N Beginnersgids tot GTD

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Die GTD-tydbestuurstegniek help jou om take te organiseer en op te spoor, al die inligting uit jou kop te kry en aksie te begin neem.

Wat is GTD

Ons brein kom maklik met nuwe idees, maar om hulle almal te onthou is baie moeiliker daarvoor. Hy onthou byvoorbeeld dat jy volgende week jou ma se verjaardaggeskenk moet koop. Eerder as om jou hieraan te herinner wanneer jy verby haar gunsteling winkel stap, sal jou brein jou eenvoudig laat voel jy moes iets gekoop het.

GTD (Getting Things Done) is 'n tegniek wat help om vae idees, impulse, insigte en nagtelike refleksies in aksie te omskep. Wanneer jy leer om op hierdie stelsel staat te maak, sal jou brein nie al die inligting hou nie. Dit sal stres verminder, en jy sal die krag hê vir meer produktiewe aktiwiteite.

Hoe hierdie tegniek werk

GTD is gebaseer op 'n lysstelsel waarmee jy alles organiseer wat by jou opkom. Om dit in jou lewe te implementeer, moet jy die inkomende inligting opneem en verwerk. Daarbenewens sal jy sulke lyste moet skep: "Inkomende", "Volgende aksies", "Waglys", "Projekte" en "Eendag". Enigiets wat jou aandag verg, sal eers na die "Inboks" gaan en dan na een van die ander lyste gaan.

1. Versameling

Versamel al die inligting wat jou aandag verg, van die briewe wat jy moet beantwoord tot die vernuftige idees wat by jou opkom terwyl jy stort. Die versamelpunt kan 'n notaboek, 'n aanhangsel of 'n e-pos wees waarheen jy briewe aan jouself sal stuur.

Toe jy die eerste keer die GTD-tegniek begin gebruik het, probeer om jou kop te bevry van al die opgehoopte inligting. Skryf alles neer wat jy nodig het of wil doen, alles wat jou die afgelope paar dae of weke besig gehou het, jou konsentrasie belemmer het of op die ongeleë oomblik onthou is.

2. Verwerking

Oorweeg die opgehoopte inligting. Dit is die hoofreël van die hele stelsel. Doen dit gereeld sodat jy nie te veel daarvan versamel nie. Om inligting te verwerk, vra jouself 'n reeks vrae.

• Is dit oplosbaar? Jy vra jouself af of iets gedoen kan word om hierdie item van die lys te verwyder. Indien nie, vee dit uit of skuif dit na die Someday-lys. Stoor nuttige inligting waarmee jy niks hoef te doen nie, soos 'n resep of 'n interessante artikel, op 'n aparte plek. Dinge wat jy in die verre toekoms wil doen (leer Japannees, skryf 'n boek), skuif dit na die "Eendag"-lys sodat hulle nie onder die "Volgende aksies" rangskik nie.
• Is dit moontlik om 'n saak in een stap te voltooi? In GTD word enigiets wat meer as een stap vereis 'n projek genoem. As jy veelvuldige verwante take in jou inkassie het, skep 'n aparte projek daarvoor. Voeg sy naam by jou lys van projekte en kies een aksie om by "Volgende" te voeg.
• Sal dit meer as twee minute neem? Indien nie, doen dit dadelik. Dit is vinniger as om dit by jou volgende taaklys te voeg of dit aan iemand anders te delegeer. As dit meer tyd neem om die taak te voltooi, oorweeg of net jy dit kan doen, of jy kan dit aan iemand delegeer.
• Kan ek dit aan iemand delegeer? Indien wel, delegeer. Wanneer jy vordering moet naspoor, skuif die item na die "Waglys". As jy nie 'n taak kan delegeer nie, voeg dit by jou kalender of by die "Volgende" lys.
• Is daar 'n spesifieke sperdatum? Indien wel, voeg dit by jou kalender. Moenie alles neerskryf wat jy op 'n dag wil doen nie. Voer net in wat gedoen moet word: 'n besoek aan die tandarts, 'n vergadering, 'n vlug. As daar geen spesifieke sperdatum is nie, skuif die saak na Volgende stappe.

3. Organisasie

Sorteer alles op plek: in een van vyf lyste, in 'n vouer met nuttige inligting vir die toekoms, in jou kalender of in die asblik.

Voeg enige sake wat om een of ander rede vasgeval het by die "Waglys". Byvoorbeeld, wanneer jy nie kan voortgaan totdat jy 'n antwoord op jou e-pos ontvang het nie, of wanneer jy wag vir aflewering. Onthou om die datum langs elke item in te sluit.

Die volgende stappe moet take hê wat so vinnig as moontlik voltooi moet word. Formuleer dit as haalbare fisiese aksies, sodat dit makliker sal wees om tot sake te kom. Dit is byvoorbeeld beter om neer te skryf “bel Lena en reël dat sy Donderdagaand by die kind sit” as “reël dat iemand by die kind sit”, alhoewel dit in wese dieselfde is.

Ideaal gesproke moet jy 'n konteksmerker by elke item in "Volgende" byvoeg. Hy sal vir jou sê waar jy moet wees, saam met wie, wat jy moet saamneem. Byvoorbeeld, jy kan etikette "inkopies doen", "by die werk", "met kinders", "foon", "rekenaar" hê. Jy kan ook aandui hoeveel tyd jy vir hierdie saak het of watter prioriteit dit het. Dan, indien nodig, kan jy vinnig alle sake volgens etikette sorteer.

4. Oorsig

Maak seker dat u al die lyste een keer per week nagaan. Hoe langer jy dinge in die inkassie los, hoe moeiliker sal dit wees om dit later te hanteer.

• Een volgende aksie moet vir elke projek gedefinieer word.
• Elke item op "Volgende" behoort iets te wees wat jy in die komende week wil doen. Skuif alle onnodige goed na die "Eendag"-lys of vee dit heeltemal uit.
• Probeer van tyd tot tyd om iets van die "Eendag"-lys na "Volgende stappe" te skuif.

5. Uitvoering

Neem aksie! As jy jou stelsel korrek georganiseer het, sal dit die maklikste stap wees. Deur die eerste vier stappe gereeld te herhaal, sal jy heeltemal vol vertroue wees dat al die dinge op die lys nodig is vir jou om vordering te maak en nader aan jou doelwitte te kom.