Geheime van besigheid e-pos korrespondensie

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Ons bied aan u 'n artikel deur Artem Turovets oor die stelsel om besigheidskorrespondensie te organiseer. Dit is nie 'n stel "superproduktiwiteitstegnieke" of 'n lesing oor e-posbemarking nie. Artyom sal bloot die ervaring van sy maatskappy deel, waar hulle probeer het om werk met e-pos op te stel sodat almal gemaklik was.

Wat is e-pos? In die moderne sakewêreld is dit:

Jou gesig. Dit is met behulp van e-pos dat jy 'n positiewe beeld in die oë van die teenparty kan skep of die eerste indruk kan verwoes.
Jou werksinstrument. Baie kommunikasie met die buitewêreld geskied per e-pos. As u dus hierdie instrument goed beheer, kan u u lewe baie makliker maak.
'n Kragtige afleiding. Die buitewêreld probeer jou per e-pos kry, jou aandag aflei en om die bos lei.

Vanuit hierdie oogpunt, kom ons kyk na werk met e-pos. Kom ons begin eenvoudig.

Letter ontwerp

Ek gebruik die Mozilla Thunderbird-poskliënt, so ek sal dit as 'n voorbeeld gebruik. Kom ons skep 'n nuwe letter en gaan van bo na onder in die lys velde.

Aan wie. Kopieer. Versteekte kopie

Iemand weet dalk nie, maar Mozilla se "To" kan verander word na "Cc" of "Bcc".

Aan: ons skryf die hoofgeadresseerde of verskeie geadresseerdes geskei deur kommapunte.
Afskrif: ons skryf aan iemand wat die brief moet lees, maar van wie ons nie 'n reaksie verwag nie.
Bcc: ons skryf aan die een wat die brief moet lees, maar moet onbekend bly vir die res van die ontvangers van die brief. Dit is veral geskik vir massapos van besigheidsbriewe, byvoorbeeld kennisgewings.

Nie reg nie in massapos, spesifiseer ontvangers deur die "Cc" of "To" velde. Ek ontvang verskeie kere per jaar briewe waarin 50–90 geadresseerdes in die “Cc”-veld gelys word. Daar is 'n skending van privaatheid. Nie al jou ontvangers hoef te weet met wie jy nog oor 'n soortgelyke onderwerp werk nie. Dit is goed as dit mense is wat julle mekaar ken. Wat as die lys mededingende maatskappye insluit wat nie van mekaar weet nie? U moet ten minste gereed wees vir onnodige verduidelikings, op die maksimum, vir die beëindiging van samewerking met een van hulle. Moenie so doen nie.

Reg stuur massa-posse na jou eie naam, en plaas alle ontvangers in die "Bcc"-veld.

Briefonderwerp

Die belangrikheid van die onderwerpreël word dikwels (soms sinvol) in hul korporatiewe blogs geskryf deur professionele posdienste. Maar daar praat ons meestal van verkoopsbriewe, waar die onderwerpreël die probleem oplos "e-pos moet oopgemaak word".

Ons bespreek daaglikse besigheidskorrespondensie. Hier los die tema die probleem op "die brief en die skrywer daarvan moet maklik geïdentifiseer en dan gevind word." Boonop sal u ywer na u terugkeer in die vorm van die karma van talle antwoordbriewe, slegs met die voorvoegsels Re: of Fwd, waaronder u die verlangde letter oor die onderwerp sal moet soek.

Twintig briewe is die volume van 'n eendagkorrespondensie van 'n middelbestuurder. Ek praat glad nie van entrepreneurs en sake-eienaars nie, hul aantal briewe gaan soms van skaal af vir 200 of meer per dag. So weer: moenie e-posse met 'n leë onderwerpreël stuur nie.

So hoe om jou onderwerpreël korrek te formuleer?

Ons in ons "Sky" beveel in eksterne briewe aan om in die onderwerp te skryf: "Sky." In die interne - net die inhoud van die onderwerpreël in drie tot vyf woorde sonder voorvoegsels.

