3 wenke om vergaderings altyd betyds te beëindig

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Leer om meer uit jou vergaderings te kry deur dit met net 5-10 minute te verkort.

As daar verskeie afsprake vir die dag is, kan een lang vergadering alle planne ontwrig. Entrepreneur Patrick Ewers bied drie strategieë om dit te vermy.

1. Voor die vergadering: verkort die duur van die vergadering

Meestal duur vergaderings 'n halfuur of 'n uur. Dit is die gerieflikste om sulke tydintervalle in die kalender in te voer. Maar as gevolg hiervan, blyk dit dat die een vergadering onmiddellik na die ander begin. Gevolglik is daar baie ongerief.

Vervang halfuurvergaderings met vergaderings van 25 minute en uurlikse vergaderings met vergaderings van 50 minute. Jy sal tyd hê om alles dieselfde te doen as voorheen. Maar tussen twee vergaderings wat op mekaar volg, sal daar min tyd oor wees vir voorbereiding, of om dringende kwessies op te los.

Om nie enige van die deelnemers aanstoot te gee nie, waarsku vooraf oor die veranderinge. Wanneer jy 'n afspraak maak, noem net dat jou vergaderings nou 25 of 50 minute lank is.

2. Tydens die vergadering: herinner die gehoor aan die doel van die vergadering en som saam op

Die eerste notule van die vergadering is uiters belangrik. Gebruik hulle om almal te herinner waarvoor jy hier is en hoe lank die vergadering sal duur. Noem dat jy ongeveer 50 minute het om al die kwessies te bespreek, en die laaste vyf sal spandeer word om op te som. Dan sal niemand verbaas wees dat jy die vergadering na 45 minute begin sluit het nie. Heel waarskynlik sal ander deelnemers selfs dankbaar wees, want op hierdie manier spaar jy nie net jou tyd nie, maar ook hulle s'n.

Stel 'n herinnering of, wat oor 45 minute sal lui, en sit die foon op die tafel sodat almal die tyd onthou en nie afgelei word nie. Wanneer die alarm lui, beëindig die vergadering, waar jy ook al is.

As jy nie tyd gehad het om al die probleme op te los nie, skeduleer in die oorblywende vyf minute 'n nuwe vergadering die volgende dag. En:

• herhaal wie die verbintenis gemaak het;
• lys kortliks die hoofbevindinge;
• ooreenkom oor die volgende stappe;
• Deel iets positiefs, soos wat jy in hierdie vergadering geniet het.

3. Na die vergadering: hersien kortliks die vorige vergadering en berei voor vir die volgende

Na 'n vergadering van 50 minute behoort jy 10 minute vry te hê. Spandeer die eerste vyf aan die ontleding van die hoofpunte van die vorige vergadering, om niks te vergeet nie. Skryf ook 'n konsepbrief aan alle deelnemers neer om hulle te herinner aan en verpligtinge. Dit sal die waarde van die tyd wat spandeer word verhoog, en boonop sal dit iets selfs meer waardevol verskaf - 'n gevoel van voltooiing.

Spandeer die tweede vyf minute om vir die komende vergadering voor te berei. As jy reeds die lede ken, herinner jouself:

• watter kwessies bespreek moet word;
• watter vorige take voltooi moes word;
• wat weet jy van die deelnemers: hul professionele en persoonlike belangstellings.

As jy nie vertroud is met die persoon met wie jy gaan ontmoet nie, soek inligting oor hom: spesifiseer die naam en posisie, kyk na die profiele op sosiale netwerke. En dink aan met watter frase jy die gesprek sal begin.