Hoe om werknemers op sakereise te stuur sonder papierwerk: persoonlike ervaring

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Ons vertel jou van die hoofprobleme met sakereise en verduidelik hoe jy dit kan oplos.

Probleem # 1. Trae goedkeuringstelsel

Elke reis is 'n klomp korrespondensie waarin ek as tussenganger optree. Dit neem baie tyd om boodskappe te stuur, buitendien is daar 'n kans om deurmekaar te raak en foute te maak, veral wanneer verskeie mense vlieg.

Eenkeer het ek 'n werknemer verkeerd verstaan en 'n kaartjie vir die verkeerde vlug ingestem. Dit was nie-terugbetaalbaar nie, so die maatskappy moes geld spandeer op 'n tweede kaartjie, met die korrekte datum, en verloor ongeveer 10 duisend roebels.

Hoe om die probleem op te los

Kort: outomatiseer die proses.

Dienste vir aanlyn bespreking van reise hanteer hierdie taak - ek het dit getoets. Dit kan gebruik word om sakereise te beplan, lug- en treinkaartjies te koop en hotelle te bespreek. Jy hoef nie te betaal vir die koppeling en gebruik van die diens nie.

Die diens kan nie net deur die hoof- en kantoorbestuurder gebruik word nie, maar ook deur alle werknemers van die maatskappy. Daar is geen beperking op die aantal gebruikers nie, so ek het dadelik die data van al die ouens wat op sakereise gaan na die Lifehacker se profiel op OneTwoTrip for Business opgelaai. U kan dit handmatig of vanaf XLS- en CSV-lêers byvoeg. Om dit te doen, is daar in die "Werknemers"-afdeling 'n "Import"-knoppie.

Wanneer u 'n gebruiker byvoeg, kan u onmiddellik die data van Russiese en buitelandse paspoorte invoer, om dit nie elke keer weer in te vul nie.

Vir elke werknemer kan jy 'n reislimiet stel en toegangsregte beperk. Stel byvoorbeeld 'n limiet vir een bestelling en kies 'n hotel tot drie sterre. Wanneer 'n werknemer vertrek, word hul profiel geblokkeer. Hy sal nie sy persoonlike rekening kan invoer nie, maar die hele geskiedenis en beriggewing oor hom sal bly.

Dit het my werk baie vereenvoudig: 'n werknemer kan met sy wagwoord by sy persoonlike rekening aanmeld, die verlangde vlug en hotel kies en dit bespreek sonder om te betaal. Om oor kaartjies ooreen te kom, hoef jy nie skermkiekies na Telegram te stuur nie: die direkteur, as administrateur, sien die besprekings en bestellings van alle werknemers in die "Bestellings"-afdeling.

Probleem # 2. Hoë koste

Ons probeer om reise vooruit te beplan om kaartjies goedkoper te koop. True, dit werk nie altyd uit nie.

Hoe om die probleem op te los

Kort: bespaar op kaartjies en hotelle deur dit deur die aanlyn reisdiens te koop.

OneTwoTrip for Business waarborg dat vliegkaartjies dieselfde of goedkoper kos as vir individue.

Besparings word behaal deur hoë omset en direkte kontraktering met lugrederye en hotelle.

Die webwerf bied ongeveer 2 miljoen verblyfopsies vir verskillende begrotings: hotelle, woonstelle, koshuise. Meer as 1 000 van die gewildstes het hul eie verhoudings met OneTwoTrip for Business. Indien die voorwerp wat die kliënt benodig nie in die stelsel is nie, kan die diens op versoek 'n kontrak daarmee sluit.

As die planne bevestig word en die reis goedgekeur word, kan kaartjies met twee kliek gekoop word. Indien nie, kanselleer net jou bespreking. Alle lugredery-lojaliteitskaarte is geldig, so jy kan voortgaan om myle op te tel. Die diens reël promosies by banke: dit kan byvoorbeeld terugbetaling terugstuur met bonusse vir aankope met 'n korporatiewe kaart.