Fout nommer 1: slegs die naam van die maatskappy in die vak. Byvoorbeeld, "Sky" en dit is dit. Eerstens, jy is sekerlik nie een van jou maatskappy wat met hierdie teenparty kommunikeer nie. Tweedens bring so 'n onderwerp geen betekenis nie, want die naam van jou maatskappy kan reeds vanaf die adres gesien word. Derdens, raai hoe jou eie posbus sal lyk met hierdie benadering tot korrespondensie? Iets soos hierdie.

Is dit gerieflik om oor onderwerpe soos hierdie te soek?

Fout nommer 2: 'n spoggerige, verkoopsopskrif. Dit is wonderlik as jy weet hoe om opskrifte soos hierdie te skryf. Maar is dit gepas om hierdie vaardighede in besigheidskorrespondensie te gebruik? Onthou die doel van die onderwerpreël van 'n sakebrief: nie om te verkoop nie, maar om identifikasie en soektog te verskaf.

Nie reg nie	Reg
Maak gou om byle teen 'n billike prys te koop!	Kommersiële aanbod vir die verskaffing van asse
Ons moet gou maak om die persentasies na te gaan! Rodion is op pad!	Vir goedkeuring van die daad van versoening op rente met Alena Ivanovna
AANDAG! Porfiry Petrovich het die geheim van Raskolnikov opgelos, en sal ons probleme oplos	'n Aanbod van 'n konsultant: sielkundige aftrekking

Teks van die brief

Daar is baie skryfgidse vir verskillende geleenthede. Byvoorbeeld, baie nuttige dinge van, en ander meesters van die woord. Ek raai jou aan om ten minste hul artikels te lees om algemene geletterdheid te verbeter en die algemene skryfstyl te verbeter.

In die proses om 'n brief te skryf, moet ons konsekwent verskeie besluite neem.

'n Vraag van hoflikheid … Aan die begin van die brief kan jy vervaag in beleefdheid of selfs teerheid in die gees van "My liewe Rodya, ek het nou al meer as twee maande nie skriftelik met jou gepraat nie, waaraan ek self gely het en nie eers slaap nog 'n nag en dink." Dit is baie beleefd en baie duur, beide in terme van tyd vir die samestelling van so 'n inleiding, en vir die tyd van die gespreksgenoot om dit te lees. Dit is 'n besigheidskorrespondensie, onthou jy? Nie 'n opstel van die epistolêre genre vir die kompetisie nie en nie 'n brief aan Raskolnikov se ma nie, maar sakekorrespondensie.

Ons respekteer ons tyd en die ontvanger s'n!

Dit maak sin om jouself voor te stel en die omstandighede van kennismaking te herinner slegs in die eerste brief wat gestuur is na 'n vlugtige vergadering by die uitstalling. As dit 'n voortsetting van samewerking of huidige korrespondensie is, skryf ons in die eerste brief van die dag: "Hallo, Ivan", in die tweede en daaropvolgende: "Ivan, …".

Appélleer … Ek was altyd bekommerd oor wie om in 'n brief te kontak as daar verskeie ontvangers is. Ek het onlangs 'n brief aan drie meisies met die naam Anna geskryf. Sonder enige huiwering het ek “Hallo, Anna” geskryf en nie gebad nie. Maar dit is nie altyd die geval nie.

Wat as daar drie of selfs sewe ontvangers is en hulle het nie dieselfde naam nie? Jy kan hulle op naam lys: "Goeiemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pjotr Petrowitsj." Maar dit is lank en neem tyd. Jy kan skryf: "Hallo, kollegas!"

Vir myself gebruik ek die reël om by naam te verwys na die een wat in die "To"-veld is. En vir diegene wat in die kopie is, moet glad nie aansoek doen nie. Hierdie reël stel jou terselfdertyd in staat om (een!) Die geadresseerde van die brief en die doel van hierdie brief meer akkuraat te bepaal.

