Hoe om 'n skedule vir elke dag te maak en dit nooit te breek nie

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Tyd is ongetwyfeld die waardevolste hulpbron wat ons besit. Daarom is tydsbestuursvaardighede van kritieke belang. Maar om 'n goeie skedule te maak, is nie genoeg nie. Hierdie wenke sal jou help om dit saam te stel sodat jy nie die gevestigde orde wil breek nie.

Jou welstand, produktiwiteit, goeie bui hang af van hoe jy jou tyd bestuur. Gebruik hierdie wenke en skep 'n skedule wat amper 'n doodsonde sou wees om te breek.

1. Jy moet sonder onderbreking werk

As jy hoofsaaklik met intellektuele werk besig is (jy is byvoorbeeld 'n ontwerper, ingenieur, skrywer, wetenskaplike), moet jy op die taak op hande fokus en die sogenaamde vloei vang. Om goed en produktief te werk, laat duidelike intervalle in die skedule waartydens jy nie afgelei, onderbreek of jou werkplek sal verlaat nie. Gebruik hierdie tydvensters slegs vir werk.

Die optimale hoeveelheid tyd is maklik om te bereken volgens die reël wat deur Facebook-bestuurder David Gillis voorgestel is.

Jou weeklikse skedule moet ten minste ses gapings hê, minstens drie en 'n half uur lank, streng opsy gesit vir ononderbroke werk.

Dit is moeilik, maar dit is nodig om daarna te streef. Basies moet jy elke dag drie en 'n half uur werk tot etenstyd. En vind 'n dag wanneer jy drie en 'n half uur ononderbroke en in die middag sal werk.

Hersien jou skedule. Is daar 'n plek daarin vir hierdie reël om geïmplementeer te word? As daar nie plek is nie, het jy 'n probleem. En jy moet dit dringend oplos.

Wat gebeur as jy nie hierdie reël volg nie?

• Jy sal nie produktief wees nie.
• Jy sal na-ure, snags moet klaar werk of jou naweke daaraan moet spandeer.

Jy sal natuurlik nie lank hou in hierdie toestand nie. Probeer dus om jou skedule te herrangskik om by die reël te pas. Om dit te doen, kan jy:

• herskeduleer vergaderings sodat dit jou nie van die werk aflei nie;
• vind 'n dag waartydens daar geen vergaderings, geen vergaderings, geen beplanningsvergaderings sal wees nie;
• praat met jou bestuurder: hy is sekerlik gereed om jou dag te optimaliseer sodat jy meer doeltreffend werk.

Sodra jy 'n skedule saamgestel het wat hierdie tydblokke streng definieer, behandel dit asof dit ouma se juweliersware is. Heilige koei. Versameling wynbottel.

Om dit makliker te maak om die nuwe skedule te volg, verduidelik aan jouself hoekom jy dit nodig het. Stel 'n doelwit vir jouself. Sê byvoorbeeld: "Ek wil 'n projek oor 'n week voltooi."

Dit sal vir jou maklik en aangenaam wees om te werk. Vind 'n gemaklike plek, skakel kennisgewings op jou foon af, drink 'n koffie. Vang die vloei en raak betrokke by die proses.

2. Hersien jou skedule weekliks

Besluit oor jou prioriteite

Jou skedule moet 'n 30 minute-venster vir Maandag geskeduleer hê. Gebruik hierdie tyd om jou kalender vir die volgende week te hersien. Besluit watter drie hoofdoelwitte jy in die volgende sewe dae moet bereik. Wat is jou prioriteite?

Maak seker dat u alle afsprake vir hierdie week nagaan. Hulle moet nie werktydblokke onderbreek nie.

• As jy genooi word om deel te neem aan 'n geleentheid waarvan jy niks weet nie, skryf aan die organiseerder en vra vir die program van die geleentheid.
• As jy 'n geskeduleerde vergadering met 'n persoon het, maar jy het niks om hierdie keer te bespreek nie, kanselleer dit.
• As jy 'n vergadering of aanbieding geskeduleer het, skeduleer ook 'n bietjie voorbereidingstyd.
• As daar geen vergadering geskeduleer is nie, maar jy het 'n paar belangrike vrae vir 'n persoon of span, skeduleer 'n vergadering, vergadering of ten minste 'n telefoonoproep.

Aktiewe beplanning is nie maklik nie. Maar in ruil daarvoor kry jy die aangename gevoel van volle beheer oor jou tyd vir sewe dae.

3. Vra jouself af of dit is hoe jy in hierdie vergadering moet wees

Vergaderings, vergaderings, aanbiedings – dit alles vreet baie van jou tyd op. Gewoonlik is sulke geleenthede ongerieflik geskeduleer en heeltemal ondoeltreffend. Hoekom is hulle enigsins nodig?

Hoekom verskyn ons op hulle?

