Hoe om jou tyd in Notion met GTD te beplan

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Versamel al jou sake in een handige tabel vir maklike beheer.

Wat is GTD

Die life hacker het herhaaldelik artikels gepubliseer oor die GTD - Getting Things Done-tegniek. Dit is uitgevind en in detail beskryf in sy boek deur sakeafrigter David Allen. Kortliks kan die basiese reëls van hierdie stelsel soos volg beskryf word:

1. Vang alle inligting vas … Skryf alle idees, take en dade neer. As daar iets is wat jy nie nou kan doen nie, maak 'n merk sonder om op geheue staat te maak. Alles wat jy opneem, word in die sogenaamde Inbox gestoor.
2. Handhaaf orde. Soos die vouer met "Inkomende take" vol raak, moet jy die inhoud daarvan organiseer, take in kategorieë sorteer en verduidelikings en notas skep sodat jy niks vergeet nie.
3. Prioritiseer … Elke taak moet 'n sperdatum en mate van belangrikheid hê sodat jy weet wat om eerste te doen en wat kan wag.
4. Hou alles byderhand … GTD het geen plek vir die "skryf later"-beginsel nie. Jou doenlyste en notas moet altyd in jou sig wees: op jou rekenaar, slimfoon, tablet en ander toestelle. Op hierdie manier, as 'n interessante idee by jou opkom of jy dink aan een of ander onopgetekende saak, kan jy dit dadelik neerskryf. Wanneer die sperdatum vir 'n taak nader kom, sal jy 'n herinnering ontvang, eer aan die alomteenwoordige kennisgewings.

Jy kan meer lees oor GDT in ons gids.

Die tegniek is goed vir sy veelsydigheid. Die skepper daarvan, David Allen, is ietwat outyds: met "Inbox" bedoel hy 'n regte papiervouer. Hy het selfs e-posse uitgedruk en op lêerstelle geplaas.

Maar met dieselfde sukses kan GTD op rekenaarlêers en vouers toegepas word, deur hierdie stelsel in samewerking met een of ander diens te gebruik. Byvoorbeeld, jy kan hierdie tegniek gebruik om jou Gmail-e-posse te sorteer, take te skryf na "", of volle beheer oor jou lewe te neem. Ten slotte word baie taakbestuurders soos dieselfde Wunderlist onder die GTD-filosofie verskerp.

En natuurlik kan jy die tegniek gebruik in so 'n wonderlike en veelsydige program soos Notion.

Dit is 'n baster van Google Docs, Evernote, Trello en 'n dosyn ander toepassings. Notion kan byna alles doen wat jy nodig het om te werk. Notas, sigblaaie, kennisbasisse, doenlyste, kanban-borde, dokumente - die program het alles. Dit is 'n sonde om dit nie te gebruik om jou sake in GTD-styl te organiseer nie.

En Maria Aldrey, 'n besigheidskonsultant wat sakeleiers help om hul werk te organiseer, het haar eie GTD-gebaseerde stelsel vir Notion geskep. Sy het hierdie verwikkelinge in haar blog gedeel.

Hoe om GTD in Notion te gebruik

Ek is nie baie goed georganiseerd nie. Toe ek dus van David Allen se GTD uitvind, het my lewe letterlik verander. Nou is dit vir my 'n soort godsdiens. Geleidelik het ek my eie stelsel gebou, wat my in staat stel om tred te hou met alles en teen my gewone pas te werk.

Ek gebruik 'n praktyk wat ek Weeklikse Beplanning noem. Ek sit elke Sondag (of Maandag) 'n uur opsy om die week wat voorlê te beplan. Hierdie gewoonte help my om komplekse probleme op te los deur dit in kleiner en meer hanteerbare probleme op te breek. So ek kry meer gedoen, minder moegheid, en fokus makliker op werk.

Vir my is Notion soos 'n speletjie. Dit neem tyd om die stelsel op te stel. Maar wanneer sy gereed is, word die voltooiing van take pret, eenvoudig en vinnig.

Elke week klik ek op 'n knoppie in Notion, en 'n leë sigblad verskyn voor my. Hier is 'n leë een wat jy kan optel en gebruik.

Hier is die stap-vir-stap proses wat ek gebruik om my take met Notion te skeduleer.

1. Versamel jou idees

Neem 10 minute om al jou idees in hierdie kolom te lys en neer te skryf. Hulle sal in take verander wat jy in die komende week moet voltooi.

1. Lys al jou projekte wat nog nie voltooi is nie.
2. Gaan jou take vir die vorige drie maande na om enige uitstaande te vind.
3. Kyk bietjie na jou kalender: dalk is daar ook iets beplan.
4. Gaan jou papier notaboek na, indien beskikbaar. Miskien is daar ook 'n paar idees wat na Notion oorgedra moet word.
5. Dink na of daar enige ander take is wat jy moet doen of mense om mee te werk.