Aanhaling … Dikwels is korrespondensie 'n ketting van briewe met vrae en antwoorde - in 'n woord, 'n dialoog. Dit word as goeie vorm beskou om nie die geskiedenis van die korrespondensie uit te vee en jou antwoord bo-aan die aangehaalde teks te skryf nie, sodat, as jy 'n week later na hierdie korrespondensie terugkeer, jy die dialoog maklik van bo na onder in dalende datums kan lees.

Om een of ander rede is die verstekinstelling in Mozilla "Plaas wyser na aangehaalde teks". Ek beveel aan om dit te verander in die kieslys "Gereedskap" → "Rekeninginstellings" → "Skryf en adressering". Dit moet so wees.

Doel van die brief … Besigheidsbriewe is van twee tipes:

wanneer ons net die gespreksgenoot inlig (byvoorbeeld 'n verslag oor die werk wat vir 'n maand gedoen is);
en wanneer ons iets van die gespreksgenoot wil hê. Byvoorbeeld, sodat hy die aangehegte faktuur vir betaling goedkeur.

As 'n reël is daar baie meer bemoedigende briewe as berigte. As ons iets van die gespreksgenoot wil bereik, is dit baie belangrik om in 'n brief in gewone teks daaroor te sê. Die oproep tot aksie moet vergesel word van 'n oproep tot aksie by die naam en gevolg deur die laaste sin in die brief.

Nie reg nie: "Porfiry Petrovich, ek weet wie die ou vrou vermoor het."

Reg: "Porfiry Petrovich, ek het die ou vrou doodgekap, asseblief, neem maatreëls vir my arrestasie, ek is moeg vir lyding!"

Hoekom moet die korrespondent vir jou dink wat om met hierdie brief te doen? Hy kan immers die verkeerde besluit neem.

Handtekening in die teks … Sy moet wees. Boonop laat alle e-poskliënte jou toe om outomatiese vervanging van 'n handtekening op te stel, byvoorbeeld die klassieke "Vriendelike groete, …". In Mozilla word dit gedoen onder Gereedskap → Rekeningopsies.

Om kontakte in die handtekening te skryf of nie te skryf nie, is elkeen se persoonlike saak. Maar as jy op enige manier met verkope verband hou - maak seker dat jy skryf. Selfs as die transaksie nie plaasvind op grond van die resultate van kommunikasie nie, sal jy in die toekoms maklik gevind word deur die kontakte van die handtekening.

Ten slotte, nog 'n kenmerk van die liggaam van die brief vir die gespreksgenote wat nie daarvan hou nie (nie kan, wil nie, nie tyd het nie) om jou briewe te beantwoord. Spesifiseer die verstek in die teks van die brief. Byvoorbeeld, "Porfiry Petrovich, as jy my nie voor 12:00 op Vrydag kom arresteer nie, dan beskou ek myself as amnestie." Natuurlik moet die sperdatum werklik wees (jy moet nie die teks uit die voorbeeld op Vrydag om 11:50 stuur nie). Die ontvanger moet fisies in staat wees om jou brief te lees en daaroor te besluit. Hierdie "stilte" onthef jou van verantwoordelikheid vir die nie-reaksie van die gespreksgenoot. Soos altyd moet die gebruik van hierdie kenmerk verstandig benader word. As 'n persoon betyds en gereeld op jou briewe reageer, kan so 'n ultimatum, indien nie aanstoot gee nie, hom dan 'n bietjie beur of lei tot 'n besluit om nie nou op die brief te antwoord nie, maar jou laat wag vir Vrydag.

Aanhangsels

Briewe kom dikwels met aanhangsels: CV's, kommersiële aanbiedinge, skattings, skedules, skanderings van dokumente - 'n baie gerieflike hulpmiddel en terselfdertyd 'n bron van gewilde foute.