• Ons wil nie die ander persoon ontstel nie. Hy het vir jou 'n afspraak gemaak, wat beteken dat hy iets moet bespreek. Teësinnig stem jy in om na die vergadering te kom en jou belangrike sake op te offer.
• Ons voel betrokke by die proses. Byvoorbeeld, as die hele span bymekaar kom om 'n projek te bespreek, voel jy dat jy beslis moet kom. Andersins sal jou kollegas dink dat jy nie so toegewyd soos ander is nie.
• Die begeerte om in die wete te wees. As die vergadering belangrik lyk (byvoorbeeld iemand van die bestuur sal daarby teenwoordig wees of 'n noodlottige besluit word beplan om geneem te word), wil jy natuurlik daar wees.

Trouens, jou doeltreffendheid kan hoër wees as jy in die werkplek bly en nie wegbreek van die proses nie. Hoe weet jy watter vergadering jy moet bywoon en watter een jy kan oorslaan? Gebruik hierdie reël.

Jy moet na die vergadering kom as:

a) jy is vol vertroue dat jou teenwoordigheid die uitkoms van die vergadering sal beïnvloed, b) jy sal jou doeltreffendheid deur hierdie vergadering verhoog.

Om te sien of jou teenwoordigheid die uitkoms van die vergadering sal beïnvloed, vra jouself af of jy oor jou werk gaan praat of as jy in stilte wil sit. Miskien sal daar iemand in die saal wees wat jou mening meer selfversekerd en beter kan uitspreek.

Om te sien of jy meer effektief sal wees ná hierdie vergadering, vra jouself af of jy iets nuuts in hierdie vergadering sal leer. As jy niks nuuts leer nie, nie van plan is om vrae te vra nie, nie oor jou werk praat nie en dus nie konstruktiewe kritiek verwag nie, dan is dit onwaarskynlik dat jou doeltreffendheid sal toeneem.

As jy nie in die eerste nóg in die tweede geval vir jouself kan verduidelik hoekom jy na hierdie vergadering moet kom nie, slaan dit oor. Jou tyd is beperk en jy moet elke minuut oordeelkundig gebruik.

4. Maak jou vergaderings effektief

Sekere vergaderings en afsprake kan meer doeltreffend en produktief wees. Kyk of jou werkgeleentheid aan hierdie kriteria voldoen en beantwoord 'n paar vrae.

• Daar is 'n duidelike agenda en doel van die vergadering. Indien nie, vra die organiseerder om aan die einde van die vergadering presies aan te kondig wat bereik moet word.
• Is diegene wat nie die vergadering bywoon nie teenwoordig by die vergadering? Hoe groter die beplanningsvergadering, hoe meer kos dit elke spanlid, hoe meer vaardighede en vermoëns word van die leier vereis.
• Kan jy 'n groot vergadering in verskeie kleiner vergaderings verdeel? Die hele span sal dus tydens die vergadering werk, hul mening uitspreek, die werk wat gedoen is, bespreek.
• Gaan die bespreking opsy? Hou die tyd dop: Wanneer die onderwerp van gesprek verander, is dit maklik om afgelei te word en te vergeet van hoeveel minute oor is tot aan die einde van die vergadering. Moenie toelaat dat jy jou kosbare tyd so onnadenkend mors nie. Herinner jou kollegas: "Ons het 10 minute oor, en ons het nie 'n paar kwessies aangeraak nie."

5. Los tyd vir studie en kreatiwiteit

Nie alle belangrike take hoef dringend afgehandel te word nie. Maar maak seker dat jy 'n tyd vir hierdie aktiwiteite skeduleer.

Afhangende van watter doelwit jy vir jouself stel, laat 'n venster vir studie, kreatiwiteit of om inspirasie te soek. Dit kan redelik klein wees - net 'n paar uur. Maar oor 'n paar jaar sal jy vir jouself dankie sê vir hierdie gelukkige ure. Selfs so 'n klein belegging sal in die toekoms wins maak.

Ek is byvoorbeeld baie lief daarvoor om te teken en ek glo dat hierdie vaardigheid nie verlore kan gaan nie. Daarom is daar in my skedule twee ure net vir teken. Ek skilder op Sondag, wat die minste besige dag op my skedule is. Dit is genoeg om pret te hê en nie te vergeet hoe om 'n kwas in jou hande te hou nie.

6. Onthou: jy moet alles doen wat jy beplan het

Ongeag of jy daarvan hou om dit te doen of nie.

Ek is baie lief vir die dubbele kaasburger, maar ek eet dit baie minder gereeld as slaaie, graankos en sop. Bloot omdat om heeltyd dubbele kaasburgers te eet nie gesond en sterk gaan wees nie. Soms is dit baie moeilik om jouself te dwing om die regte kos te eet. Maar hierdie swakhede moet oorkom word, want dit is goed vir jou gesondheid.

Dieselfde geld vir jou skedule. Doen waarvan jy hou. Doen waarvoor jy nie so lief is nie, maar wat goed is vir jou, jou loopbaan, gesondheid, ontwikkeling. Die items in jou skedule het vir 'n rede verskyn: ons het reeds alles wat onnodig is weggegooi, daar is net dit wat jou sal help om beter te word.

Nou kan die skedule nie oortree word nie.