Hoe om 'n grafiek van werk op projekte in Excel te maak in 10 stappe

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Deur die gewone gereedskap van die gewildste MS Excel-sigbladredigeerder te gebruik, kan jy 'n visuele diagram van werk op projekte opstel, wat jou sal help om te volg hoe elke taak vorder en hoeveel nog gedoen moet word.

As jy projekte bestuur, is dit belangrik om altyd te weet hoeveel take jy het en wanneer dit voltooi moet word. En as jy 'n visuele diagram opstel, sal dit makliker wees om die sleutelpunte in die lewe van projekte te verduidelik aan die span wat by die werk betrokke is, sowel as aan ander belanghebbendes.

Spesiale programme word dikwels gebruik om projekte te bestuur, maar jy kan ook 'n duidelike en toeganklike skedule in die bekende MS Excel skep.

Die projekwerkdiagram wys hoe gebeure en take oor tyd met mekaar verband hou. 'n Goed ontwerpte diagram weerspieël belangrike inligting oor die uitvoering van 'n spesifieke taak en die ontwikkeling van die projek as geheel, wat help om die groot prentjie te sien.

Om so 'n grafiek in MS Excel (weergawes 2007 en later) te skep, moet jy net 10 stappe neem.

Wat is wat in hierdie diagram? Sleutelbesonderhede word met gekleurde lyne en planke gewys:

• lyn van die huidige dag - 'n rooi vertikale lyn wat wys waar jy vandag is;
• taaksperdatums - grys horisontale stawe wat wys hoe lank dit sal neem om elke taak te voltooi;
• gereedheid van take - groen horisontale lyne wat wys op watter stadium die taak voltooi word en hoeveel nog gedoen moet word.

In verskillende weergawes van MS Excel kan die aksies effens verskil, maar op een of ander manier sal die proses universeel wees, en enige gebruiker kan die skedulering hanteer.

Jy kan 'n gedetailleerde video-instruksie (in Engels) kyk, dit sal 'n halfuur van jou tyd neem.

Stap 1. Begin, dink oor die resultaat

Om die taak sonder enige probleme te hanteer, druk of teken op 'n vel papier die skedule soos dit op die ou end moet lyk. Hou die stuk papier voor jou om elke stap met 'n patroon te vergelyk. Die diagram hoef nie versigtig geteken te word nie, maak net die vorm van die diagram reg en hou dit byderhand, dit sal 'n goeie herinnering wees.

Stap 2. Skep 'n tabel met data

Om 'n grafiek te bou, moet jy eers 'n tabel opstel. In die voorbeeld is die projek in vier fases verdeel, elk met take.

Vorm 'n tabel onder die grafiek. Die 30ste ry bevat die kolomopskrifte.

Kom ons vind uit wat die data in die tabel beteken:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" of "Vandag". Toon aan watter stadium van die projek die gebeurtenis ooreenstem.
• Soort: "Fase", "Taak", "Vandag". Toon die tipe gebeurtenis, afbakening van take en fases van projekuitvoering.
• Begindatum: begin datum van die geleentheid.
• Gebeurtenis: toon die naam van die gebeurtenis in die diagram.
• Tydsberekening: wys hoeveel dae dit neem om die taak te voltooi.
• Persentasie gereedheid: toon die graad van voltooiing vir elke taak en fase, 0% - die taak het nie begin nie, 100% - voltooi. Hierdie aanwyser vir die "Fase"-kategorie hou nie verband met die voltooiing van take nie en word as 'n skatting gestel. Om te besluit met watter persentasie 'n fase voltooi is, moet jy jou eie reëls toepas.
• Binne dae gereed: die tydperk waarvoor die geleentheidsgereedheidsaanwyser in persent bereik is. Vir 'n taak wat 10 dae neem en 50% voltooi is, sal hierdie syfer vyf dae wees (10 dae × 50%).
• Hoogte: die hoogtewaarde is belangrik vir versiering omdat dit bepaal hoe hoog of laag die geleentheid in die skedulekaart weerspieël sal word. Jy kan enige waardes spesifiseer, maar dit is beter om klein getalle naby aan nul te neem. Die voorbeeld gebruik 'n reeks van +25 tot -25. As die hoogte positief is, sal die gebeurtenis op die grafiek bokant die horisontale as gereflekteer word, indien negatief - onder die as.

