N Nie-vanselfsprekende maar werkende manier om jou postyd te verminder

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Om die tyd wat jy spandeer om met jou pos te werk te optimaliseer, moenie probeer om jou e-posse in perfekte volgorde te plaas nie. Alles is baie eenvoudiger, sê 'n MailChimp-werknemer. 'n Paar eenvoudige stappe - en jy sal net een en 'n half uur per dag nodig hê om al die briewe te hanteer.

Jon Smith van MailChimp se ondersteuningspan het die perfekte e-posformule deur proef en fout uitgepluis. Eerstens het hy baie dopgehou geskep, en dan elkeen uitgevee, maar nie een van hierdie benaderings het gewerk nie. En toe kom hy by’n heel ander stelsel.

Ten spyte van die feit dat antwoorde op briewe amper sentraal in sy werk staan, kon hy die tyd wat aan verskeie aksies met pos bestee word, tot een en 'n half uur per dag verminder. Hy het gevind dat selfs wanneer die posbus vol briewe is, 'n paar eenvoudige aksies dinge kan omkeer.

Waarop jy nie jou tyd moet mors nie

Soos John sê, het hy eers probeer om briewe te klassifiseer en allerhande vouers geskep: vir boodskappe van die baas, vir inligting oor verskeie projekte, boodskappe waaroor dit nodig was om enige aksie te neem, ensovoorts. Hy het geglo dit moet hom help om tyd te bespaar. Maar in werklikheid het hy meer tyd begin spandeer om sy klassifikasiestelsel te probeer memoriseer en minder tyd aan die werk self.

Ek het byvoorbeeld 'n boodskap van my baas ontvang oor 'n projek waaraan ek gewerk het, en hierdie boodskap het ook vereis dat ek sekere aksies moes neem. In watter vouer moet dit geplaas word? En wat was die waarskynlikheid dat ek later onthou waar om hierdie brief te soek?

John Smith

John het dus besluit om van al die dopgehou ontslae te raak, en volledige chaos het in sy pos geheers. Die gebrek aan 'n stelsel was niks beter as 'n te komplekse stelsel nie. Toe besluit John om weer sy benadering tot werk met pos te heroorweeg. Hy het besluit om die briewe nie volgens onderwerp te sorteer nie, maar volgens die tipe aksie wat hulle moes neem. Hier is hoe om dit te doen.

Moenie te ingewikkeld maak nie

Los net die boodskappe waarop jy moet antwoord in jou inkassie. Die belangrikstes, as jy dit nie dadelik kan uitvind nie, merk hulle as ongelees.

Miskien sal dit vir jou onlogies lyk, want die brandendste dinge moet so vinnig as moontlik gedoen word. Dit is so, en soms is dit regtig nodig om dadelik op sulke boodskappe te reageer. Maar deur belangrike boodskappe ongelees te merk, sal jy dit beslis nie in die algemene mis verloor nie. Boonop hoef jy nie hierdie e-posse op hierdie manier te skuif nie: hulle bly in jou inkassie en kry steeds aandag totdat jy hulle bereik.

Ek probeer seker maak dat meer as 60–70 boodskappe nie op 'n slag in my posbus ophoop nie. Dit is presies die aantal letters wat ek maklik in een sitting kan hanteer.

John Smith

Skep vir jouself 'n gereelde posskedule

John sit elke oggend 'n uur opsy om die posbus skoon te maak. Soos reeds genoem, los hy dikwels dringende boodskappe “ongeles”. John blaai vinnig deur nuusbriewe en interne maatskappykommunikasie en reageer op soveel nie-dringende boodskappe as wat hy binne daardie uur kan hanteer.

Wanneer die uur vir pos tot 'n einde kom, maak John Smith nie die posbus toe nie, maar gee baie minder aandag daaraan. Soos nuwe boodskappe aankom, skandeer hy vinnig hul inhoud en sendername om dit te prioritiseer. As 'n boodskap beantwoord kan word sonder om ander aktiwiteite vir 'n lang tyd te onderbreek, doen John dit. Maar hy begin nie weer pos nie.

Teen die einde van die werksdag sit John nog 30 minute opsy om hulle uitsluitlik aan die werk met pos te wy. Op hierdie tydstip is hy besig met briewe wat van hom vereis om enige aksie te neem: goedkeuring gee, 'n gedetailleerde antwoord skryf, of enige besluit neem. Dit is dan dat hy aandag gee aan die boodskappe wat hy as ongelees gemerk het.

Ek kan baie meer tyd spandeer om met pos te werk, maar sulke tydsbeperkings help my om beter te konsentreer en meer produktief te wees.

John Smith

Klassifiseer e-posse volgens tipe antwoord

Vir sommige boodskappe het John steeds aparte vouers geskep. Sekere briewe wat hy nie as ongelees merk nie, versprei hy net in twee rigtings. Boodskappe wat enige optrede of reaksie van 'n kollega vereis (nie noodwendig dringend nie), plaas John in die gids "To Doen". Dit is vir e-posse wat die volgende dag of later in die week hanteer kan word.

Nog minder dringende briewe skuif John na die "Lees"-lêergids. Daarbenewens gebruik dit spesiale filters wat die nuusbrief outomaties in hierdie gids plaas. Dit neem net 'n paar minute om die filters te installeer, maar hierdie eenvoudige stap sal jou later baie tyd en moeite bespaar.

As jy hierdie metode gebruik, sal jy drie aktiewe vouers kry, wat verskil in die dringendheid om op boodskappe te reageer: Inkassie met ongeleesde boodskappe, Om te doen en Lees.

Argief boodskappe

Vir alles anders gebruik John Smith die boodskapargeringsfunksie. Dit help hom om die posbus en hoof van onnodige take skoon te maak.

Sodra ek die boodskap lees en die nodige stappe doen, hetsy 'n maatskappynuus of 'n nuusbrief waarop ek ingeteken het, argiveer ek dit.

John Smith

As 'n boodskap belangrike inligting bevat wat John graag wil hou vir toekomstige verwysing, merk hy die geargiveerde boodskap met 'n asterisk sodat dit vinniger gevind kan word.

Wees veral versigtig wanneer jy besluit om 'n plasing uit te vee

John gebruik selde die delete message-funksie. Dit is 'n les wat hy uit werklike praktyk geleer het. John het eendag 'n boodskap van 'n kollega uitgevee wat inligting bevat wat hy nie op daardie stadium as belangrik geag het nie. Nadat hierdie werknemer die maatskappy verlaat het, het John inligting uit daardie brief nodig gehad. Toe besef hy dat hy in die moeilikheid is.

Daarna het ek begin om net daardie briewe uit te vee wat beslis nie vir my in die toekoms nuttig sal wees nie. Moenie aanstoot neem nie, liewe kollegas, wat vir my oulike gifs met katte stuur, maar dit is die boodskappe wat in die "Trash" beland.

John Smith

Om by hierdie stelsel uit te kom, het John Smith baie verskillende benaderings probeer wat nie vir hom doeltreffend genoeg was nie. Hy het die metodes getoets wat ander mense gebruik het, maar baie gou het hy besef dat hy iets anders moes probeer. John het tot die gevolgtrekking gekom dat enige stelsel slegs werk wanneer dit goed inpas by die omstandighede van jou spesifieke werk.

Probeer hierdie metode of vind iets van jou eie. Jy kan dalk 'n manier vind om nog minder tyd aan pos te spandeer.