Hoe om Google Docs skoon te maak

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Ons hark eindelose "Nuwe dopgehou" en raak ontslae van dokumente met onverstaanbare name.

As jy baie met Google Docs, of Google Docs werk, het jy waarskynlik die probleem gehad dat daar te veel lêers is, en die hoofbladsy van die diens verander in 'n deurmekaar solder. Lifehacker vertel hoe jy orde uit chaos kan skep.

Gebruik ingeboude sorteergereedskap

Google Docs het verskeie ingeboude sorteernutsgoed om jou te help om vinnig die lêers te vind wat jy wil hê. Om dit te doen, kies net die toepaslike opsie deur op een van die simbole in die regter boonste gedeelte van die hoofskerm te klik.

1. Deur vertoonformaat

Die diens laat jou toe om die voorkeur manier van vertoon van lêers aan te pas: 'n lys of 'n rooster. Om dit te doen, klik net op die ooreenstemmende ikoon.

2. Volgens datum of titel

Jy kan dokumente gerieflik sorteer volgens die datum waarop hulle bekyk is, die datum van veranderinge wat deur jou of alle gebruikers gemaak is, en ook volgens titel.

3. Deur eienaar

Google Docs laat verskeie gebruikers toe om tegelyk aan dokumente te werk, en daarom is hierdie diens so gerieflik. As jy nie net dokumente skep nie, maar ook met vreemdelinge werk of gesamentlik werk, sal sortering volgens die eienaar (skepper) van die dokument jou help. Om dit te gebruik, klik net op die toepaslike item op die hoofskerm en kies die toepaslike opsie.

4. Waar moontlik toegang

Om alle lêers te sien wat deur ander gebruikers geskep is en tot jou beskikking is, klik op die gidsikoon in die regter boonste hoek van die hoofskerm en kies "Beskikbaar".

Word georganiseer op Google Drive

Alle lêers vanaf Google Docs (sowel as Blaaie en Skyfies) is op Google Drive beskikbaar. Daarom, tot 'n groot mate, is orde in Disk 'n voorwaarde van orde in Dokumente. Hier is wat jy kan doen om die chaos te hanteer.

1. Sorteer dokumente in dopgehou

Jy kan maklik vouers op Google Drive skep. Om dit te doen, moet jy op die groot knoppie "Skep" klik en die item "Map" kies.

Gee jou lêers en vouers duidelike en spesifieke name. Uit die name "New folder", "Untitled", "1" of "lvpdlvarp" is dit nie duidelik wat binne is nie. Daarbenewens sal sulke lêers en vouers moeiliker wees om te vind onder baie ander. Die titels "Septemberverslae", "Klantekontaklys om 15.10" of "Biotegnologie-artikel" sal jou help om jou rekords doeltreffender te hou.

Jy kan lêers na 'n gids oordra deur met die rechtermuisknop daarop te klik en die toepaslike item te kies.

Die gidskieslys kan vanaf die Google Docs-tuisskerm oopgemaak word.

2. Gebruik verskillende vouerkleure en -etikette vir belangrike lêers

By verstek is alle vouers in Google Drive grys, maar jy kan met die rechtermuisknop daarop klik en een van 24 kleure in die aftreklys kies.

Jy kan ook die nodige lêers op Disk merk. Dit word gedoen deur met die rechtermuisknop te klik en "Voeg by gemerk" te kies.

Jy kan die gemerkte lêers direk in die "Dokumente" bekyk.

3. Vee onnodig uit

Met intensiewe gebruik van Google-dienste versamel hulle 'n groot hoeveelheid onnodige en verouderde dokumente. Jy kan hulle beide in "Dokumente" en "Disk" uitvee deur met die rechtermuisknop op die vereiste dokument te klik en "Verwyder" te kies.

As jy per ongeluk 'n dokument uitgevee het (Google Docs vra nie vir bevestiging van 'n handeling wanneer dit uitgevee word nie), kan jy die "Kanselleer"-opspringknoppie klik.

En as jy dit uitgevee het, maar na 'n paar dae van plan verander het, gaan na die "Asblik", regskliek op die verlangde lêer en kies "Herstel".

Lêers in die asblik word vir 30 dae gestoor, waarna dit outomaties uitgevee word.

4. Gebruik Filewatch om van onnodige goed ontslae te raak

Filewatch kan jou help om lêers te vind waartoe jy nog toegang het vanaf byvoorbeeld jou ou werkplek: dit wys jou met watter mense jy dokumente deel en laat jou losmaak daarvan. Die diens is ook in staat om lêers te vind wat vir te veel gebruikers beskikbaar geword het (byvoorbeeld na die netwerk uitgelek) sodat jy die instellings vir toegang tot hulle kan verander.

Filewatch is ingesluit in die Google Workspace Marketplace-biblioteek, wat beteken dit is deur Google gesertifiseer, sodat jou sensitiewe data nie in die verkeerde hande val nie. Die diens is gratis.

• Laai af van Google Biblioteek →
• Laai af van die Filewatch-webwerf →