Probleem # 3. Lang kaartjies en faktuur

Wanneer die kaartjies en hotel met die bestuurder ooreengekom is, kontak ek die lugredery en die hotel om 'n faktuur vir betaling te ontvang. Elke organisasie het sy eie betalingreëls vir regspersone: iewers moet jy na e-pos skryf, iewers moet jy 'n Excel-lêer met maatskappybesonderhede invul, iewers - 'n vorm op die webwerf. Dit het gebeur dat ek herhaaldelik die blitslyn moes bel om dokumente te kry. Dit neem baie tyd, en die uitreiking van kaartjies neem soms 'n paar dae. Sommige maatskappye reik glad nie fakture aan regspersone uit nie. In sulke gevalle moet jy die aankoop prysgee en na 'n ander vlug of hotel soek.

Hoe om die probleem op te los

Kort:betaal vir kaartjies en die hotel met een faktuur op die webwerf van die diens vir die organisering van sakereise.

Op OneTwoTrip for Business kan ek en ander werknemers wat toepaslike toegang het, so maklik as individue kaartjies en hotelle bespreek en betaal. Die hele proses neem 2-3 minute: jy voer jou persoonlike rekening in, vul die datum en bestemming in en kies die verlangde vlug. Jy hoef nie paspoortdata en bonuskaartnommer in te voer nie, dit sal outomaties gelaai word wanneer jy 'n werknemer uit die lys kies.

Daarbenewens kan jy 'n komplekse reisplan skep of jou reis meer buigsaam organiseer. Vlieg byvoorbeeld eendag met verskillende lugrederye: in die oggend van Ulyanovsk na Moskou met Aeroflot, en in die aand terug op Pobeda. Dit word toegelaat omdat die aanlyndiens kaartjies van verskillende lugrederye in een bestelling kan "gom". As jy jou reis self organiseer, sal dit in hierdie geval meer tyd neem: korrespondensie met twee lugrederye, twee fakture vir betaling, twee keer soveel sluitingsdokumente.

Jy kan op twee maniere vir kaartjies en die hotel betaal: met 'n deposito en met 'n korporatiewe bankkaart. Ek gebruik 'n deposito - jy moet dit vooraf aanvul vir enige bedrag deur te faktureer vanaf die "Rekening" afdeling. Die aankoop vind onmiddellik plaas, en nie net gedurende bank se openingstye nie.

Vir enige probleem kan u die diensondersteuningspan kontak. Sy werk 24 uur per dag en sal bystand verleen, selfs al kom force majeure in die aand of oor naweke voor.

Probleem No. 4. Sluitingsdokumente

Die sakereis eindig nie met die aankoop van kaartjies en hotelbesprekings nie. Baie meer moeite is nodig om die sluitingsdokumente voor te berei. Hulle moet afsonderlik van die lugredery en die hotel aangevra word, wat dit uitsluitlik in papiervorm stuur. Dikwels kom besendings nie per pos aan nie en gaan dit verlore. Dit word tydens die verslagdoeningstydperk aan die lig gebring, so jy moet dringend die kontak soek van iemand wat die sluitingsdokumente kan dupliseer.

Hoe om die probleem op te los

Kort:vertrou die vorming van sluitingsdokumente OneTwoTrip for Business.

In OneTwoTrip for Business met fakture en verslae is alles baie eenvoudiger. Elke maand ontvang ons 'n wet vir alle dienste en 'n faktuur vir hotelle met BTW, elke kwartaal - 'n daad van versoening. Alle fakture en verslae word in die "Dokumente"-afdeling gestoor. Jy kan instel watter van die werknemers toegang tot hulle het - sekretaris, rekenmeester, bestuurder. Dokumente het geen beperking op die bergingstydperk in jou persoonlike rekening nie en is te eniger tyd beskikbaar.

Wat is die bottom line

Die organisering van sakereise deur spaar geld en tyd. Die diens laat jou toe om:

• weier lang korrespondensie met lugrederye en hotelle;
• koördineer reise direk met die kop;
• bespreek die winsgewendste vlug- en verblyfopsies;
• reik kaartjies en die hotel in 2-3 minute op een plek uit;
• betaal vir kaartjies sonder om vir die faktuur te wag;
• die voorbereiding en berging van sluitingsdokumente te vereenvoudig.