Hoe om die GTD-stelsel effektief in die lewe toe te pas

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

’n Stap-vir-stap plan, waarna jy hierdie produktiwiteitstegniek maklik in jou lewe kan implementeer, prioriteite kan stel en altyd tyd kan kry vir belangrike dinge.

Hierdie materiaal is 'n voortsetting van die artikel "". Eerstens is dit die moeite werd om uself daarmee vertroud te maak, aangesien baie van die konsepte wat gebruik word in detail daar verduidelik word.

Hierdie artikel is 'n stap-vir-stap gids oor hoe om GTD in die werklike lewe toe te pas. Toe ek geskryf het, het ek by die volgende beginsels gehou:

• Veelsydigheid. Die idees wat hier beskryf word, is universeel, en met hul hulp sal almal vir hulself 'n GTD-stelsel bou wat sal werk met presies die dienste waaraan hulle gewoond is.
• Eenvoud. Die stelsel moet intuïtief maklik wees om te gebruik. 'n Minimum tyd en energie moet bestee word aan die invoer en verwerking van inligting, asook aan die beplanning van die volgende stappe. Eers dan sal die stelsel op die lang termyn en selfs na lang pouses werk: as jy byvoorbeeld vir 'n maand met vakansie gaan, dan wanneer jy terugkeer, sal jy jou benadering tot besigheidsbestuur kan herstel.
• Betroubaarheid. Die belangrikste ding is om vertroue in jou stelsel te hê, naamlik dat jy niks wat beplan is, sal vergeet nie, aangesien jy 'n herinnering op die regte tyd sal sien.
• Konsentrasie op wat belangrik is. Die stelsel behoort jou te help om beide te fokus op wat jy op die oomblik doen en op die dinge wat op die lang termyn belangrik is.
• Genot. Die saak- en taakbestuurstelsel behoort vir jou plesier te verskaf. Wanneer jy byvoorbeeld ná’n harde dag by die werk met jou foon in jou hande op die rusbank lê, kruis jy voltooide take van die lys af en kry ware plesier daaruit. Veral wanneer dit nog gevisualiseer word deur die groei van jou produktiwiteitsgrafiek.

5 hoofstadia van die GTD-stelsel

Fase 1. Insameling van inligting

Dit is nodig om absoluut alle gevalle te versamel, selfs die kleinste, dan sal ons bewussyn suiwer wees en ons sal so produktief as moontlik optree.

Dit is hoekom standaard doenlyste nie werk nie, want die meeste mense teken dikwels net die belangrikste dinge aan, en honderde take wat nie so belangrik is nie, word glad nie in ag geneem nie. Maar dit is juis sulke klein take, wat hulself gereeld aan hulself herinner, wat 'n aansienlike deel van die brein se hulpbronne gebruik en bykomende ervarings skep wat tot moegheid en stres lei.

Een van die belangrike beginsels van die GTD-stelsel is om alle take heeltemal uit jou kop te laai en dit in 'n betroubare stelsel te plaas wat jou sal help om belangrike dinge op die regte tyd te onthou.

Jy moet ook in ag neem dat daar 'n minimum aantal mandjies moet wees vir die insameling van inkomende inligting. Ideaal gesproke een. Dan sal dit die maklikste wees om te hanteer.

Stadium 2. Inligtingverwerking

Op hierdie stadium verwerk ons die inligting wat in ons inkassie is.

Daar is drie opsies vir hoe ons in hierdie stadium kan voortgaan:

• Merk die taak as "Aksie", wat die volgende stap vir die voltooiing daarvan en die sperdatum aandui. Jy kan oorslaan om 'n sperdatum te spesifiseer as jy nog nie 'n duidelike begrip het van wanneer jy die taak moet voltooi nie.
• Skuif inligting na die "Directory" as jy niks daarmee hoef te doen nie, maar dit kan in die toekoms nuttig wees.
• Vee die inligting uit en bepaal dat dit "Asblik" is: dit wil sê, jy hoef niks daarmee te doen nie en dit sal nie in die toekoms nuttig wees nie.

Stadium 3. Organisering van aktiwiteite

Alle aksies gaan deur die volgende tregter.

Filter 1 - "Clipping"

Vra jouself die vraag: moet ek regtig hierdie aksie doen? As jy twyfel, vee dit uit.

Filter 2 - "Delegering"

Vra jouself die vraag: as dit gedoen moet word, moet ek dit dan regtig persoonlik doen? Indien nie, delegeer en dui ons die verantwoordelike persoon, die finale uitslag, tussenstadiums van beheer (knooppunte) en die sperdatum aan.

As die aksie deur jou uitgevoer moet word, gaan na die volgende filter.

Filter 3 - "Aksie"

Vra jouself 'n vraag: sal hierdie aksie meer as 2-5 minute neem? Indien nie, doen dit nou en maak jou kop vry. Indien wel, registreer asseblief.

Aksies in die stelsel kan van die volgende tipes wees.

"Die volgende aksies" - eenvoudige take wat uit een aksie bestaan (bel, skryf, gaan, ensovoorts). Byvoorbeeld, die aksie "Verander winterbande op wiele" sal uit die volgende eenvoudige aksies bestaan: bel en teken in vir 'n motordiens, skeduleer 'n tyd in die kalender en ry op die regte tyd na 'n motordiens.

Dit is gerieflik om sulke handelinge in lyste te versamel volgens plek en omstandighede (kontekstuele lyste). Dit kan die In Winkel-lys wees, waar jy alles lys wat jy nodig het om te koop wanneer jy in die winkel is, of die In the Chair-lys, waar jy dinge en take byvoeg wat jy in die aand ná werk in jou gunstelingstoel kan doen.. Of 'n lys van "baasvrae", waar jy al die vrae wat jy vir jou baas het, neerskryf, sodat jy dit dan almal in een slag kan oplos.

