"Beleefdheid is nie woorde nie." Hoekom is daar soveel skynheiligheid in besigheidskorrespondensie en hoe om daarvan ontslae te raak

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Hoekom het ons die reëls van besigheidskommunikasie nodig en hoe word opregte kommer vir die gespreksgenoot gemanifesteer - in die hoofstukke uit die boek deur Maxim Ilyakhov en Lyudmila Sarycheva "Nuwe Reëls van Besigheidskorrespondensie", wat nog nie te koop is nie.

Werksbriewe is 'n pyn. Ons het 'n opname gedoen waarin ons intekenare vir ons vertel het wat hulle in besigheidskorrespondensie irriteer. Hoeveel antwoorde het ons al gekry! Mense was woedend oor dieselfde ding: al hierdie woorde ASAP en FYI, doelbewuste amptenare en die appèl van 'n "kollega", instruksies gemerk "DRINGEND!" en lang, onsamehangende letters. As jy dieper daarna kyk, blyk dit dat mense vies word deur disrespek.

Disrespek is alles wat verwaarlosing of onoplettendheid aan die gespreksgenoot gee. Het vergeet om 'n lêer aan te heg - disrespek. Om 'n fout in die naam te maak is ook oneerbiedig. Briewe met die onderwerp "Dringend" is weereens oneerbiedig, en wat 'n disrespek. As jy dit alles regmaak, en dan 'n bietjie sorg byvoeg, kry jy 'n e-pos waarop die ontvanger wil antwoord.

Jy moet leer om in briewe te respekteer en om te gee, want’n ander tradisie het in sakekommunikasie ontwikkel: om met cliches, met beleefde woorde en amptelik te skryf. Maar hierdie tradisie het niks met normale menseverhoudings te doen nie. Dit is dus tyd om dit te verander.

Jy hoef hulle nie op te pas nie

Wanneer ons in kursusse oor respek en omgee praat, is daar altyd iemand wat sê: “Eintlik is dit hul werk om die data vir my te kry! Ek betaal hulle geld hiervoor en gaan nog nie respek aan hulle toon nie!"

Dis reg. Alles in hierdie boek is opsioneel. Daar is glad nie soveel verpligte dele in besigheidskorrespondensie nie. 'n Brief van die baas met die woord "kyk" sal net so goed werk as 'n lang versoek om "aandag te gee aan die aangehegte dokument." Besigheidskorrespondensie is eerstens 'n saak, en dan eers 'n verhouding.

Mense kom elke dag na werk wat hulle haat om opdragte uit te voer wat hulle nie verstaan nie, van base wat hulle verag. Die wêreld werk sonder respek.

Nog iets is dat ons baie beter reageer op briewe van respek as op gewone briewe. Ons antwoord vinniger, "skakel meer aan", vind nie-standaard oplossings, werk met plesier, word minder moeg en word gevolglik meer produktief. Dit beteken nie dat ons swak geskrewe briewe ignoreer nie. Natuurlik nie. Dit is 'n werk. Dit is dieselfde as om werknemers met terreur of goeie gesindheid te motiveer. Goeie gesindheid werk, maar terreur werk ook. Wanneer die baas op sy ondergeskiktes skree, en die kliënt verneder die kunstenaar, voer albei van hulle meestal opdragte uit.

Nog 'n interessante frase is "om respek te toon." Respek kan nie uitgebeeld word nie, want dit is nie 'n eksterne manifestasie van 'n persoon nie, dit is 'n interne toestand. Wanneer 'n persoon homself respekteer, behandel hy ander op dieselfde manier – dit gebeur vanself. Ons is seker: aangesien jy hierdie boek in jou hande hou, het jy geen probleme nie.

met respek vir jouself en ander.

Besigheidskorrespondensie het standaarde

Maatskappye het werklik standaarde van besigheidskommunikasie: vorme van verslae, gevestigde omset en professionele taal. Ons gee nie voor om die reëls te herskryf nie. Inteendeel: as daar standaarde is wat jou help om vinniger te skryf, is dit wonderlik. Maar daar is 'n paar dinge om te weet oor die reëls.

Nie al die reëls wat binne die maatskappy aanvaar word, sal daarbuite werk nie. Interne slang, die gewoonte om 'n halwe maatskappy in 'n kopie te plaas en die ewige FIY - dit is reeds die temas van staaltjies onder mense wat met korporasies werk. Hulle noem hierdie “kantoormeerkatte”. Raai hoekom.