Stap 3. Skep 'n grafiek met X- en Y-asse, voeg die eerste data van die "Tydlyn"-kolom daarby

Dit is tyd om 'n grafiek te skep om die gebeurtenisdata te visualiseer vanaf die tabel wat in die vorige stap gemaak is. Gebruik 'n spreidingsdiagram met X- en Y-asse, want dit laat jou toe om die basiskoördinate vrylik op beide asse te posisioneer.

Volg die instruksies:

• Kies die blad "Voeg in" in die hoofkieslys.
• Kies dan "Charts" → "Scatter" → "Scatter with merkers", 'n leë grafiek sal voor jou verskyn.
• Haak die rande van die grafiek en verander die grootte en verander die grootte van die grafiek sodat die grafiekveld die reeks van sel B4 tot sel K26 dek (druk en hou die Alt-sleutel in om die grafiekarea presies met die selgrense in lyn te bring).
• Regskliek op die diagram en kies die "Kies data"-kieslysitem.

Voeg 'n reeks data by die reeks deur op die "Voeg"-knoppie te klik in die dialoogkassie wat oopmaak.

1. Om die naam "Reeksnaam" te verander, plaas in die ooreenstemmende veld die waarde van sel E30 "Datums".
2. Vir die X-aswaarde, kies die toepaslike veld en kies selle C33: C46 Begindatum.
3. Vir die Y-as waarde, kies die toepaslike veld en kies selle H33: H46 Hoogte.
4. Klik OK om die venster by te voeg data toe.
5. Klik OK om die datakeuse-venster toe te maak.

Hierdie stappe sal vir ons 'n eenvoudige spreidingsgrafiek met outomatiese formatering gee.

Kom ons maak die gebeurtenismerkers groen:

• Regskliek op enige geselekteerde datamerker, kies verander "Datareeksformaat".
• In die lys wat aan die linkerkant oopmaak, kies die "Marker parameters" oortjie, kies dan die ingeboude merker tipe "Crystal". Verhoog die grootte tot 10 pt.
• Kies 'n soliede vul op die Merkervul-oortjie. Verander die vulkleur na groen.

Ons het nou 'n verspreidingsdiagram wat die tydlyn voorstel. Tot dusver wys groen merkers net die begin van take.

Verander die naam van die grafiek: dubbelklik op die teksveld met die naam en voer jou naam in.

Ons gaan terug na die tydsberekening opsies in stap 5, voeg horisontale stawe langs die X-as by, maar gaan nou voort om die grafiek te formateer.

Stap 4. Rangskik die voorkoms van die diagram en voeg die name van gebeurtenisse by

Ons raak ontslae van wat ons nie in die diagram nodig het nie.

Y-as … Versteek die vertikale as, want dit dra nie inligtingslas nie. Kies 'n diagram, in die hoofkieslys op die "Werk met diagramme"-oortjie, kies "Uitleg". Kies dan Asse → Vertikale hoofas → Moenie wys nie.

Horisontale gidse … Hulle is ook nutteloos. Kies die grafiek, gaan in die hoofkieslys na die Uitleg-oortjie, kies dan Rooster → Horisontale roosterlyne langs hoofas → Moenie wys nie.

Grafieklegende … Ons sal dit dan vervang met 'n mooier een, maar deaktiveer dit vir eers: "Uitleg" → "Legende" → "Nee".

Ten slotte vertoon ons die data-etikette vir elke merker. In die hoofkieslys op die "Uitleg"-oortjie, kies "Data-handtekeninge" → "Links".

Hoe om data in token handtekening te verander

Die invoer van data oor elke gebeurtenis in die diagram is lank en moeilik, want jy moet elke merker afsonderlik kies en hernoem.

