Hoekom jy 'n kontrolelys by die werk nodig het

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

'n Kontrolelys lyk na 'n baie outydse manier om jou werkvloei te organiseer, want daar is soveel moderne tegnieke daar buite. Maar ons is gereed om jou te oortuig deur een wetenskaplike eksperiment, die mening van 'n Ph. D. en die ervaring van die sanger van die groep Van Halen as argumente te gebruik.

In die moderne wêreld word ons voorsien van ongekende toegang tot inligting. Ons kan baie leer bloot deur die korrekte soekterm te vra of deur aanlyn ensiklopedieë oop te maak. Nietemin, met hierdie vlaag inligting kry ons ook baie probleme.

Ons weet nou meer as ooit tevore, maar daar is 'n probleem om teorie in praktyk te omskep, waarde en bruikbaarheid daaraan te gee.

In baie opsigte het die inligtingsera ons baie minder prakties en wys gemaak. Laat weet ons baie, maar ons verloor maklik konsentrasie, ons word afgelei van die belangrikste ding, ons laat die aandag verdwyn. Boonop verloor ons maklik die basiese beginsels, noodsaaklike agtergrondinligting, en maak foute met 'n gevoel van ons eie bevoegdheid.

Volgens chirurg en openbare gesondheidsnavorser Atul Gawande, M. D., moet mense die meeste van hul kennis maak.

Atul Gawande Amerikaanse chirurg, joernalis, skrywer

Ons kan mislukkings as gevolg van onkunde vergewe. As 'n persoon nie geweet het wat om in 'n gegewe situasie te doen nie, is ons bly dat hy alles moontlik gedoen het om die probleem op te los. Maar as hy geweet het hoe om voort te gaan, maar hierdie inligting nie op die regte manier toegepas het nie, is dit moeilik om nie kwaad te word nie.

Foute wat gemaak word as gevolg van die vaste oortuiging dat "Ek weet die beste wat om te doen" is dikwels die pynlikste. Jy het nie jou bes probeer en misluk nie, maar doelbewus die leiding van oormoed gevolg en misluk. Atul Gawande meen dit is soortgelyk aan hoe 'n eenvoudige fout wat 'n ervare chirurg maak, tot die dood van 'n pasiënt lei.

Hoe hanteer ons hierdie oseaan van inligting? Hoe om kennis die beste te gebruik en ruimte te laat vir wonderwerke? Volgens dr. Gawande kan jy jou eie krag en bekwaamheid voel deur 'n kontrolelys te gebruik.

Dr. Gawande het die effek van kontrolelyste op chirurge noukeurig bestudeer, of eerder, op die aantal gevalle van infeksie van pasiënte tydens chirurgie. Ten spyte van die feit dat die eksperiment gerespekteerde en bekwame chirurge behels het, het almal op die een of ander manier die gevaar geloop om tydens die operasie 'n fout te maak.

Die kontrolelys wat aan die chirurge voorgelê is, was kort en eenvoudig. Dit lees:

• Was jou hande met seep en water.
• Vee die pasiënt se vel af met 'n antiseptiese middel.
• Plaas steriele verbande op die pasiënt se liggaam.
• Trek 'n hoed, masker, steriele toga en handskoene aan.

Mediese studente leer hierdie stappe uit hul kop, dit is voor die hand liggend, eenvoudig en nodig. Maar 'n persoon is nie 'n masjien nie, en hy kan van een van die aksies vergeet. Om een stap oor te slaan, kan lei tot infeksie, wat bykomende behandeling, finansiële koste en, in die ergste geval, die dood van die pasiënt beteken.

Verbasend genoeg, sodra hierdie kontrolelys voor die dokters se oë verskyn het, het hulle minder foute begin maak. Die aantal infeksies het met 66% afgeneem. Dit het baie geld gespaar, maar nog belangriker, dit het meer as duisend lewens gered.

Natuurlik is 'n kontrolelys as 'n manier om gedagtes te struktureer, aksies te stroomlyn en die nodige inligting te onthou, nie net nuttig vir dokters nie, maar ook vir elkeen van ons.

Jy mag dit dalk aanstootlik vind om 'n kontrolelys te skryf om niks te vergeet nie. Jy is immers slim genoeg en kan op jou eie geheue staatmaak. Maar die hoofdoel van 'n kontrolelys is dissipline wat jou sal help om die beoogde pad te volg en foute te vermy.

