Hoe om nie 'n e-posslaaf te wees nie: 7 wenke van die hoof van LinkedIn

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

'n Groot aantal mense het elke dag dieselfde probleem: e-pos, wat ontwerp is om werk- en kommunikasieprosesse te stroomlyn en te organiseer, verander dikwels in 'n bose opsiener, wat jou dwing om 'n ogie oor inkomende mense te hou, asof jy op 'n vervoerband werk.. Sodra jy afgelei word, verander die steeds ophoopende inligting vinnig 'n netjiese en skoon posbus in 'n stortingsterrein, wat moeiliker sal word om skoon te maak hoe langer jy nie na die pos terugkeer nie.

Vandag bring ons vir jou 'n paar eenvoudige wenke vir die bestuur van jou e-posinteraksies van Jeff Weiner, HUB van LinkedIn. Hierdie man aan diens word gedwing om elke dag met honderde mense in kontak te bly, en hy het verskeie truuks wat hom toelaat om nie in hierdie stortvloed inligting te verdrink nie.

My inkassie het in wese die sentrale middelpunt van my werkvloei geword - ek kommunikeer gereeld met meer as 4 300 werknemers in 26 stede regoor die wêreld deur middel van pos. Dit is nie te sê dat ek nog altyd 'n aanhanger van e-pos was nie, of dat ek nie situasies gehad het waar my werk met pos soos Sisyfiese werk gelyk het nie.

In elk geval, ek het oor die jare verskeie praktiese riglyne ontwikkel wat my toegelaat het om van die konsep van “pos beheer my” na die konsep van “ek beheer die pos” te beweeg.

1. Wil minder pos ontvang – stuur minder pos

Hierdie raad lyk belaglik eenvoudig, veral in die konteks van so 'n algemene probleem, maar vir myself beskou ek dit as die goue reël vir suksesvolle e-posbestuur.

Hierdie gevolgtrekking het tot my gekom tydens my werk by 'n vorige maatskappy, waar twee van die mense wat die naaste aan my verbonde was, die maatskappy verlaat het. Hulle het baie effektief met mense gekommunikeer, hard gewerk en, soos dit geblyk het, baie pos gestuur. Terwyl hulle vir die maatskappy gewerk het, het die hoeveelheid korrespondensie wat deur e-pos kom heeltemal normaal gelyk, maar nadat hulle weg is, het ek gevind dat die verkeer in my pos met ongeveer 20-30% afgeneem het.

Al hierdie aktiwiteit in die pos was nie net hulle briewe nie: daar was my antwoorde aan hulle, maar daar was ook briewe en antwoorde van alle geadresseerdes wat aan die korrespondensie geheg is. Dikwels het hierdie boodskappe nie my verpligte deelname aan die bespreking vereis nie.

Van daardie oomblik af het ek vir myself’n duidelike voorwaarde gestel – om nie onnodig te skryf nie. Die resultaat: minder pos en meer inkassiebestellings sonder om werksaktiwiteite in te boet. Sedertdien het ek probeer om nie van hierdie reël af te wyk nie.

2. Merk hangende e-posse as ongelees

Om 'n e-pos as ongelees te merk, het die manier waarop ek met pos werk, fundamenteel verander. Dit is vir my genoeg om vinnig deur die inkomende briewe te gaan, dadelik die dringendste te beantwoord en onnodige uit te vee. Dieselfde briewe waarna ek later moet terugkeer, as daar tyd is, merk ek as ongelees. Dit skakel die vrees uit dat’n belangrike brief, gelees en onbeantwoord gelaat, vergeet en in die ingewande van die posbus begrawe sal word. Dieselfde benadering stel ons in staat om 'n soort ToDo-lys te implementeer, waarna ek later sal moet terugkeer.

Ek probeer om elke werksdag af te sluit met 'n minimum van sulke hangende briewe, en ideaal gesproke moet dit glad nie wees nie. As ek op hierdie dag nie tyd het om na hulle terug te keer nie, dan sal ek die volgende werksoggend met hulle begin.

