"0 inkomende" - 'n duidelike stelsel vir die handhawing van nul inkassie

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:45

Deur hierdie artikel te lees, sal jy die koning van e-posse word. Eerlik.

Vir baie is e-pos steeds 'n onbetwiste werksinstrument en daaglikse lyding. Iemand het sewe inkomende briewe, en hy sal dit nou vinnig uitsorteer. Iemand het 46 inkomendes, maar hy sal hulle ook in 'n dag hark, want hy is gewoond daaraan. Vir elke persoon is daar 'n sekere drempel vir die aantal inkomende e-posse per dag, wat hy kan hanteer sonder om die verwerking die volgende dag te vertraag en dienooreenkomstig sonder om blokkasies in die e-posbus te skep. Jy kan hierdie drempel "natuurlik" noem.

As daar meer e-posse is as wat 'n persoon kan verwerk, moet jy jou benadering tot e-posbestuur verander. Dit sal die drempel verhoog tot die waarde wat in 'n spesifieke geval vereis word. Moet jy 100 e-posse per dag bestuur? Dit beteken jy kan 100 doen, gebruik net die korrekte metodologie wanneer jy met pos werk. Watter een? Kom ons vertel jou nou.

Die enigste aanduiding dat 'n persoon pos kan hanteer, is geen inkomende pos aan die einde van die werksdag nie. Die sleutelbeginsel van bekwame verwerking van inkomende boodskappe is om te verstaan watter soort brief voor jou is. Eerstens moet jy leer hoe om letters duidelik te klassifiseer en weet wat om met elke tipe te doen.

Alle inkomende e-posse kan in sewe kategorieë verdeel word:

1. Jy hoef nie te antwoord nie, jy hoef nie te lees nie. Daar is twee maniere vir sulke briewe: argiveer of skrap. As jy nog 'n nuusbrief ontvang wat jy nooit gelees het nie, doen dan jouself 'n guns - teken uit. Een aksie in ruil om in die toekoms van dosyne sulke e-posse ontslae te raak. Ons wil leer hoe om die vloei van briewe in 'n dag te hanteer? Minder vloei is makliker om te hanteer. Moenie bang wees om iets belangriks uit te mis nie. Werklik nodige inligting sal op 'n ander manier by jou uitkom en sal ten minste nog een keer voor jou opduik.
2. Met aangehegte lêers. Dit kan kennisgewings wees oor die behoefte om vir iets te betaal of inligting vir huidige of toekomstige werk. Dit is nuttig om aparte dopgehou vir sulke briewe te skep, maar sonder fanatisme. Te veel vouers? Vereenvoudig. Om iets te vind wat jy later nodig het, het jy nie 'n duisend dopgehou nodig nie, maar die vermoë om die posversending se soekfunksies te gebruik.
3. Antwoord na goeddunke. Die antwoord blyk opsioneel te wees, maar soms is hoflikheid nuttig. Tree hier uitsluitlik op volgens die situasie.
4. Met 'n marge van tyd vir vertroudheid. Interessant om te lees, maar nie nodig nie. Probeer om soveel moontlik e-posse in hierdie en die vorige kategorie te kategoriseer. Dit is die sleutel tot effektiewe poshantering.
5. Ek moet vandag antwoord. Alles is eenvoudig hier: neem en antwoord óf nou, as iets baie dringend is, óf aan die einde van die werksdag.
6. Ek moet antwoord, maar nie vandag nie. Die skoonheid van e-pos is dat dit nie 'n klets of 'n foon is nie. Niemand verwag en moet ook nie 'n vinnige reaksie per e-pos verwag as dit nie in die opskrif van die brief vermeld word nie. As 'n sekere dag as die sperdatum vir 'n antwoord genoem word, of jy self weet en verstaan hoe lank jy nodig het om 'n antwoord te gee, plaas dan sulke briewe in die toepaslike lêergids. Byvoorbeeld, "Antwoord op Maandag," "Antwoord op Dinsdag," ensovoorts. Skep nou vir jou 'n kontrolelys, wat die item bevat "In die oggend, verwerk pos uitgestel vir vandag." Daar is ook gespesialiseerde outomatiseringsnutsmiddels vir sulke doeleindes: vir Gmail, en.
7. Onverstaanbare brief. Daar is letters wat moeilik is om te kategoriseer. Moenie jouself pynig met refleksies nie en stem met jouself ooreen om sulke briewe in een van die kategorieë hierbo gelys te klassifiseer.

Gebaseer op hierdie klassifikasie, benodig ons dopgehou vir kategorieë 2, 3, 4 en 6.

