Produktiwiteitsgeheime van die skepper van die gewilde Todoist-taakbestuurdiens

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Todoist-skrywer Amir Salihefendic het sy eie produktiwiteitstelsel ontwikkel wat hom al 9 jaar lank help om sy doelwitte sonder stres te bereik. Amir sal vandag praat oor sy stelsel en die integrasie daarvan met Todoist.

Die meeste mense probeer nie om hul werkstroom te stroomlyn nie, laat dinge vanself gaan en hoop vir die beste. Maar as jy 'n stelsel het, kan jy tussen baie take maneuver, prioritiseer en nie oorweldig voel nie.

Ek het my produktiwiteitstelsel Systemist genoem. Ek het dit uitgevind – en Todoist is daarop gegrond – in 2007. Ek het op daardie stadium in 'n koshuis in Aarhus (Denemarke) gewoon en rekenaarwetenskap gestudeer. Ek het twee deeltydse werke gehad en baie persoonlike projekte. Ek het oorweldig en ongeorganiseerd gevoel. Dit het alles verander toe die Sistemistiese idee by my opgekom het.

Wat het hierdie stelsel my gehelp om te bereik?

1. Vestig Doist Bpk. en ontwikkel 'n produk wat mense in staat stel om wonderlike resultate te behaal.
2. Om die pligte van die stigter en die HUB suksesvol te kombineer. Ek het tyd vir alles en voel nie oorspanne nie. Die maatskappy het 50 mense in diens, en skaars een van hulle het my uitgeput gesien.
3. Identifiseer prioriteitsaspekte van die werkvloei elke dag en onthou altyd belangrike e-posse, afsprake en projekte.
4. Geniet die lewe buite werk: spandeer tyd saam met jou vrou, reis, selfonderrig en sport, gesondheidsorg.

Balans tussen werk en persoonlike lewe is die sleutel tot persoonlike doeltreffendheid.

Systemist werk die beste in samewerking met Todoist. Maar jy kan enige ander taakbestuursprogramme en -dienste gebruik. Die basiese beginsels van die stelsel is baie belangriker as die spesifieke gereedskap.

6 Sistemistiese beginsels

1. Dien oral toe

Die stelsel is die stelsel, om dit oral en oral te gebruik. Jy moet toegang tot die skeduleerder hê vanaf enige toestel, enige plek.

Ons het hard gewerk om Todoist wêreldwyd beskikbaar te stel. Ek beveel aan om dit (of 'n ander soortgelyke toepassing) onmiddellik te installeer op alle toestelle en platforms wat jy het: foon, tablet, skootrekenaar, blaaiers, ensovoorts.

2. Dien toe in alles

Die stelsel werk as dit alle aspekte van persoonlike en professionele lewe dek. Dit sal jou vryheid gee. Jy sal alles wat belangrik is beheer en jy sal nie meer vergeet van dinge soos ontmoeting met 'n kliënt of om 'n geskenk vir 'n geliefde te koop nie.

Byna al my aktiwiteite is vaartbelyn. Spesifiek, ek het gesistematiseer:

1. Komende gebeure (vergaderings binne en buite die maatskappy).
2. Komplekse projekte, gefragmenteer in baie klein fases.
3. Herhalende take om langtermynprojekte te beheer.
4. E-pos (as ek nie dadelik die brief kan beantwoord nie, vertaal ek dit met die hulp in 'n taak).
5. Foutverslae, as dit aan my gekoppel is om dit reg te maak.
6. Vrystellinglys (gedeel met kollegas).
7. Inkopielys (met my vrou gedeel).
8. Webbladsye waarop ek nie dadelik kan optree nie. Byvoorbeeld, 'n produkbladsy van Amazon.com (nog nie besluit of om te koop of nie), 'n fliekbladsy in IMDb wat ek wil kyk, of 'n artikel wat ek later wil lees. Vir dit alles gebruik ek.
9. Gesondheidstake (weeklikse gimnasium en draf-oefensessies).