Fout: groot aanhegselgrootte. E-posse met aanhegsels tot 20 MB word dikwels ontvang. As 'n reël is dit skanderings van sommige dokumente in TIFF-formaat, met 'n resolusie van 600 dpi. Die korrespondent se posprogram sal byna seker vir 'n paar minute hang in vergeefse pogings om 'n voorskou van hierdie aanhangsel af te laai. En God verbied die ontvanger om hierdie brief op 'n slimfoon te probeer lees …

Persoonlik vee ek sulke briewe dadelik uit. Wil jy nie hê jou brief moet in die asblik beland voordat dit gelees word nie? Kontroleer die grootte van die aanhegsel. Dit word aanbeveel dat dit nie meer as 3 MB is nie.

Wat as dit oorskry?

Probeer om jou skandeerder na 'n ander formaat en resolusie te herkonfigureer. Byvoorbeeld, in PDF en 300dpi word redelik leesbare skanderings verkry.
Dink aan programme soos WinRar of 7zip. Sommige lêers is perfek saamgepers.
Wat as die aanhangsel groot is en jy dit nie kan saamdruk nie? Byvoorbeeld, 'n byna leë rekeningkundige databasis weeg 900 MB. Wolkberging van inligting sal tot die redding kom: Dropbox, Google Drive en dies meer. Sommige dienste, soos Mail.ru, skakel groot aanhegsels outomaties om in skakels na wolkberging. Maar ek verkies om self my inligting wat in die wolk gestoor is, te bestuur, so ek verwelkom nie outomatisering van Mail.ru nie.

En nog 'n nie heeltemal voor die hand liggende aanbeveling oor beleggings - hul naam … Dit moet verstaanbaar en aanvaarbaar wees vir die ontvanger. Sodra ons in die maatskappy besig was om 'n kommersiële aanbod voor te berei wat gerig is aan … laat dit Fjodor Mikhailovich Dostoevsky wees. Ek het 'n brief van die bestuurder ontvang met 'n projekvoorstel vir goedkeuring, en die aanhangsel het 'n lêer met die naam "DlyaFedi.docx" ingesluit. Met die bestuurder wat dit vir my gestuur het, het 'n dialoog soos volg plaasgevind:

- Geagte bestuurder, is jy persoonlik gereed om hierdie gerespekteerde persoon te nader en hom in die aangesig van Fedya te noem?

- Op een of ander manier nee, gerespekteerde man, almal noem hom op sy voornaam en patroniem.

- Hoekom het jy die belegging "Dlya Fedy" genoem? As ek hom nou dadelik stuur, dink jy hy sal by ons koop vir hierdie CP?

- Ek sou later hernoem …

Hoekom 'n tydbom voorberei - 'n potensiële kliënt se verwerping - of jouself die ekstra werk doen om 'n lêer te hernoem? Hoekom nie dadelik die aanhangsel korrek noem nie: "Vir Fedor Mikhailovich.docx" of selfs beter - "KP_Nebo_Topory.docx".

So, ons het min of meer uitgesorteer met e-pos as 'n "gesig". Kom ons gaan voort om na e-pos te kyk as 'n hulpmiddel vir effektiewe werk en praat oor die afleiding daarvan.

Werk met letters

E-pos is 'n kragtige afleiding. Soos met enige afleiding, moet pos hanteer word deur die reëls te verskerp en 'n werkskedule in te stel.

Op 'n minimum moet jy ALLE kennisgewings oor die aankoms van pos afskakel. As die poskliënt by verstek opgestel is, sal jy met 'n klanksein in kennis gestel word, en die ikoon langs die horlosie sal flikker, en 'n voorskou van die brief sal gewys word. In’n woord, hulle sal alles doen om jou eers van moeisame werk weg te ruk, en jou dan in die afgrond van ongeleesde briewe en ongesiene posboodskappe te dompel – minus’n uur of twee van die lewe.

