Wat is 'n skeduleringsfout en hoe om spertye behoorlik te skat

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Ses maniere waarop jy dit by die werk en in jou alledaagse lewe kan doen.

Wat is beplanningsfout

Die afgelope drie jaar het ek vyf kamers in my huis geverf. Ek het met die slaapkamer begin en beplan om dit oor 'n week te hanteer. Die finale aanraking is egter eers 'n maand later gemaak.

Dink jy, nadat ek die tweede kamer begin het, het ek 'n maand voorsien om dit te verf? Maar nee. Ek was seker: aangesien ek reeds my hand gevul het, dan sou ek beslis teen die naweek klaarmaak, maksimum - teen die volgende. Maar dit het my weer 'n maand geneem. Soos met elkeen van die ander kamers. Behalwe die kombuis het dit selfs langer geneem.

Elke keer wat ek voorberei het om 'n ander vertrek te verf, het ek verwag dat alles oor 'n week of twee gereed sou wees. Ervaring het vir my gesê dat ek dit nooit in minder as 'n maand sou doen nie. Dit was egter moeilik om die vertroue prys te gee dat dinge hierdie keer beslis vinniger sal gaan.

Hierdie oormoed wat ons die tyd wat ons nodig het om probleme op te los laat onderskat, het 'n naam: beplanningsfout. Hierdie konsep is in die laat 70's deur sielkundiges Daniel Kahneman en Amos Tversky bekendgestel.

Wetenskaplikes het verduidelik dat mense dikwels hul vorige ervarings ignoreer wanneer hulle beplan. In my geval was dit die feit dat dit my elke keer 'n maand geneem het om die vertrek te verf. Gewoonlik fokus ons net op die taak wat voorlê: hierdie vertrek is klein, wat beteken dat dit nie lank sal neem om dit te verf nie.

Daniel Kahneman gesels breedvoerig hieroor in die boek Think Slow … Decide Fast. Hy voer aan dat beplanningsfoute gewoonlik met twee dinge verband hou:

1. Ons neem nie in ag hoe lank dit ons geneem het om soortgelyke take in die verlede te voltooi nie.
2. Ons neem aan dat ons nie komplikasies sal ondervind wat vertragings veroorsaak nie.

Waartoe lei 'n verkeerde oordeel van tyd?

Volgens die Project Management Institute word net meer as die helfte van alle projekte volgens skedule voltooi.

Maar dit is een ding om die hoeveelheid tyd wat dit neem om 'n kamer te verf te onderskat (dit sal jou net 'n bietjie ongerief gee). Dit is heel anders om dieselfde fout te maak in die evaluering van werktake en projekte. Hier kan die gevolge baie ernstiger wees.

Dit sal op sy beste daartoe lei dat jy of jou span oortyd moet werk. In die ergste geval - tot 'n gebrek aan begroting, klein winste, ontevredenheid met base en kliënte.

Hoe om take korrek te evalueer

Jy moet ophou beplan en een intuïsie vertrou. Dit is beter om spesiale tegnieke te gebruik.

1. Bou op vorige ondervinding

Sielkundiges Kahneman en Tversky beveel aan: voordat jy begin werk, moet jy nie net assesseer wat gedoen moet word nie, maar ook om te skat hoeveel tyd gewoonlik aan sulke take bestee word.

Byvoorbeeld, jy moet 'n nuwe kenmerk vir 'n mobiele toepassing skep - vind uit hoeveel tyd jou span aan 'n soortgelyke taak bestee het. As jy 'n blogplasing van 4 000 woorde wil skryf, vind data oor hoeveel ure of dae jy laas geneem het.

As jy alleen werk, is die maklikste manier om hierdie inligting in te samel om 'n tydopsporing-app te gebruik. Pas dit toe met verskillende soorte take, en gebruik later klaargemaakte verslae.

Vir spanaktiwiteite kom projekbestuursagteware handig te pas. Die meeste van hulle gebruik verskeie metodes om data in te samel, byvoorbeeld, met inagneming van die werklike werktyd en die bou van 'n Gantt-kaart.

2. Vra iemand anders om jou taak te gradeer

In 1994 het die tydskrif van die American Psychological Association "Personality and Social Psychology" die resultate van vyf studies gepubliseer wat deur Roger Buhler, Dale Griffin en Michael Ross uitgevoer is.

Hulle het bevestig dat mense dikwels die beplanningsfout maak wat deur Kahneman en Tversky beskryf word. Maar iets anders het aan die lig gekom: ons beoordeel dikwels die koste van ons eie take verkeerd, maar ons kan redelik goed voorspel hoe lank dit iemand anders gaan neem.

Die navorsers het die studiedeelnemers gevra om te raai hoe lank dit sal neem vir 'n ander persoon om 'n sekere taak te voltooi. Wanneer hulle antwoord, het hulle meer dikwels na bestaande ervaring verwys. En selfs toe hy nie daar was nie, was hul beoordelings baie meer rasioneel as die gevolgtrekkings van diegene wat veronderstel was om die taak uit te voer.

Dit is omdat ons gewoonlik baie optimisties is oor ons vermoëns. En baie meer objektief as dit by iemand anders kom. So in plaas daarvan om take self te probeer evalueer, vra 'n vriend of kollega om dit vir jou te doen.

3. Skep 'n tydreeks en neem die moontlikheid van vertragings in ag

Daar is bekende bekende - dinge wat ons weet dat ons hulle ken. Daar is ook bekende onbekendes – dinge wat ons weet ons nie weet nie. Maar daar is nog onbekende onbekendes – dit is dinge waarvan ons nie weet nie, wat ons dit nie ken nie.