Maar hierdie proses kan vier keer versnel word:

• Klik op die byskrif van die eerste merker (linkerbovenhoek van die grafiek) om alle waardes gelyktydig te kies. Moenie op die groen merker klik nie, dit sal ander voorwerpe kies!
• Klik weer op die merkerbyskrif om die enkele naam te wysig.
• Tik die simbool = in die formule-invoerveld.
• Klik op sel D33, dit bevat die gebeurtenis "Fase 1", druk Enter.
• Herhaal die eerste vier stappe vir die oorblywende byskrifte vir elke merker.

Hoe om areas vas te pen

Dit is nuttig om die streke op reël 28 vas te pen sodat jy altyd die diagram kan sien terwyl jy aan die dokument werk. Die eerste 27 reëls sal voor jou oë bly, selfs al blaai jy deur die res van die reëls.

Om gebiede te vries:

• Kies sel A28.
• Kies die "View"-oortjie in die hoofkieslys.
• Kies Venster → Vries gebiede.
• Kies "Vries gebiede" in die aftreklys.

'n Swart horisontale lyn sal bo die 28ste lyn verskyn. Alles hierbo is nou vasgemaak en net die onderste reëls sal beweeg wanneer jy blaai.

Stap 5. Voeg foutstawe by om tydlyne te vertoon om die grafiek in 'n visuele rooster te verander

Die horisontale foutstawe op die diagram sal wys hoe lank dit neem om elke taak te voltooi. Om hulle te doen:

• Merk die grafiek.
• Kies die Uitleg-oortjie in die hoofkaartnutsgoedkieslys.
• Kies die "Tydlyn"-datareeks in die aftreklys in die linkerbovenhoek (plotarea).
• Op die Uitleg-oortjie, kies Foutstawe → Gevorderde foutstawe-instellings. 'n Dialoogkassie sal oopmaak.
• In die aftreklys in die linkerbovenhoek, kies die X-as-foutstawe om die grafiek te formateer.
• In die dialoogkassie om horisontale stawe te verander, kies die merkblokkie vir die Plus-pen. Eindstyl → Geen punt nie.
• In die "Foutwaarde"-lys, kies die "Custom"-item en klik op die "Spesifiseer waarde"-knoppie. In die nuwe venster "Configuring the error bar" wat oopmaak, spesifiseer die "Positive error value". Om dit te doen, plaas die wyser in die toepaslike veld en kies die reeks selle van E33 tot E74. Klik OK.

Nou strek grys lyne van die groen merkers na regs, dit wys hoeveel tyd jy aan hierdie of daardie taak moet spandeer. Hulle moet geformateer word vir duidelikheid:

• Gaan in die venster Formateerfoutbalkies na die Lynkleur-oortjie. Kies Soliede lyn. Maak die vulsel grys.
• Verhoog die lynwydte op die Lyntipe-oortjie tot 4 pt.

Om die diagram beter te navigeer, trek dun vertikale lyne van die merkers af. Om dit te doen, kies in die aftreklys in die linkerbovenhoek "Foutbalkies langs die Y-as". Die dialoogkassie vertoon vertikale foutstawe. Kies die Minus-rigting, Eindstyl → Geen punt, Foutbedrag → Relatiewe waarde, voer 100% in hierdie veld in. Kies self die kleur en dikte van die lyne.

Stap 6. Voeg die gereedheidswaarde by die grafiek

Dit is tyd om 'n reeks data by die grafiek te voeg wat die persentasie van die taak voltooi toon.

As 'n taak 10 dae neem en 50% voltooi is, sal die balk vir voltooiing halfvol wees. Dit is 'n maatstaf vir die dop van werk en sluit nie naweke en vakansiedae in nie. Om nuwe inligting by die grafiek te voeg, volg die instruksies hieronder.

• Regskliek op die grafiekarea, kies "Kies data" in die kontekskieslys.
• Klik op die "Voeg"-knoppie, in die venster wat verskyn, definieer die "Ry Name" deur sel G30 te kies. Die datareeks vir die X- en Y-asse is dieselfde as in stap # 3.
• Rooi merkers sal op die diagram verskyn, wat groenes sal versteek.