3. Stel 'n duidelike posskedule vas

Die afgelope paar jaar het my lewe op werksdae volgens 'n redelik duidelike skedule verloop. Word 5:00-5:30 in die oggend wakker, een uur na die poskantoor, lees die nuus, ontbyt, speel met die kinders, oefen, kantoor, kom huis toe, sit die kinders in die bed, aandete saam met sy vrou, rus (gewoonlik is dit TV kyk met die gepaardgaande skoonmaak van die inkassie-lêergids tydens advertensies en vervelige oomblikke).

Dit het geblyk dat as ek by so 'n skedule hou, ek maklik die pos kan bestuur, maar sodra die skedule 'n bietjie verander word, begin chaos in die posbus.

In hierdie geval sal jy nie die toenemende druk voel van die besef dat jou boks skielik sonder toesig gelaat sal word nie. Om 'n skedule op koers te hou, sal help om dinge onder beheer te hou. Dit het Benjamin Franklin gehelp, dit help jou ook.

4. Druk jouself duideliker uit

Onthou jy die stukkende foonspeletjie? Dit was toe nogal snaaks, maar nou word alles in die konsep van werk en besigheid in ag geneem, en daar is nie tyd vir speletjies nie.

Woorde is baie belangrik en moet baie versigtig gekies word om dubbelsinnigheid en misverstand te vermy. Hoe meer ondubbelsinnig en duidelik om jou teks te verstaan, hoe minder waarskynlik sal jy 'n tweede brief ontvang wat vra om die eerste te verduidelik.

5. Dink aan die ontvangers

Dit blyk dikwels dat die To- en Cc-velde deur baie as dieselfde beskou word. Trouens, met hul hulp kan jy dit ondubbelsinnig duidelik maak van wie van die ontvangers jy 'n reaksie verwag, en aan wie 'n afskrif van die brief gestuur is om hom op hoogte te hou.

Trouens, om nie die ontvangers uit te lig van wie 'n antwoord vereis word nie, is die vinnigste manier om paniek en verwarring in die korrespondensie te skep. 6 ontvangers in plaas van 1 ontvanger en 5 kopieë is 5 ekstra moontlike antwoorde, wat elkeen kan groei tot 'n hele aparte ketting letters.

6. Bevestig ontvangs

As jy as die ontvanger aangedui word, en die brief is werklik aan jou gerig, moet dan nie lui wees om die sender in te lig dat jy die brief ontvang het nie. Jy het nie baie woorde nodig nie, 'n eenvoudige "ontvang" of "ontvang" sal genoeg wees. Dit sal 'n teken word dat jy die inligting ten volle en in die regte volume ontvang het en dat die sender nie meer vereis word om vir jou iets anders oor dieselfde onderwerp te stuur nie.

As jy nie ontvangs bevestig het nie, bly die sender heeltemal onbewus van die brief. Miskien het dit verlore geraak in die dieptes van jou boks? As dit belangrike inligting is, sal twyfel en angs die sender dwing om nog 'n brief aan jou te skryf met 'n versoek om die ontvangs van die eerste brief te bevestig, of om iemand anders te vra oor jou teenwoordigheid by die werkplek. Ekstra mense is betrokke, ekstra briewe word gestuur en ontvang.

7. Hou emosies uit die pos

E-pos kan 'n nuttige hulpmiddel wees as dit korrek gebruik word. Dit kan ook 'n vernietigende krag word as dit verkeerd gebruik word. Die mees algemene voorbeeld is die gebruik van pos om kontroversiële, botsende en sensitiewe kwessies te bespreek.

Dit hou nooit op om my te verstom hoe mense woorde en uitdrukkings in korrespondensie gebruik wat hulle nooit voor dieselfde gehoor sou sê nie.

As jy jouself skielik in sulke korrespondensie bevind, doen dan een eenvoudige ding - stop. Jy kan 'n dispuut of konflik oplos deur die telefoon op te tel en die geadresseerde te bel, of deur persoonlik met hom te vergader. Sulke delikate dinge moet nie in tekskorrespondensie hanteer word nie. Die teks dra nie die emosionele komponent, intonasie en ander belangrike dinge oor wat deurslaggewend kan wees vir 'n konstruktiewe oplossing van die saak nie.

(via Jeff Weiner)