Wat vir een persoon gerieflik is, is nie altyd gerieflik vir die ontvanger nie. Daar is byvoorbeeld 'n lang korrespondensie met 'n kliënt. Die bestuurder besluit om 'n tegnikus te betrek. Hy klik Vorentoe, skryf “Sien. korrespondensie”, klik op “Stuur”. Dit is baie gerieflik vir die bestuurder.

En die spesialis sal nou al die briewe moet lees, die eindelose lyn van "gerespekteerde kollegas" moet uitsorteer en "onder u aandag bring." Die bestuurder is gemaklik, maar die tegnikus nie. Die bestuurder kan 'n uittreksel uit die korrespondensie voorberei of slegs die nodige fragment saam met die vraag stuur, en dan sal die spesialis gemaklik wees. Sal dit die prestasie van die werk beïnvloed? En die duiwel weet net. Heel waarskynlik nie: 'n tegnikus is verplig om sulke briewe te beantwoord. Vloek en antwoord.

Om oor standaarde te praat, is slegs nuttig wanneer dit jou en die ontvanger na 'n gemeenskaplike doelwit lei. Byvoorbeeld, as jy 'n pragtige verkoopspraatjie-sjabloon in jou maatskappy het wat jou kliënte met trane van vreugde op hul wange laat, wonderlik, gebruik dit.

Beleefdheid is nie woorde nie

Van: Vladimir Ionov

Tema: Gelukkige Nuwejaar en Geseënde Kersfees! (Reeds die tiende gelukwensing vir vandag!!!)

Goeie dag!

Ek wil u bedank vir die vrugbare samewerking hierdie jaar en wens u 'n voorspoedige nuwe jaar en geseënde Kersfees toe!

Ek wens jou 'n goeie vakansie toe sodat dit 'n plesier sal wees om terug te keer werk toe. Ek wens jou en jou gesin gesondheid en geluk en sukses toe in ons moeilike besigheid. (Hoekom meng jy in my familie in, nè?)

Ek hoop vir nog meer uitstaande resultate volgende jaar. Ek wil nie die belangrikheid van vanjaar se resultate verkleineer nie, maar dit is belangrik om altyd na meer te streef! Dit is die enigste manier om werklik beduidende hoogtes te bereik. Dit is wat ek vir jou en my toewens. Hoera! (Dankie vir die lewensles, o sensei!)

Sorg vir jou besigheid, gehaltebeheer spanleier

Vladimir Ionov (Ek sal self vir my besigheid sorg, dankie.)

Om beleefd te wees is nie dieselfde as om beleefde woorde te skryf nie. Inteendeel: hoe meer woorde, hoe meer irriterend kan die brief uitdraai, veral as die beleefdheid karton is. Ware beleefdheid manifesteer hom in die omgee vir die gespreksgenoot.

Die brief hierbo is 'n gelukkige nuwe jaar. Dit lyk baie beleefd: die maat het geluk gewens, die gesin gesondheid toegewens en bedank vir hul samewerking. Maar dit is irriterend, want dit is sonder sorg en blykbaar versadig met skynheiligheid.

Sorg word nie in woorde getoon nie, maar in die boodskap: om so kort as moontlik en sonder onnodige woorde te skryf; moenie die leser se tyd mors nie; hou by 'n neutrale, kalm toon; in die algemeen, wees tot voordeel vir ander, en nie net voor jou oë opdoem nie.

Nog groter bekommernis is om nie onnodig 'n brief te skryf nie. Dit is nie nodig vir 'n gelukkige nuwe jaar nie. Dit sal beter wees as die gespreksgenoot glad nie ons tyd mors nie.

Daar is algemeen aanvaarde vorme van hoflikheid en higiëne. Jy ken hulle waarskynlik, so kom ons gaan net oor die basiese beginsels. Dit is belangrik om te onthou dat beleefdheid nie in woorde is nie - dit is altyd in 'n gesindheid.

Hallo!

Ek lees op jou webwerf wat jy uit die Dubary-roomsopspyskaart aflei. Dit is baie hartseer nuus, want elke dag gaan ek na jou huis vir middagete en bestel dit twee of drie keer per week. En nou weet ek nie eers waarmee om dit te vervang nie. Ek hou nie so baie van die res nie. Dit sal beter wees om iets anders te verwyder.

Valeria N.

Hallo Valeria!

Ons is almal natuurlik hier, vreeslik jammer dat jy so ontsteld was oor die sop. Dubary-room is 'n ongewilde gereg. Ongelukkig maak die beleid van ons instansie nie voorsiening vir 'n individuele benadering nie – om te kook waarvan die enigste kliënt hou. Daarom het ons Dubaris-room van die spyskaart verwyder ten gunste van nuwe sop. Jammer!