Hoekom 'n kontrolelys maak

1. Die kontrolelys help jou om seker te maak jy vergeet nie basiese en eenvoudige inligting nie. Dr Gawande glo dat die kontrolelys 'n soort "kognitiewe netwerk" skep wat ons beskerm teen ons eie tekortkominge - die grense van geheue en aandag. Die kontrolelys verseker dat jy nie van algemene waarhede vergeet op die oomblik wanneer moegheid of luiheid nader kom nie.
2. Die kontrolelys maak jou verstand vry en gee dit die geleentheid om aan werklik moeilike take te werk. Sodra jy opgehou het om jou oor eenvoudige en onbenullige dinge te bekommer, kry jy die kans om op moeilike keuses te fokus. Dit werk veral goed in gevalle waar onverwagte of onbeplande situasies voortdurend opduik en dit taamlik moeilik is om jouself te beheer.
3. Die kontrolelys help om gedissiplineerd te wees. Dit is belangrik wanneer dit by roetinetake kom. Wanneer ons gewoond raak daaraan om van dag tot dag iets te doen, verloor ons maklik entoesiasme en aandag, maak foute en misrekenings. As jy te gemaklik voel in jou werkplek, jy ontspan en jou aandag word afgelei, sal die kontrolelys jou help om elke minuut wakker te bly.
4. Die kontrolelys spaar tyd. Jy hoef nie meer aan elke stap te dink nie: jy het alles reeds op 'n stuk papier beskryf. As 'n besluit nou geneem moet word, is tyd die mees waardevolle hulpbron.’n Kontrolelys sal jou help om kosbare sekondes te wen.

Ja, 'n kontrolelys is nie die mees oorspronklike manier om jou werkvloei te beheer nie. Maar terselfdertyd blyk hierdie eenvoudige hulpmiddel ongelooflik waardevol te wees vir diegene wat foute wil verminder en die kwaliteit van hul werk wil verbeter.

Hoe om 'n effektiewe kontrolelys te skep

Daar is goeie kontrolelyste en slegte kontrolelyste. So, hoe skep jy 'n kontrolelys wat jou sal help om aan die gang te kom?

1. Fokus net op eenvoudige dinge. Die doel van 'n goeie kontrolelys is om die nodige inligting oor te dra. Geen besonderhede nie. Die kontrolelys is nie 'n gids nie, nie 'n toer van jou werkvloei nie. Dit is 'n diagram wat jou help om die belangrikste dinge te onthou. 'n Goeie kontrolelys moet vyf tot tien punte hê.
2. Die kontrolelys moet eenvoudig en prakties wees. Gebruik duidelike woorde wat die taak akkuraat beskryf. As jy ekstra tyd nodig het om presies te onthou wat elke item beteken, is jou kontrolelys sleg.
3. Besluit wanneer om te breek. Wanneer sal jy jou kontrolelys gebruik? Wanneer gaan jy aanbeweeg na die volgende item? Hoe kontroleer jy dat die item voltooi is? Kies 'n tyd wanneer jy oor die kontrolelys gaan en maak seker dat alles gedoen is en jy kan aanbeweeg na die volgende taak.
4. Definieer die tipe van jou kontrolelys. Byvoorbeeld, as dit 'n resep is, sal jy elke stap lees en die instruksies volg. Dit is 'n lees-doen-tipe. En as jou kontrolelys werkopdragte vir vandag bevat en jy trek eenvoudig voltooide take daaruit deur, dan is dit die "gemaak - bevestig" tipe. Hierdie stap sal jou help om jou werk met jou kontrolelys te stroomlyn en jouself beter te beheer.
5. Wees voorbereid om jou kontrolelys te hersien en by te werk. Hersien dit gerus en maak nuwe take of wysigings. Jy moet eksperimenteer sodat jou kontrolelys werklik doeltreffend kan wees.

Die laaste stap is veral belangrik. Jou kontrolelys is nie in klip gehard nie; dit is ontvanklik vir veranderende omstandighede.

Geen bruin M&M's nie

David Lee Roth, hoofsanger van Van Halen, het 'n eienaardige gewoonte. Die rocker-ryer lyk voldoende: dit lys die tegniese vereistes vir die toerusting. Maar een van die punte skok gereeld die werknemers van konsertsale, stadions en musiekklubs: iewers in die middel van die lys is 'n M & M's-bakkie, wat nie 'n enkele bruin lekkergoed moet bevat nie.

Hierdie ruiters tree op soos kontrolelyste: werknemers beweeg van punt tot punt en voldoen aan die musikant se eise. Wanneer David Lee Roth 'n werk aanvaar, stel hy hoofsaaklik belang in 'n bakkie lekkergoed. Kan jy raai hoekom?

Terwyl hy vra om alle bruin M & M's te verwyder klink mal, kan David Lee Roth dit verduidelik. As die stadionpersoneel bruin lekkergoed in die bak los, beteken dit dat hulle nie aandag aan die ruiter gee nie. Wanneer David op so 'n dragee afkom, gaan kyk hy alles anders: of die instrumente goed gekoppel is, of die toerusting reg gestel is, of sy vereistes vir die perseel en toerusting in ag geneem word. En as daar nie bruin lekkers is nie en die terreinwerkers selfs so 'n vreemde wens gerespekteer het, kan die musikant seker wees: alles anders is ook gedoen.