3. Breek groot take af in haalbare kleintjies

’n Klein taak is makliker om uit te voer. Breek dus altyd groot projekte op in klein subtake wat binne 'n uur (of minder) voltooi kan word. Eerstens sal dit jou help om te verstaan hoeveel tyd dit jou neem om dit of dat te doen. En tweedens sal jy vordering sien.

Dit is belangrik dat die taak uitvoerbaar is. Jy moet in staat wees om te implementeer wat jy op jou doenlys sit.

4. Prioritiseer

Ek doen elke dag 15 tot 25 take. Hulle is die belangrikste op die oomblik.

Dit is maklik om te prioritiseer in Todoist. Dit is hoe ek doen:

1. Maak seker dat jy die sperdatum stel waarteen die saak afgehandel moet word. Ek stel belangrike take vir vandag of môre op, ek skryf onbelangrikes uit vir die toekoms.
2. Ek dui die vlakke van prioritisering aan. Daar is vier van hulle in Todoist. Die diens sorteer take outomaties op grond van belangrikheid.
3. Om die belangrikheid van die taak verder te beklemtoon, gebruik ek etikette soos @high_impact. Met hulle is dit gerieflik om tred te hou met hoeveel belangrike take op 'n dag gedoen word.

5. Maak jou doenlysie elke dag leeg

Voordat ek die 0 inkassie-reël begin gebruik het, was my e-pos chaoties. Ek het verskriklik gevoel elke keer as ek die puin moes skoonmaak.

Om take te bestuur, gebruik ek 'n soortgelyke reël - "0 take in to-do-list".

As jy nie tyd gehad het om alles te doen wat jy vir die dag beplan het nie, moenie die oorblywende take na die volgende dag uitstel nie. Stel eerder jou taaklys terug en skep 'n nuwe plan. Dit sal jou toelaat om voorraad op te neem, te verstaan waar jy is, en herprioritiseer.

6. Kry altyd terugvoer

Die meeste tydbestuurstelsels fokus op wat gedoen moet word eerder as wat reeds gedoen is. Maar wat is die punt as jy nie jou vordering sien nie en nie verstaan hoe produktief jy is nie?

Daarom het ons geskep. Dit laat jou toe om persoonlike prestasie na te spoor, te visualiseer en te verbeter.

Todoist Karma is soos 'n mini-speletjie: jy voltooi take, teken punte aan en sien hoe die kleurkaarte groei. Dit is baie opwindend, veral vir nuwelinge in tydbestuur. Om dit nog interessanter te maak, kan jy nie net daaglikse, maar ook weeklikse doelwitte stel nie, asook die resultate op sosiale netwerke deel, en sodoende die vlak van verantwoordelikheid verhoog.

Bykomende wenke

Werk met e-pos

1. Gaan jou e-pos twee keer per dag na. Byvoorbeeld, in die oggend en middag.
2. Mik vir 'n leë inkassie.
3. Indien moontlik, beantwoord die brief dadelik. Indien nie, vertaal dit in 'n taak, maak seker dat jy die sperdatum en prioriteit aandui.
4. Skakel kennisgewings op alle toestelle af. Dit sal jou help om afleidings te vermy.

Werk met boodskappers

Boodskappe is produktiwiteitsmoordenaars, hulle is woelig en lei af. Navorsing toon dat die gemiddelde kantoorwerker gemiddeld meer as twee uur per dag aan afleidings en pouses spandeer. Dit beteken dat die werksweek met meer as 10 uur toeneem, omdat die volume werk nie afneem nie.

1. Kombineer korrespondensie in boodskappers met internet navigeer. Wanneer jy net moet werk (skryf 'n verslag, teken 'n uitleg, ensovoorts), maak die kletstoepassings toe.
2. Verwerk boodskappe in bondels: het die boodskapper oopgemaak, alles gelees, almal geantwoord en dit weer toegemaak.
3. Deaktiveer boodskapper-kennisgewings op jou selfoon.

Volgens Salihefendik help hierdie stelsel hom om gefokus, gesond en gesond te wees.

Skryf in die kommentaar wat jy dink oor Systemist, en deel ook jou geheime van produktiwiteit.