Beste wense, Olga, restaurant administrateur

Die kliënt het nie gehou van die sop wat op die restaurant-spyskaart ontbreek nie. Sy het 'n brief geskryf, en hulle het haar geantwoord: daar is alle vorme van beleefdheid, maar hierdie beleefdheid is nie werklik nie. Die betekenis van hierdie brief is "ons gee nie om vir jou nie." Dit is 'n formele antwoord.

Om 'n brief beleefd te maak, moet jy besorgdheid toon: praat oor die redes vir so 'n besluit, bied opsies aan, wys die belangrikheid van haar mening. Dit is belangrik dat die redes eerlik is: "dit is nie winsgewend vir ons nie" - dit is die normale posisie van die restaurant.

Valeria, dankie vir die skryf! Ons is baie jammer. Dubary se room was ongewild onder klante, so ons moes dit van die spyskaart afhaal. Dit is ses tot agt keer per week bestel (dit was blykbaar jy), en ons moes die meeste van die produkte weggooi, vir ons was hierdie posisie nutteloos.

Ek verstaan dit is hartseer as jou gunsteling gereg van die spyskaart verdwyn. In plaas van Dubaris-room het ons nuwes begin voorberei. Kyk wat het ons nou:

• roomsop van sampioene, blomkool en porcini-sampioene - dit is na aan Dubary-room in smaak en konsekwentheid;
• Maghreb-tamatiesop is heeltemal anders, maar baie smaaklik;

• broccoli en pampoenpuree sop met room - dit is romerig,

  soos Dubary room, maar jy moet mal wees oor broccoli:-)

Olga, restaurant administrateur.

P. S. Baie dankie dat jy ons gereeld besoek vir middagete. Volgende keer, wanneer jy by ons is, sê rustig vir die kelner "Ek haat Caesar", jy sal 'n kompliment van die sjef ontvang:-)

As jy enige voorstelle oor assortiment of spyskaart het, skryf gerus vir my - die mening van ons gereelde gaste is baie belangrik vir ons span.

Dankie in 'n aparte brief

Aan: Alexey Novik

Onderwerp: Bel 'n kliënt

Lyosha, hallo!

Gister het jou Saturn-kliënt toegang tot die stelsel gedeaktiveer. Ons het dit voor hom opgemerk en alles reggemaak, ons het jou nie gepla nie. Maar daar kan 'n probleem met sinchronisasie wees, en slegs die kliënt self kan dit sien.

Bel hom asseblief, vind uit of alles reg is.

Ksyusha R.

Aan: Ksenia Rybalchenko

Onderwerp: Re: Bel kliënt

Aanvaar! (Dit is normaal, die ontvanger is kalm.)

Lyosha

Aan: Alexey

Onderwerp: Re: Bel kliënt

Dankie! (En dit is 'n onnodige afleiding.)

Ksyusha R.

Dit is goed om jou kollegas te bedank. Maar as jy een woord "dankie" in die brief skryf, dan belas ons die kollega met onnodige werk: jy sal die brief in die posbus moet sien, oopmaak, toemaak, uitvee. In plaas van dankbaarheid kry jy ekstra werk.

As jy regtig 'n kollega wil bedank, is dit beter om dit persoonlik te doen, met 'n glimlag. As u persoonlik nie daarin slaag nie, maar u regtig wil bedank, is dit sinvol om addisionele materiaal of 'n geskenk by die brief te voeg.

In die voorbeeld hierbo is die beste opsie om eenvoudig nie die laaste dankie-brief te skryf nie. Maar kom ons neem 'n ander situasie: ons is 'n restaurantbestuurder, en 'n vriend het jou gratis geraadpleeg oor 'n werkkwessie. 'n Goeie dankie kan so wees:

Dit is natuurlik nie nodig nie: as hulle gereed is om ons belangeloos te help, verwag niemand geskenke in ruil daarvoor nie. Maar as jy dit doen, sal die persoon tevrede wees.

Die enigste ding wat die moeite werd is om aandag aan te gee, is om dit vir die leser gerieflik te maak om die geskenk te gebruik. As jy 'n koerier op 'n ongerieflike tyd moet vang, is dit so-so. Of 'n promosiekode vir 'n afslag van 500 ₽ vir aankope van 10 duisend of meer is ook 'n swak geskenk.

Erger is net 'n promosiekode vir 'n valskermsprong, ter wille daarvan moet jy Sondag vyfuur soggens per trein gaan, en ook ekstra vir 'n valskerm moet betaal.