Stap 7. Formatering van die nuwe data statistieke

Om die grafiek in dieselfde styl te laat reflekteer, en die data oorvleuel nie, formateer ons die merkers:

• Kies "Ready Row" in die aftreklys in die linkerbovenhoek. Onmiddellik onder die aftreklys is daar 'n knoppie "Formaat van die geselekteerde fragment". Klik daarop, 'n dialoogkassie sal oopmaak.
• Verander die merkerparameters. Kies die "Crystal" vorm tipe, stel die grootte op 10 pt, en kies 'n soliede groen vulsel vir die merker. Maak die dialoog toe.
• Sonder om die keuse van merkers te verwyder, in die hoofkieslys op die "Uitleg"-oortjie, klik die "Data-etikette"-knoppie, kies die "Moenie wys nie"-item in die kieslys wat verskyn.

Stap 8. Voeg foutstawe by om die persentasie van voltooiing van take op te spoor

Nou moet jy nuwe planke byvoeg sodat jy met 'n oogopslag kan sien in watter stadium die take is.

• Kies weer Ry Gereed uit die aftreklys aan die linkerkant. Druk die knoppie "Foutbalke" in die hoofkieslys. Kies "Gevorderde Opsies" in die aftreklys. 'n Dialoogkassie sal oopmaak. Stel die vertikale latte op 'n vaste waarde deur nul in die ooreenstemmende veld in te voer.
• Skakel oor na die parameters van die planke parallel met die X-as Stel die rigting op "Plus". Eindstyl → Geen punt, foutbedrag → Pasgemaak. In die dialoogkassie Positiewe foutwaarde, spesifiseer die reeks selle G33-G47.
• Verander die kleur van die lyne na groen deur 'n soliede vul te kies. Stel die lynwydte op 7 pt.

Die horisontale groen lyne wys of die take gedeeltelik of ten volle afgehandel is.

Stap 9. Voeg 'n vertikale lyn by wat die huidige dag verteenwoordig

Die rooi lyn wys watter dag dit is, en maak dit duidelik hoe die projek as geheel by die sperdatum inpas.

• Roep die kontekskieslys vir die diagram met die regterknoppie. Kies "Kies data".
• Klik op die "Voeg by"-knoppie, tik die woord "Vandag" in die "Reeksnaam"-veld in. Voer die reeks selle C31-C32 in vir die X-aswaarde en H31-H32 vir die Y-aswaarde.

Twee nuwe merkers het op die grafiek verskyn. Benoem hulle: kies die data-etikette en skryf die woord "Vandag" in die formulebalk. Regskliek op die handtekening en kies die "Data Format" item in die konteks kieslys. Plaas die posisie van die byskrif "Bo".

• Gaan na die hoofkieslys op die blad "Uitleg".
• Kies "Vandag ry" in die aftreklys in die boonste linkerhoek.
• Voeg foutstawe met bykomende parameters by volgens die instruksies soos in die vyfde stap. Jy sal 'n plank langs die vertikale as nodig hê, met die Minus-rigting, die finale styl van Geen punt, met 'n relatiewe waarde van 100%.

Jy het nou 'n vertikale lyn wat die huidige dag voorstel. Verander die kleur van die lyn na rooi, vergroot die grootte na 3 pt.

In die steekproef is die huidige datum vas, dus sal dit nie verander nie. Maar vir projekte wat aktief ontwikkel word, word 'n ander manier aanbeveel om data op te teken. Om dit te doen, plaas die datum in sel B2 deur die formule = VANDAG () in te voer en spesifiseer in die dataseleksie-dialoogkassie vir die waarde van die X-as sel B2 in plaas van die reeks wat jy vroeër gespesifiseer het.

Stap 10. Voeg teksblokke by

Nou kort die diagram net die legende vir die legende sodat dit deur die hele span verstaan kan word.

• Kies die diagram, gaan na die hoofkieslys op die blad "Voeg in". Kies "Letter".
• Plaas die etiketarea in die regter boonste hoek van die grafiek. Kies die rand van die tekskassie met die regtermuisknoppie, kies die item "Formaatvorm" in die kontekskieslys. In die venster wat oopmaak, kies die vultipe "Solid", die kleur is grys. Formateer die etiket. Jy kan enige aantal blokke invoeg.

Nou kan jy 'n diagram in 20-30 minute maak deur slegs jou gunsteling redakteur MS Excel te gebruik.