Reëls vir effektiewe e-posverwerking

• Sit 30 minute opsy aan die einde van jou werksdag om jou inkassie op nul te bring. Dit is meer effektief as om te probeer om onmiddellik op elke e-pos te reageer. Mense doen nie veeltaak nie. Minder afleidings en skakeling, meer doeltreffendheid.
• Wat om te doen met dringende e-posse? Stel vir jouself 'n interval waarteen jy jou inkassie deur die dag nagaan. Byvoorbeeld, een keer per uur. Gaan jou inkassie na vir dringende belangrike e-posse en, as daar geen is nie, gaan terug werk toe. Onthou die voordeel van pos: dit is nie 'n manier van kitskommunikasie nie. Dit is moontlik dat die probleem wat in een van die nie-dringende e-posse genoem word, teen die einde van die dag opgelos sal wees sonder jou deelname, of teen die einde van die dag sal jy meer inligting ontvang, wat jou sal toelaat om die probleem vinniger op te los en meer doeltreffend.
• Wanneer jy nie jou pos nagaan nie, hou die posbus gesluit. Skakel kennisgewings af. Bespaar jouself die afleidende nadenke oor die aantal inkomende briewe. Nou het jy 'n ander werk, en die tyd vir pos het nog nie aangebreek nie. In oomblikke van twyfel oor die korrektheid van hierdie benadering, onthou: jy is nie by’n kernkragsentrale nie, maar al was jy daar, sou jy in elk geval nie per e-pos ingelig gewees het oor die reaktor wat oorverhit het nie.
• Gebruik jou drang om jou werkdag betyds klaar te maak om posverwerking te bespoedig. Daarom word dit aanbeveel om die inkassie aan die einde van die dag tot nul te demonteer. Jy het 30 minute en jy wil dit vinnig klaarkry. Basies blyk dit 'n soort speletjie te wees, maar jy kan ook die verwerking van e-pos doelgerig gamify.
• Wees kort en op die punt.
• Wees positief en vriendelik. E-posse kan verhoudings bou en vernietig. In plaas daarvan om werklik belangrike kwessies op te los, gly mense soms in pogings om die opponent so delikaat en geheimsinnig as moontlik 'n idioot te noem, en die hele teks is daarop gebaseer. Daar is niks vreemd om jou positiewe houding teenoor die geadresseerde uit te druk met 'n klein aangename frase in die liggaam van die brief nie. Jou vriendelikheid sal na jou terugkeer, en jou korrespondensie sal baie meer betekenisvol en effektief word.
• Jy moet letters in die omgekeerde volgorde hark. En net so. Dit blyk dat dit meer logies is om met ouer briewe te begin, maar ons doelwit is nul inkassie, wat beteken dat ons teen die einde van die werksdag selfs by die heel eerste brief sal uitkom. As jy jouself bederf en die laaste briewe wat jy vandag ontvang het vir môre begin los, dan hou die hele tegniek op werk. Hoekom sal jy hoegenaamd goeie pos wil leer as jy nie 'n fundamentele reël volg nie? Hou aan werk soos voorheen en ly.
• Maak slegs die briewe oop wat jy nodig het, stuur die res na die argief of vir uitvee. Ons oorgebruik intekeninge op onnodige dinge ('n intekening op Lifehacker, inteendeel, is baie nodig) en gevolglik kry ons meer inligting as wat ons kan lees. Hoe om die letters wat jy wil te onderskei? Daar is een eenvoudige, maar baie effektiewe reël: maak slegs daardie briewe oop wat aan 'n spesifieke persoon persoonlik aan jou gerig is. Die res - in een van die kategorieë wat aan die begin van die artikel beskryf word volgens die situasie.
• Skep sjablone. Dikwels is die antwoorde op e-posse redelik standaard, dit wil sê jy skryf dieselfde ding. Het jy opgelet dat jy hierdie frase gereeld skryf? Maak 'n sjabloon vir vinnige kopieer-plak of skep dit in die posdiens self.
• As die pos verwerk is, en daar is nog tyd, dan moet jy dit rasioneel gebruik. Ons gaan na die kategorie letters nommer 3, 4 en 6 en plaas dinge daar in orde.

Hierdie handleiding, wat gebaseer is op korrekte sortering, soos u kan sien, is 'n goeie toevoeging tot die meer algemene e-poswenke van Jeff Weiner, uitvoerende hoof van LinkedIn. Moet ook nie Leo Babauta se 10 e-poswenke misloop nie. Trouens, daar is baie bykomende maniere om die meeste uit jou e-pos te kry. Probeer die tegnieke wat op jou van toepassing is, ontleed die resultate, en moenie vergeet om jou eie wenke in die kommentaar te gee om die doeltreffendheid van werk met e-pos te verbeter nie.