6 maniere om 'n vergadering so gou as moontlik te beëindig en resultate te kry

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Jy moet weet hoe om vergaderings goed en doeltreffend te organiseer. Dit is nie so maklik soos dit met die eerste oogopslag mag lyk nie. Maar as jy kan leer hoe om die regte tyd in te stel, die omgewing te gebruik en doelwitte duidelik te stel, dan kan jy vergaderings vinnig en doeltreffend hou.

Maak seker die doelwit is duidelik

In plaas daarvan om te sê: "Kom ons kry die hele kantoor om 11:00 bymekaar," vra jouself af: "Wat wil ons bereik?"

Jy moet absoluut weet hoekom jy hoegenaamd hierdie vergadering aanbied:

• om 'n idee te genereer;
• om 'n besluit te neem;
• om 'n transaksie te voltooi;
• om vrae oor die komende veranderinge te beantwoord.

Miskien pas jy dit:

• om na klagtes van werknemers te luister (moet dit in 'n groepvergadering-formaat gedoen word?);
• om weer te bespreek wat reeds besluit is;
• om iets te doen wat per telefoon of e-pos bespreek of opgelos kan word.

Moenie groot byeenkomste hou nie

Gebruik die wonderlike "twee pizza-reël" en moenie te veel mense na die vergadering nooi nie. Jy moet 'n span skep, elke persoon in wat op sy plek is. Daarom moet die vergadering bygewoon word deur soveel mense as wat jy twee pizzas kan voer.

Die punt is nie net om almal wat na die vergadering gekom het, te voed nie. Groot groepe mense kan nie doeltreffend besluite neem nie. Daar is selfs 'n konsep. Dit kom by groot groepe mense voor, wanneer individue nie hul eie mening kan uitspreek nie weens vrees vir veroordeling van kollegas en leiers. Klein groepe is meer gerieflik vanuit hierdie oogpunt. Daarom is hulle meer effektief.

Tyd eers, dan timer

Laatkommers is baie irriterend en steurend. Leer hulle om betyds te kom.

As hulle nie hul tyd waardeer nie, sal hulle ook nie almal anders se tyd waardeer nie.

Doen dit soos volg.

Stel 'n vergaderingtyd op vir byvoorbeeld 08:48. Verbasend genoeg sal hierdie skuif werk, en mense sal begin opdaag om betyds te wees. Wat diegene betref wat laat is, moet jy hulle leer om daarvoor te betaal. En nie geld nie. Laat, byvoorbeeld, sing. Boetes soos hierdie werk baie beter as geldelike boetes. Binne 'n maand sal jy vergeet hoe die sang van jou ondergeskiktes klink.

En, natuurlik, oefen jouself om 'n timer in te stel. Vir elke spreker, indien enige, en vir die hele vergadering in die algemeen. Op hierdie manier sal die vergadering nie sloer nie, en jy sal weet wat jy elke minuut spandeer het.

Stoele moet reg wees

Die manier waarop mense in die saal sit, is ook van groot belang:

• om in 'n kring te sit is nuttig vir samewerking, bespreking, algemene besluitneming;
• om in rye te sit is nuttig as jy mededinging en die begeerte om met kollegas mee te ding moet aanspoor.

As jy 'n vinnige en hoogs produktiewe vergadering moet hou, skuif al die stoele uit die kamer. Talle studies toon dat hoe langer ons staan, hoe meer rukkerig raak ons. Ek wil dit dadelik neem en so gou moontlik 'n besluit neem. Boonop kan dit goed wees vir jou gesondheid om’n rukkie te staan.

Verwyder skootrekenaars en fone

Andersins sal jy voortdurend afgelei word. Beide jy en jou kollegas moet doen wat jy ook al beplan het en die vergadering so gou moontlik beëindig. Hou dus op om na jou slimfoonskerm te staar. Haal eerder 'n pen en 'n stuk papier uit. Inligting is baie makliker om te onthou.

Die agenda is nie "vir vertoon" geskep nie

Jy moet regtig daaraan werk. Die meeste vergaderings is onproduktief omdat die agenda eindeloos bespreek word. Probeer om die agenda in die vorm van 'n vraag te formuleer in plaas van om die probleem te stel.

Nie "bespreek video-inhoud" nie, maar "wanneer sal die video-inhoud gereed wees?"

Wanneer 'n vraag gevra word, begin hulle outomaties na 'n antwoord soek. Dit is hoe dit werk.