Iemand se kragtige wilskrag laat hulle nie deur kennisgewings afgelei word nie, en vir gewone mense is dit beter om nie die noodlot te versoek en hulle af te skakel nie. In Mozillla Thunderbird word dit gedoen deur die kieslys "Gereedskap" → "Opsies" → "Algemeen" → "Wanneer nuwe boodskappe verskyn".

As daar geen kennisgewings is nie, hoe om te verstaan dat 'n brief aangekom het?

Baie eenvoudig. Jy self, bewustelik, sit tyd opsy vir die ontleding van pos, maak die poskliënt oop en sien alle ongeleesde boodskappe. Dit kan twee keer per dag gedoen word, byvoorbeeld tydens middagete en in die aand, of tydens gedwonge stilstand, byvoorbeeld in verkeersknope.

Dikwels gevra, wat van reaksietye en dringende e-posse? Die antwoord is: jy het geen dringende briewe in die pos nie. Tensy jy in die kliëntediensafdeling werk (so 'n departement het sy eie reëls om met pos te werk).

Indien daar dringende briewe is, sal die sender jou hieroor in kennis stel via ander kanale – telefoon, SMS, Skype. Dan gaan jy doelbewus by die poskliënt in en verwerk dringende pos. Alle tydbestuur-guru's (byvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met sy "Time Drive") verklaar die standaard om tot 24 uur op e-pos te reageer. Dit is 'n normale reël van goeie vorm - moenie onmiddellike antwoorde van die gespreksgenoot per e-pos verwag nie. As daar 'n dringende brief is, stel dit in kennis via vinniger kommunikasiekanale.

So, ons het kennisgewings afgeskakel en nou skakel ons die poskliënt aan volgens ons skedule.

Wat moet ons doen wanneer ons in die pos ingegaan het en aktiwiteite genaamd "ontleed e-pos" begin doen? Waar is die begin en einde van hierdie werk?

Ek het al baie gehoor van die zero inbox-stelsel, maar ek het ongelukkig nog nie een persoon ontmoet wat dit gebruik nie. Ek moes my wiel weer uitvind. Daar is artikels oor hierdie onderwerp op Lifehacker. Byvoorbeeld, "". Hieronder sal ek praat oor die zero inbox-stelsel in my interpretasie. Ek sal dankbaar wees as GTD-guru's die kommentaar sal nagaan, die beskryfde stelsel byvoeg of verbeter.

Dit is belangrik om te verstaan en te aanvaar dat e-pos nie 'n taakskeduleerder of argief vir jou aktiwiteite is nie. Daarom moet die "Inbox"-lêergids altyd leeg wees. Sodra jy jou inkassie begin ontleed het, moenie stop of jou aandag deur enigiets afgelei word totdat jy hierdie vouer leegmaak nie.

Wat om te doen met e-posse in jou inkassie? Jy moet elke letter agtereenvolgens deurgaan en dit uitvee. Ja, kies net en druk Delete op jou sleutelbord. As jy dit nie kan kry om die brief uit te vee nie, sal jy moet besluit wat om daarmee te doen.

Kan jy dit binne drie minute beantwoord? Moet ek dit antwoord? Ja, dit is nodig, en die antwoord sal nie meer as drie minute neem nie, antwoord dan dadelik.
Jy moet antwoord, maar die voorbereiding van die antwoord sal meer as drie minute neem. As jy 'n taakbeplanner gebruik wat jou toelaat om 'n e-pos in 'n taak te omskep, verander jou e-pos in 'n taak en vergeet vir 'n rukkie daarvan. Ek gebruik byvoorbeeld die absoluut wonderlike Doit.im-diens. Dit laat jou toe om 'n persoonlike e-posadres te genereer: jy stuur 'n brief daaraan, en dit verander in 'n taak. Maar as jy nie 'n taakskeduleerder het nie, skuif die letter na die "0_Run" subgids.
Na 'n vinnige reaksie op 'n brief, om dit in 'n taak te verander of 'n eenvoudige bekendmaking, moet jy besluit wat om volgende met hierdie boodskap te doen: vee dit uit of stuur dit na een van die dopgehou vir langtermynberging.