Donald Rumsfeld Amerikaanse politikus

Hierdie aanhaling word dikwels in projekbestuur verwys. Om die onbekende onbekendes waaroor Rumsfeld praat, te verantwoord, gebruik bestuurders wat hulle 'n kegel van onsekerheid noem. Dit is ontwerp om die omvang van die tyd wat 'n taak mag vereis te vertoon.

Wanneer jy eers aan’n projek begin werk, weet jy nog min daarvan. Daarom kan die werklike tyd wat dit neem om dit te voltooi, baie verskil van die voorspelling. Jy dink die werk sal twee dae neem, maar in werklikheid kan dit agt neem. Of net 'n paar uur.

Maar soos die proses vorder, krimp hierdie reeks. Jy kan egter eers sê presies hoeveel tyd jy nodig het aan die einde – wanneer die projek voltooi is.

Tog maak die kegel van onsekerheid 'n meer akkurate skatting moontlik. As jy nie veel van 'n komende projek weet nie, deel die geskatte looptyd deur vier om die onderste punt van die reeks te vind, en vermenigvuldig met dieselfde om die boonste limiet te bepaal. Die resultaat sal byvoorbeeld van 1 tot 16 dae wees.

As so 'n groot reeks jou nie pas nie, gebruik slegs die boonste limiet vir rekeningkunde - dan sal die werk vermoedelik 16 dae neem. Dit is nie die akkuraatste getal nie, maar dit is heel waarskynlik nader aan die werklikheid as jou oorspronklike voorspelling.

4. Gradeer die probleem op drie punte

Hierdie metode sal jou help om meer objektief te wees. Vir elke taak moet jy 'n assessering gee:

• beste draaiboek;
• ergste scenario;
• heel waarskynlik scenario.

Die eerste getal sal heel waarskynlik ooreenstem met jou oorspronklike voorspelling. Die beoordeling van die mees waarskynlike scenario kan gebaseer word op empiriese data wat jy het. En wanneer jy die ergste beoordeel, moet jy oorweeg hoe lank dit sal neem as dinge verkeerd loop.

Met drie getalle, bereken die gemiddelde. Byvoorbeeld, as die beste scenario drie dae is, die waarskynlike is vyf dae, en die ergste is nege, tel net by: 3 + 5 + 9 = 17. Deel dan daardie getal deur drie. Dit blyk gemiddeld 5, 67 dae - dit is jou voorspelling van die vereiste tyd.

5. Bereken die foutkoers

Steve Pavlina, skrywer van Persoonlike Ontwikkelingskursus vir Slim mense, beveel aan om die koëffisiënt te bereken van hoe verkeerd jy in jou beplanning is. In die toekoms kan hierdie nommer vir al jou take gebruik word.

Gee 'n skatting van die tyd vir verskeie take wat jy in die nabye toekoms moet verrig. Skryf jou aannames neer. Nadat u werk voltooi het, let op hoeveel u uiteindelik spandeer het.

Voeg al die geskeduleerde tye saam. Doen dieselfde met die werklike een. Deel nou al die werklike tyd deur die oorspronklike skatting - jy kry die verhouding wat jy wil hê.

Byvoorbeeld, jy skat dat dit 12 uur sal neem om verskeie take te voltooi. Op die ou end het ons 15 bestee. Foutkoers: 15/12 = 1.25 Dit beteken dat die take jou 25% langer geneem het as wat jy beplan het.

Vermenigvuldig nou altyd jou aanvanklike skattings met die gevolglike foutfaktor - en hulle sal meer akkuraat wees.

6. Doen 'n assessering op die mees onproduktiewe tye van die dag

Die Amerikaanse ontleder en skrywer van sakeliteratuur Daniel Pink in sy boek Timehacking. Hoe die wetenskap ons help om alles betyds te doen het in navorsing gedompel oor ons chronotipes - interne horlosies.

Hy het bestudeer hoe dit hoe ons voel deur die dag beïnvloed. En ek het uitgevind dat chronotipes nie net ons fisiese en geestelike aktiwiteit beheer nie, maar ook bepaal watter tyd van die dag ons die kreatiefste is en wanneer ons geneig is tot positiewe en negatiewe gedagtes.

Pink noem navorsing deur Scott Golder en Michael Macy, wat die bui van mense op Twitter ontleed het. Hulle het gevind dat gebruikersplasings gewoonlik nie baie positief is tydens periodes van lae produktiwiteit nie.

Vir die meeste mense vind hierdie afname in die middel van die dag plaas, net na middagete. Volgens Golder en Macy is dit onwaarskynlik dat jy in hierdie tyd in 'n goeie bui sal wees. Dit kan jou help om oormoed en optimisme te vermy en gevolglik meer doeltreffend te beplan.

Die kern van laasgenoemde metode is dus om take te evalueer terwyl produktiwiteit afneem. Dit is sowat ses uur nadat jy wakker geword het. Maar jy kan maar wag totdat die gevoel van verstrooiing en moegheid kom.

Op grond van die resultate van die werk, kyk of jy naby die werklikheid gekom het deur jou tyd so te beplan.

Die blote begrip van die beplanningsfout sal jou help om die take korrek te evalueer. Jy kan dalk nie jou neiging beheer om jou eie vermoëns te oorskat nie. Maar as jy besef hoe oormatige optimisme raak, en probeer om hierdie invloed te verminder, dan sal jy baie beter word om jou tyd te bestuur.