, stel uit of voltooi. Moenie dit toemaak voordat jy een van die gespesifiseerde aksies met al die elemente uitgevoer het nie.

Boonop sal outomatiese filters in pos, slim vouers en programme om dokumente te sorteer jou help om tyd te bespaar.

14. Vars of gebraai

Fresh or Fried vertaal na "vars of gebraaide." Hierdie filosofie is geskep deur Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" Prioritiseringstelsel deur blogger Stephanie Lee. As jy soggens wakker word, is jou brein volgens haar “vars”, maar soos die dag vorder, “braai dit”. Dit beteken dat jy die tyd van jou piek van produktiwiteit moet bepaal en tyd moet hê om al die belangrikste dinge op 'n dag gedurende hierdie tydperk te doen. Dit is hoe dit werk.

1. Aan die einde van die dag, wanneer jy reeds moeg is, neem 15 minute om 'n doenlys vir môre te skep.
2. Skuif die belangrikste take na die begin van die dag, na die Vars-afdeling. Goed waarvan jy nie hou nie, word soontoe gestuur – die einste “paddas”. Hulle moet gedoen word terwyl jy nog krag het.
3. Minder dringende, minder moeilike en aangenamer dinge gaan na die Gebraaide afdeling – dit wil sê in die middag, afhangend van jou skedule. Hulle sal jou brein minder laai.
4. Volg jou lys die volgende oggend. Stel dan 'n nuwe een in die aand.

Stephanie beveel FoF aan vir mense wat elke aand uitvind dat hulle heeltemal uitgeput is, maar nie tyd gehad het nie, al het hulle heeldag gewerk.

15. Ysberg metode

Ramita Sethi, skrywer van I Will Teach You to Be Rich, gebruik hierdie metode om inligting vir later te stoor. Dit werk so: jy stoor alle e-posse, notas, artikels, lyste op een plek – byvoorbeeld in 'n nota-maakdiens soos Evernote of Notion, of as dokumente. Versprei dan hierdie materiaal deur gebruik te maak van etikette, dopgehou en kategorieë – soos jy wil.

Hersien hierdie inligting elke 4-6 weke en oorweeg of dit in die praktyk toegepas kan word. As iets nutteloos is, gooi dit weg of argiveer dit. Dit laat jou toe om jou eie kennisbasis te skep.

16. Outofokus

Outofokus is uitgevind deur The Autofocus Time Management System deur prestasiekenner Mark Forster. Hierdie beplanningstelsel is geskik vir kreatiewe mense wat dit moeilik vind om GTD te volg.

Skryf al jou aktiwiteite in 'n notaboek sonder enige volgorde. Gaan dan deur die lys, kies die wat so gou moontlik gedoen moet word, en sorteer dit uit. Wanneer die dringende take opgelos is, gaan voort met dié waarvan jy nou die beste hou. As jy iets nie voltooi het nie – skuif dit na die einde van die lys, jy sal later hierna terugkom. En herhaal hierdie stappe dag na dag.

17. Eisenhower Matrix

Hierdie skema is geskep deur die Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Die matriks het vier afdelings vir take: Nie-Dringend en Nie Belangrik nie, Dringend Maar Nie Belangrik, Belangrik en NieDringend, en Dringend en Belangrik. Verdeel jou take in afdelings en jy kan uitvind waaraan jy die meeste tyd spandeer en aan watter take meer aandag gegee moet word.

18. 4D metode

4D is uitgevind deur Edward Ray, 'n motiverende skrywer en konsultant. Die metode is bedoel om mense te help wat verskrik is by die aanskoue van hul doenlysie en nie weet hoe om al die opgehoopte items te benader nie.

Ray voer aan dat jy net vier woorde vir die letter D hoef te memoriseer, en dan sal jy nie moed verloor voor berge werk nie. Hier is hulle:

• Doen - As jy 'n taak opgedra is, is dit die beste om dit nou te doen en dit van die lys af te trek.
• Delegeer - wanneer jy nie kan of tyd het om iets uit te voer nie, maar jy het 'n relatief gratis assistent, dra die taak aan hom oor.
• Skrap - Sommige dinge is nie so belangrik nie. Gooi hulle weg deur hulle permanent van die doenlys te verwyder. As hulle probeer om onnodige verantwoordelikhede op jou op te lê, leer om beleefd "nee" te sê.
• Vertraging - Wanneer 'n taak te groot is of nie onmiddellike uitvoering vereis nie, kan dit uitgestel word. Maar jy moet beslis duidelike spertye vir haar stel, anders bly sy doodgewig.

Kies 'n taak, doen een 4D-aksie daarmee en gaan dan aan na die volgende.

19. Tydsberekening

Gewoonlik hou mense wat produktief probeer wees tred met die tyd wat hulle aan belangrike dinge spandeer, en vergeet heeltemal om die tydperke waarin hulle nonsens doen, in ag te neem. Hierdie probleem word opgelos deur die "Timing"-tegniek, wat uitgevind is deur die kenner op die gebied van tydbestuur Gleb Arkhangelsky. Dit laat jou toe om te verstaan waar jou tyd spandeer word, leer jou om meer oplettend te wees vir wat jy doen, en minder afleiding.

Neem 'n notaboek en skryf al jou aksies neer en hoeveel jy dit gedoen het, met 'n akkuraatheid van 5-10 minute. Teken werkoomblikke, onderhandelinge, vergaderings en selfs tyd wat op YouTube en in speletjies spandeer word, op. Neem 'n paar weke hiervoor. Blaai dan deur die notaboek, herken jou "chronofage" deur sig en maak gevolgtrekkings. Miskien moet jy minder snaakse video's kyk, of minder tyd spandeer om koffie te drink, of jou vyand is telefoonoproepe.

20. Tim Ferriss Metode

Timothy Ferriss is 'n produktiwiteitsghoeroe wat met sy eie tweereëlmetode vorendag gekom het om werk te organiseer. Die eerste is die 80/20-reël, of die Pareto-beginsel, wat bepaal dat 80% van ons werk in 20% van die tyd gedoen kan word. Die oorblywende 20% sal 80% van die tyd neem. Die tweede is Parkinson se wet: werk vul die hele tyd wat daaraan toegeken is.

Die implikasie hiervan, sê Ferriss, is dat jy nie harder hoef te werk om alles te doen nie – jy moet beter fokus. Laat jy net 20% van die werktyd met volle toewyding werk, maar jy kan al die werklik belangrike dinge oordoen. En die oorblywende 80% kan aan eenvoudige roetine gewy word sodat jy op prioriteitstake kan fokus en oorwerk vermy.