5 wenke om jou werksdag te help organiseer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Eenvoudige truuks wat jou sal red as jy voortdurend nie genoeg tyd vir enigiets het nie.

1. Prioritiseer

Daar is 'n baie eenvoudige dog effektiewe manier om jou sake volgens dringendheid en belangrikheid te kategoriseer. Dit is 'n stroombaan genaamd die Eisenhower Matrix. Dit is uitgevind deur Dwight D. Eisenhower, Amerikaanse president, generaal van die Amerikaanse weermag en net 'n baie produktiewe persoon.

Ek het twee soorte dinge: dringend en belangrik. Belangrike dinge is selde dringend, en dringende dinge is selde belangrik.

Dwight D. Eisenhower

Die Eisenhower Matrix het vier afdelings. Die horisontale as toon die dringendheid van die saak, en die vertikale as toon die belangrikheid. Die matriks laat jou toe om al jou take maklik in kategorieë te organiseer: "Nie-dringend en nie belangrik nie", "Dringend maar nie belangrik nie", "Belangrik en nie-dringend", of "Dringend en belangrik".

Probeer om die Eisenhower Matrix te prioritiseer en jy sal verbaas wees oor hoeveel tyd jy spandeer aan dringende maar nie baie belangrike dinge nie. Byvoorbeeld, eindelose boodskappe van kollegas of telefoonoproepe wat jou aandag net van dringende take aflei.

Maak tyd vir die regte dinge. As daar iets belangrik en dringend is, doen dit dadelik. Beplan belangrike, maar nie dringende take nie, skat die benaderde tyd vir die voltooiing daarvan en besluit wanneer jy dit gaan doen. Onbelangrike maar dringende sake kan aan iemand anders gedelegeer word. Stel nie-dringende en onbelangrike take vir later uit of weier dit heeltemal.

2. Maak Tyd vir Diep Werk

Die waagkapitalis Sam Altman het eenkeer gesê: "Digitale afleiding is een van die grootste sielkundige probleme van ons tyd." Dink net: ons kyk gemiddeld 50 keer per dag na ons slimfone. En, volgens die wetenskaplike en skrywer Cal Newport, benadeel dit ons vermoë om helder te dink en kreatief te wees aansienlik.

In sy “Om met die kop te werk. Patrone van sukses van 'n IT-spesialis "hy stel die konsep van" Deep Work bekend. Hierdie tipe werk impliseer volledige konsentrasie en onderdompeling in 'n spesifieke taak. Geen afleidings nie - maksimum moeite en konsentrasie. Dit is die enigste manier waarop jy werklik moeilike take met die regte vlak van kwaliteit kan uitvoer.

Newport noem die taktiek wat deur sy kollega, professor Adam Grant aan die Universiteit van Pennsylvania, gebruik is. Hy wy die herfssemester aan onderrig, en die lente en somer aan navorsing, en meng nooit die twee nie. Tydens intense navorsing stel die professor homself bloot aan algehele isolasie sodat die studente nie met hom inmeng nie.

Dit is waarskynlik dat jy nie die geleentheid het om op dieselfde manier te gaan en vir 'n paar maande van bronne van irritasie weg te kruip nie. Moenie moedeloos wees nie: jy hoef jou nie vir 'n hele semester in "diep werk" te verdiep nie. Newport skep jou eie skedule gebaseer op jou persoonlike voorkeur.

Besluit op watter tydstip jy die mees energieke en wakker voel, en doen die moeilikste werk presies dan, skakel jou slimfoon af en weier om e-pos na te gaan. Newport self begin byvoorbeeld vroeg in die oggend werk, maar doen dit nooit na 17:30 nie.

3. Skat vergaderingtye

Paul Graham, medestigter van die begin-broeikas Y Combinator, dat daar twee tipes werkskedules is: die "bestuurder"-skedule en die "skepper"-skedule.

Die eerste opsie is vir organiseerders en base. Na hulle mening is werktyd maklik om te bestuur. Jy moet die dag in uurlikse intervalle verdeel. En wanneer 'n nuwe taak verskyn, sit jy net 'n paar uur daarvoor opsy en merk dit in die organiseerder. As die "bestuurder" dus 'n tyd vir 'n sakevergadering of dinkskrum moet skeduleer, kyk hy na sy kalender, vind 'n onbesette uur en vergader sy kollegas.