Hier is my vouers vir langtermynberging.

0_Hardloop. Ek het nie so 'n gids nie, maar as jy nie 'n beplanner het nie, ek herhaal, jy kan briewe wat gedetailleerde studie vereis hier plaas. Hierdie vouer moet ook gereeld skoongemaak word, maar met 'n deurdagte benadering op 'n spesiaal aangewese tyd.
1_Verw. Dit is waar ek briewe met agtergrondinligting sit: verwelkomingsbriewe met aanmeldings van verskeie webdienste, kaartjies vir opkomende vlugte, ensovoorts.
2_Projekte. Die argief van korrespondensie oor vennote en projekte waarmee daar 'n huidige verhouding is, word hier gestoor. Natuurlik word 'n aparte gids vir elke projek of vennoot geskep. In die lêergids van 'n vennoot plaas ek nie net briewe van sy werknemers nie, maar ook briewe van werknemers van "Heaven" wat met hierdie vennoot verband hou. Baie gerieflik: indien nodig, is alle korrespondensie oor die projek binne 'n paar kliks byderhand.
3_Museum. Hier gooi ek daardie briewe wat jammer is om uit te vee, en die voordele daarvan is nie ooglopend nie. Ook, dopgehou met geslote projekte van "2_Projects" migreer hierheen. In 'n woord, die eerste kandidate vir skrapping word in die "Museum" gehou.
4_Dokumente. Hier is briewe met elektroniese voorbeelde van dokumente wat in die toekoms nuttig kan wees vir boekhouding, byvoorbeeld rekonsiliasiestate van kliënte, kaartjies vir reise. Die vouer het baie in gemeen met die vouers "2_Projects" en "1_Sprav", slegs rekeningkundige inligting word daarin gestoor, en bestuursinligting word in die vouer "2_Projects" gestoor. In "4_Documents" - dooie inligting, en in "2_Projects" - lewendig.
5_Kennis. Dit is waar ek net werklik nuttige posstukke byvoeg waarna ek na 'n rukkie wil terugkom vir inspirasie of om oplossings te vind.

Daar is ander instellings van die poskliënt wat belangrik is vir die werking van hierdie stelsel. Eerstens, Thunderbird het by verstek die Merk boodskappe as gelees-merkblokkie gekies. Ek verkies om dit doelbewus te doen, so die merkblokkie is weg! Om dit te doen, gaan na die kieslys "Gereedskap" → "Opsies" → "Gevorderd" → "Lees en vertoon".

Tweedens, ons gebruik filters … Voorheen het ek aktief filters toegepas wat outomaties briewe na die toepaslike vouers aangestuur het op grond van die sender se adres. Briewe van 'n prokureur is byvoorbeeld na die "Advokaat"-lêergids geskuif. Ek het hierdie benadering om verskeie redes geweier. Eerstens: briewe van 'n prokureur verwys in 99% van gevalle na 'n projek of vennoot, wat beteken dat dit na die gids van hierdie vennoot of projek geskuif moet word. Tweedens het ek besluit om bewustheid by te voeg. U moet self besluit waar 'n spesifieke brief gestoor moet word, en dit is geriefliker om net op een plek - in die inkassie - vir onverwerkte boodskappe te soek. Nou gebruik ek net filters om outomatiese gewone briewe van verskeie stelsels in vouers te kategoriseer, dit wil sê briewe wat nie van my vereis om besluite te neem nie. Filters in Mozilla Thunderbird word opgestel in die Tools → Boodskapfilters-kieslys.

Dus, met die regte benadering, behoort e-pos van 10 tot 60 minute per dag te neem, afhangend van die hoeveelheid korrespondensie.

Ja, en nog een ding. Jy het reeds kennisgewings oor die aankoms van nuwe briewe afgeskakel, nie waar nie?;)