Hoe om minder tyd aan e-pos te spandeer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:45

E-pos nagaan het vir baie 'n verslawing geword. Maar jy kan daarvan ontslae raak en jou produktiwiteit verhoog.

E-pos nagaan is baie soos 'n afhanklikheid. Daar is verskeie redes hiervoor.

• Net soos tydens seks, dobbelary of dwelmgebruik, word die plesierhormoon dopamien in die brein vrygestel tydens e-poskontrolering.
• Ons hou aan om ons inkassie na te gaan want ons wil op hoogte bly en ons is bang ons mis iets.
• Ons ontleed e-posse sodat ons kan ontspan en nie moeiliker dinge doen nie.

Maar hierdie tyd kan baie beter bestee word. Kevin Cruz, skrywer van 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, bied vyf wenke om jou te help om jou e-postyd in die helfte te sny.

1. Voeg ontleding by jou skedule

Moenie jou e-pos nagaan nie, maar verwerk dit. Hanteer ontleding van boodskappe net soos enige ander werk. Beplan dit, voeg dit by jou kalender en begin dan. Cruz beveel aan om jou pos drie keer per dag te sorteer: oggend, middag en aand.

Dit is nie die hoeveelheid tyd wat spandeer word om met pos te werk wat saak maak nie. Iemand sal drie uur per dag neem om boodskappe te ontleed, terwyl ander 30 minute sal neem. Die belangrikste ding is om hierdie besigheid bewustelik te benader, soos 'n gewone werk.

Kevin Cruz

2. Moenie vir almal 'n afskrif van die brief stuur nie

Hoe minder e-posse jy stuur, hoe minder ontvang jy in ruil daarvoor. Probeer dus om nie soveel mense in die kopie van die brief te plaas nie. Insluitend, moenie die blokkie "Antwoord aan almal" merk nie.

Sommige kon e-posverkeer met 50% verminder toe hulle hulself opgelei het om twee keer te dink voordat hulle 'n nuwe e-pos stuur.

3. Filter boodskappe

Stel filters op om verskillende soorte letters in verskillende vouers te plaas. Op hierdie manier kan jy net jou tyd mors op die werklik belangrike boodskappe en nie deur die res oorweldig word nie.

4. Hou op om jou inkassie as 'n doenlys te gebruik

Baie mense stuur vir hulself boodskappe met verskillende take vir later, wat die posbus in 'n ander doenlys verander. Maar dit benadeel net produktiwiteit.

Cruz stel hierdie benadering voor. Wanneer jy 'n nuwe e-pos oopmaak, vra jouself eers af of jy dit kan uitvee. Indien nie, oorweeg of jy dit aan iemand kan delegeer. As dit nie moontlik is nie, vind uit of jy dit in minder as vyf minute kan hanteer. Indien wel, wonderlik. Indien nie, sit die brief opsy vir later. Maar moenie dit in jou inkassie los nie, maar dra dit oor na jou kalender en kies 'n spesifieke datum en tyd wanneer jy dit kan doen.

5. Kommunikeer jou voorneme aan ander

Bespreek dit met jou kollegas, sodat dit vir jou makliker sal wees om by die plan te hou. Sê vir jou baas dat om jou produktiwiteit te verbeter, jy nuwe e-poswaarskuwings sal afskakel en slegs e-posse op sekere tye sal ontleed.

Kom ook ooreen oor hoe u gekontak kan word in geval van dringende sake.

As jy probeer om die tyd wat dit neem om met e-pos te werk te verminder, moet jy jou gewoontes verander, en dit is altyd moeilik om dadelik te bereik. Wees asseblief geduldig en wees gereed om te besef dat dit nie nodig is om soveel tyd aan pos te spandeer nie.