Ek teken gewoonlik al sulke aksies op óf in die "Google Calendar" (afsprake en geleenthede), óf in Todoist, 'n wolkdiens waar dit gerieflik is om take te organiseer.

"Projekte" - take wat meer as een stap vereis om te voltooi. Om die projek van die grond af te kry, moet jy die eerste stappe vir die implementering daarvan beskryf en 'n herinnering daarvan in 'n betroubare stelsel laat. As gevolg hiervan verander die projek in 'n ketting van eenvoudige aksies, wat elkeen binne die volgende vyf minute uitgevoer kan word en die resultaat kry.

Ek plaas projekte op Trello-kaarte. Die kaart is 'n ideale houer vir projekte waar jy kan plaas:

• beskrywing en doel van die projek;
• skakels na ander dokumente oor die projek;
• die name van die verantwoordelikes;
• sperdatum;
• kontrolelyste met die volgende stappe;
• kommentaar oor die projek;
• nodige lêers en so aan.

Vertraagde aksies … As ons nie die volgende aksies kan beplan sonder bykomende gebeurtenisse of inligting nie (ons wag byvoorbeeld vir 'n vriend om die telefoonnommer van 'n motordiens te stuur, waar dit moontlik is om bande winsgewend te verander), plaas ons sulke aksies in die "Uitgestel "lys. Opsioneel kan jy 'n herinnering stel om iets na te gaan.

Sulke doenlyste kan ook as kontekstuele lyste gestruktureer word. Maak byvoorbeeld 'n lys met take wat jy aan jou assistent toegewys het.

Lys "Eendag" bevat take wat nie nou aktiewe optrede vereis nie, maar wat ons graag in die toekoms wil bereik.

Dit kan wees:

• boeke, video-opleidings en kursusse wat jy wil koop;
• nuttige vaardighede wat jy wil bemeester;
• plekke wat jy wil besoek;
• dinge wat jy wil koop.

Jy moet van tyd tot tyd na hierdie lys kyk, aantekeninge maak en dit omskep in doelwitte waarna jy sal werk.

Stadium 4. Gereelde hersiening

Vir die stelsel om te werk, is dit nodig om gereeld die hooftake en projekte te hersien om dié wat nie meer relevant is nie, uit te vee, en die nuwes volgens prioriteit te sorteer en werk toe te stuur.

Volg hierdie wenke om hierdie resensie op 'n gereelde basis te hou:

• Laat 30-60 minute in jou skedule vir die hersiening (aanvanklik sal een keer per week voldoende wees).
• Maak 'n kontrolelys of plan vir so 'n hersiening, waar die volgorde uitgespel word, wat kom daarna. Hierdie plan behoort nie te ingewikkeld te wees nie en die hersiening behoort jou nie te lank te neem nie, of jy sal dit net nie gereeld doen nie.

Hieronder is 'n voorbeeld van my weeklikse oorsig kontrolelys. Ek het dit in die formaat van 'n cheat sheet gemaak met 'n volgorde van aksies, wat die dienste/dokumente wat ek na kyk uitbeeld. Jy kan dit met 'n gewone lys rangskik of 'n vryhanddiagram teken wat vir jou gerieflik is.

Druk vier van hierdie kontrolelyste per maand. Neem tydens die weeklikse hersiening een van hulle in die hand en kruis die voltooide items van die lys af. Hierdie eenvoudige oefening sal jou motiveer om aan te hou om hierdie resensies te doen.

Stadium 5. Aksies

Wanneer die plan vir die week opgestel is, dan bly daar om op te tree. Vermy een van die grootste GTD-beginnersfoute wanneer jy te veel tyd spandeer om take te organiseer in plaas daarvan om dit werklik te voltooi.

Hier is 'n paar wenke om jou optrede doeltreffender te maak.

1. Maak 'n plan vir die dag gebaseer op die plan vir die week. Breek jou dag in blokke op, maak 2-3 blokke vir belangrike take en 'n paar blokke vir ander take. Die duur van die blokke is gemiddeld 60–120 minute. Voeg vrye tyd tussen blokke in vir onvoorsiene take.
2. Werk op die Pomodoro-stelsel, hiervoor kan jy 'n timer op jou foon stel. Die essensie daarvan is eenvoudig: elke 25-30 minute se werk, neem 'n pouse vir vyf minute, en na die derde werkblok - 'n langer pouse (15-30 minute). Die totaal is drie blokke van 30 minute, met pouses van vyf minute, gevolg deur 'n lang pouse van 15-30 minute. Jy kan 2-4 sulke siklusse per dag doen, afhangend van hoe gereeld jy afgelei word.
3. Tydens blokke met belangrike dinge, probeer om nie deur ander mense en vreemde geluide afgelei te word nie (hiervoor kan jy spesiale musiek vir konsentrasie in die oorfone aanskakel).
4. Bepaal wanneer jou energievlak die hoogste is (byvoorbeeld van 7 tot 9 in die oggend), en doen gedurende hierdie tyd die belangrikste dinge wat jou nader aan jou persoonlike doelwitte bring.
5. Moenie te veel belangrike dinge vir die dag beplan nie: 1-3 is genoeg. Dit is belangrik dat jy aan die einde van die dag, nadat jy na die deurgehaalde take in jou plan gekyk het, jy tevrede is en dieselfde realistiese plan vir môre maak.