Hoe om werktake behoorlik te delegeer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Kategoriese bestellings, onoplettendheid aan die belange van werknemers en gebrek aan dankbaarheid is nie die mees effektiewe benadering tot die verdeling van take in die span nie.

’n Goeie leier is nie een wat alles op sy eie skouers dra nie, maar een wat in staat is om’n sterk doeltreffende span saam te stel en verantwoordelikhede bekwaam te versprei, insluitend onbeplande.

Delegering, dit wil sê die delegeer van take van een werknemer na 'n ander, help om die vlak van betrokkenheid in die span te verhoog, en bestuurders wat daarin slaag, bring hul maatskappye gemiddeld 33% meer inkomste as ander.

Maar om net te sê "doen dit" is verkeerd. 'n Ordende toon, 'n swak geskeduleerde taak, 'n gebrek aan verduideliking - dit alles kan verwerping veroorsaak en as gevolg daarvan eindig met nie die beste resultaat nie.

Harvard Business School-kenner Lauren Landry het gepraat oor die reëls wat sal help om effektief te delegeer en prestasie te verbeter.

1. Evalueer die vermoëns van werknemers

Daar is take wat nie gedelegeer kan word nie. Hulle is byvoorbeeld 'n integrale deel van jou verantwoordelikhede. Of 'n ander werknemer het nie die kennis en kwalifikasies om sulke take te verrig nie. Of, omgekeerd, hulle is baie eenvoudiger as dié wat hy gewoonlik doen. Om byvoorbeeld 'n verkoopsbestuurder of ouditeur te vra om 'n meester te vind om 'n kantoorkoffiemasjien te herstel, sal, om dit sagkens te stel, onvanpas wees.

Oor die algemeen, voordat jy iets aan iemand toevertrou, moet jy jouself afvra:

• Sal 'n persoon hierdie taak hanteer? Het hy genoeg tyd of sal dit inmeng met sy ander verantwoordelikhede?
• Sal die werknemer genoeg kennis en vaardighede hê? Of moet jy hom so lank op hoogte bring dat dit makliker is om dit self te doen of 'n ander spesialis te kry? Kom ons sê jy moet 'n verslag opstel oor die span se werk aan 'n projek, maar die kollega aan wie jy dit wil toevertrou het dit nog nooit gedoen nie, wat beteken dat die besigheid stadig sal beweeg, met 'n kraak, en jy mag dalk moet alles oordoen.
• Sal hierdie taak die werknemer help om sekere vaardighede te verbeter, ondervinding op te doen? Dit is opsioneel, maar dit sal lekker wees.
• Is daar 'n werknemer wat dit beter kan hanteer?

2. Probeer om almal se belangstellings en behoeftes te akkommodeer

Jy moet byvoorbeeld spanbou vir die hele span organiseer, maar daar is geen spesiale werknemer hiervoor nie. Maar daar is 'n persoon wat sterk is in kommunikasie en graag ondervinding wil opdoen in die organisering van geleenthede, opleiding en personeelbestuur. Jy kan hierdie taak aan hom bied.

Of die maatskappy word tydelik sonder 'n SMM-spesialis gelaat, maar daar is iemand wat goed vertroud is met die algoritmes van sosiale netwerke en nie omgee om sy hand met bemarking te probeer nie.

Dit is natuurlik nie altyd moontlik nie. Daar is vervelige take waarvan niemand hou nie. Maar tog sal dit nie oorbodig wees om die span krities te evalueer en te dink aan wie die nuwe opdrag kan baat nie.

3. Stel die taak korrek in

Wanneer jy’n werknemer aanspreek, verduidelik hoekom jy die taak aan hom wil toevertrou, hoe dit nuttig kan wees vir die maatskappy en vir hom persoonlik. Maak seker dat jy sy sterk punte wat jou keuse beïnvloed het, prys en lys. Wees beleefd.

Vertel ons in detail van die opdrag. Het 'n duidelike doel en tydlyn. Verskaf alle vereiste dokumente en ander inligting. Dit sal baie goed wees as al die nodige materiaal duidelik en gestruktureerd is, sodat die werknemer nie baie ure hoef te spandeer om uit te vind wat is wat nie.

4. Verskaf normale kommunikasie en 'n gemaklike atmosfeer

Laat die persoon weet dat jy altyd daar is om te help, voor te stel, vrae te beantwoord. Waarsku dat as hy om een of ander rede nie regkom nie of die sperdatum mis, hy met jou sal kan praat, en saam sal julle iets uitdink.

Vra wat hy nodig het om die taak te voltooi. Jy sal hom dalk van bykomende inligting moet voorsien of hom byvoorbeeld van aktuele sake vrystel.

Dit is belangrik om vriendelik te bly, sodat die werknemer nie regtig skroom om jou te kontak as iets verkeerd loop nie.

5. Wees aan die veilige kant

Wanneer jy self 'n taak voltooi, is jy in volle beheer van die situasie. As iemand anders die werk aanneem, kan daar 'n miljoen probleme wees wat tot swak resultate of mis spertye kan lei.

Dink vooraf wat jy sal doen in geval van 'n ongunstige ontwikkeling van gebeure. Wees voorbereid om self die taak aan te pak of dit vinnig aan iemand anders uit te kontrakteer.

Probeer om hierdie situasies nie as 'n mislukking te hanteer nie, maar as 'n ervaring wat jou sal help om jou span, sy vermoëns en die vlak van organisasie beter te verstaan.

6. Wees geduldig

Ja, daar is dinge wat vinniger is om op jou eie te doen as om iemand toe te vertrou, en dan tyd spandeer om vrae te beantwoord en die resultaat te monitor.

Dit is belangrik om te onthou dat jy nie 'n menslike orkes is nie, en vir effektiewe werk moet jy jou span ontwikkel, werknemers die geleentheid gee om iets nuuts te doen, meer bekwaam te word, leer, ook uit jou foute.

Dit beteken dat jy geduldig moet wees as iemand te veel vrae vra of 'n opdrag stadiger hanteer as wat jy verwag het.

7. Gee en vra vir terugvoer

Wanneer die taak afgehandel is, maak seker dat jy die werknemer vertel hoe jy sy werk evalueer: waarvan jy gehou het en waarvoor jy gereed is om hom te prys, watter punte verbeter kan word, wat hiervoor gedoen moet word en waarna om te kyk in die toekoms.

Wees korrek. Moenie vloek nie, moenie jou stem verhef nie, moenie sonder rede devalueer of kritiseer nie. Maak seker dat jy met lof begin en dan saggies praat oor waaraan gewerk moet word.

As die taak vir die persoon nuut en moeilik was, vra hom hoe hy daaraan gewerk het. Wat was maklik en wat nie, wat was interessant en waarvan het glad nie gehou nie, hoe hy self die resultaat beoordeel, wat hy graag wil verbeter en hoe hy beplan om dit te doen.

8. Moenie vergeet om dankie te sê nie

En nie net een-tot-een nie, maar ook in die openbaar, veral as die taak nie maklik was nie. Prys die persoon voor die hele span, gee hom 'n ekstra dag af, merk as die beste werknemer, as die maatskappy dit beoefen.

Jy moet ook nie die vrugte van iemand anders se arbeid toeëien nie. In plaas daarvan om te sê "Ek het die spanbou georganiseer" of "Ek het die verslag voorberei," is dit beter om te beklemtoon dat jy alles saam voorberei het en jou kollega baie gehelp het. Mense waardeer om erken te word vir hul meriete, wat hulle meer betrokke en lojaal aan die maatskappy maak.