Versamel al hierdie idees saam en lys hulle in die eerste kolom. Dit is jou plan vir die volgende sewe dae.

2. Wys die toepaslike aksies toe

'n Idee is nie sleg nie, maar sonder aktiewe optrede sal dit 'n idee bly. Vra jouself af: "Wat moet ek doen om hierdie taak na die einde toe te skuif?"

Byvoorbeeld:

• Gaan voort om die webwerf met inhoud te vul → Skryf 'n konsep van die "Oor my"-afdeling.
• Skep inhoudpubliseringskalender → Teken 'n geheuekaart vir plasings en ken datums toe.
• Maak 'n video vir 'n blog → Skryf 'n videoskrif.
• Ontmoet Chris → Stuur vir hom 'n e-pos met die datum en plek van die vergadering.

Onthou, as meer as een aksie nodig is om 'n taak te voltooi, moet jy eers besluit wat om te doen.

3. Stel dringendheid

Vervolgens moet u die dringendheid van elke taak definieer. Dit is nodig om op die werklik belangrike dinge te fokus, en nie net 'n klomp werk te doen nie.

Om te verstaan watter dinge om eerste te doen, sorteer ek my idees in vier kategorieë:

• Belangrike take - dinge wat ons nader bring aan die bereiking van doelwitte.
• Dringende take - aksies wat onmiddellike aandag verg.
• Dit sou nie seermaak nie - hierdie kategorie sluit sake in wat dalk nie dringend en nie belangrik is nie, maar die implementering daarvan sal jou lewe vir die volgende sewe dae makliker maak.
• Kan wag - dit is take wat vir nog 'n week herskeduleer kan word.

4. Bepaal die vlak van konsentrasie

Ongelukkig het ons almal 'n beperkte hoeveelheid aandag, tyd en energie. Elke taak verbruik 'n sekere persentasie van hierdie belangrike hulpbronne. Evalueer dus die geskeduleerde taak en ken die ooreenstemmende nommer daaraan toe in die vierde kolom.

Byvoorbeeld, die skryf van 'n konsep vir 'n blogplasing het ongeveer 20% van my aandag geneem. En die brief vir Chris is drie reëls lank – slegs 2%.

5. Ken prioriteit toe

Hierdie merkblokkie merk take wat die "Belangrik" en "Dringend" merkers het. Dit wil sê, hulle moet gedoen word, maak nie saak wat nie. Dit is jou prioriteitslys.

Wanneer jy klaar is met die keuse van hierdie take, tel die persentasies van die vorige kolom by om te sien hoeveel hulpbronne jy daaraan sal bestee. As dit meer as 90% uitgedraai het, dan het jy jou krag oorskat en meer afgebyt as wat jy kan kou. Herskeduleer 'n gedeelte daarvan na die volgende week, of jy sal oorwerk wees en sal nie tyd vir enigiets hê nie.

Terloops, 'n nuttige wenk: Notion laat jou toe om die inhoud van tabelrye te filtreer - dit is hoe jy prioriteitstake kan kies.

6. Skeduleer die taak

'n Regmerk in die volgende kolom wys of die taak op jou kalender geskeduleer is. Besluit wanneer jy dit gaan uitvoer en skep 'n gepaste geleentheid.

Terloops, as jy nie Google Kalender of iets gebruik nie, kry jouself Notion. Daar kan jy take byvoeg wat vir die week geskeduleer is.

7. Delegeer die taak

Ja, jy het dieselfde aantal ure per dag as Beyoncé, maar sy het 'n groot span assistente wat die vuil werk vir haar doen, so sy doen meer. As jy egter ook iemand het op wie se skouers jy van die take kan verskuif, doen dit en merk die gedelegeerde taak in die toepaslike kolom.

8. Voltooi die taak

Wel, alles is eenvoudig. Wanneer jy jou projek voltooi of 'n taak voltooi, merk die blokkie in die laaste kolom.

Bonus

Hier is 'n paar stappe om jou te help om nog meer georganiseer te word:

1. Hersien jou besteding die afgelope week en beplan jou begroting vir die volgende.
2. Dink na oor jou spyskaart vir die week, voeg produkte by die inkopielys.
3. Verwerk jou inkassie vir die laaste sewe dae betyds en sorteer alles wat daar opgehoop het.
4. Beplan ten minste een dag per week vir oefening.

Onthou dat GTD redelik buigsaam is en aangepas kan word om by jou behoeftes te pas. Pas gerus die Notion-sjablone aan. Maria se Aandag-kolom lyk byvoorbeeld vir my oorbodig. Vir my is 'n nota genoeg of die taak dringend is of nie. Jy kan maklik sy kolomme uitvee en jou eie byvoeg. So, ek het 'n kolom met die etiket "Werk", "Tuis", "Kreatiwiteit" en ander geskep om take in kategorieë te sorteer. Jy kan dit op jou manier doen.