Maar vir die "skeppers" is sulke vergaderings, selfs dié wat vooraf beplan is, 'n ramp. Kreatiewe mense, programmeerders, skrywers of kunstenaars, verdeel immers nie hul skedule as "bestuurders" nie. Hulle moet gewoonlik ten minste 'n halwe dag gebruik om take te voltooi, en in een uur word hulle hoogstens net warm. En wanneer die “skeppers” te midde van hul arbeidsaktiwiteit moet wegbreek en na 'n vergadering met kollegas moet gaan, val hulle uit hul ritme en dan is dit vir hulle baie moeilik om terug te keer na die taak.

Die bestuurder se skedule en die skepper se skedule werk net goed op hul eie. Maar wanneer hulle mekaar kruis, begin probleme.

Paul Graham

Daarom, as jy 'n bestuurder is, vind vooraf by jou ondergeskiktes uit wanneer dit beter is om gesamentlike vergaderings te reël om nie mense op die mees ongeleë oomblikke van die werk te onderbreek nie.

4. Beheer jou energieverbruik

Tony Schwartz en Jim Loer in Life at Full Power! argumenteer dat die hoofbron vir 'n produktiewe werker nie tyd is nie, maar energie. Jy kan’n hele dag aan’n moeilike taak spandeer, maar as jy nie die fisiese en geestelike krag het nie, sal jy stagneer en niks nuttigs doen nie. Maar wanneer jy genoeg interne energie het, kan jy 'n moeilike saak binne 'n paar uur hanteer en die res van die dag aan iets eenvoudiger wy.

Schwartz en Loer onderskei vier tipes energie: fisies, emosioneel, verstandelik en geestelik. En as jy enige van hulle mis, sal jou produktiwiteit daal.

• Fisiese energie beïnvloed direk jou vermoë om op die omgewing te reageer en die regte besluite te neem. Gebrek aan hierdie hulpbron word geassosieer met swak voeding, gebrek aan slaap en moegheid.
• Emosionele energie beïnvloed die vermoë om jou emosies behoorlik te bestuur in stresvolle situasies.
• Geestelike energie laat jou toe om op een taak te fokus en nie afgelei te word nie. 'n Persoon met 'n groot voorraad daarvan kan selfs in 'n stresvolle situasie konsentreer, wanneer almal om hom sy aandag probeer aflei.
• Geestelike energie laat jou toe om die doel in jou aktiwiteite te sien om motivering te behou. Sy stook entoesiasme, volharding en toewyding aan.

Om al vier aanwysers op die regte vlak te handhaaf, eet reg, kry genoeg slaap en oefen (oefening stimuleer breinaktiwiteit). En gebruik eenvoudige tegnieke om energie aan te vul.

Die lewe is nie 'n marathon nie. Die lewe is 'n reeks naellope.

Tony Schwartz

’n Goeie metode om af te wissel tussen volle onderdompeling en kort rus is die Pomodoro-tegniek, wat perfek pas by Cal Newport se konsep van Deep Work. Die beginsel is eenvoudig: ons meet 25 minute met 'n timer en doen al die tyd een belangrike taak sonder afleiding. Dan - 'n breek vir 5 minute. Gedurende hierdie tyd vul ons energie aan. Dan herhaal ons die siklus nog vier keer en neem 'n lang pouse vir 20 minute.

5. Eet paddas vir ontbyt

Dit het al ooit so met almal gebeur: jy kom op een of ander taak teë wat jy moet voltooi, maar jy wil dit regtig nie doen nie. Jy begin dit uitstel, en soos die spertyd nader kom, hang dit al hoe meer oor jou, lei jou aandag van ander dinge af en laat jou weer bekommer.

Die gewilde skrywer Brian Tracy noem hierdie probleme "paddas". En hy beveel aan om hulle nie tot later uit te stel nie, maar dit so vroeg as moontlik te doen.

As jy soggens 'n padda eet, beloof die res van die dag om wonderlik te wees, aangesien die ergste vir vandag verby is.

Mark Twain

Nadat jy van’n moeilike taak ontslae geraak het, sal jy bevrediging voel,’n hupstoot van positiewe energie kry vir die res van die dag, en jy kan met’n skoon gewete aanbeweeg na die volgende items op jou lys.