7 Gmail-wenke van 'n voormalige Google-werknemer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

As honderde inkomende e-posse en konstante afleidings vir die nagaan van jou pos jou nie toelaat om op jou hoofaktiwiteit te fokus nie, dan is hierdie artikel vir jou. Rudolphe Dutel, 'n voormalige Google-werknemer, het verduidelik hoe om reg met Gmail te werk sonder hoofpyn.

In 2011 het Rudolf Dutel 'n pos by Google aangeneem. "My eerste dag by die Google-kantoor was soos Harry Potter se aankoms by Hogwarts: jy is baie bekommerd, soos 'n skoolseun op 'n eerste afspraak, en dit is nie duidelik wat om te doen nie," onthou Rudolph. “Daarom was ek bly oor enige werk wat aan my toevertrou is en die geleentheid om iets nuuts in die proses te leer.”

Die volgende twee jaar was hy bestem om nou betrokke te raak by die opleiding van maatskappywerknemers om met die posdiens Gmail te werk, sowel as die korporatiewe verkope daarvan.

Dütel is nie meer 'n Google-lid nie; hy is nou 'n werknemer van Buffer en die stigter van die Remotive-projek, 'n elektroniese weeklikse tydskrif vir afgeleë werkers. Hy gebruik egter steeds van die truuks wat hy sy voormalige kollegas geleer het.

Hoe om jou e-pos op te lei: 7 moordende wenke om met Gmail te werk

Soms is dit 'n openbaring om jou inkassie Maandagoggend oop te maak. Dit lyk fisies onmoontlik om die eindelose stroom briewe uit te sorteer.

E-pos word vandag nie gebruik nie, behalwe in afgeleë dorpies, waar daar geen elektrisiteit of selfoontorings is nie. Volgens navorsing van die McKinsey Global Institute bestee ons gemiddeld 'n derde van ons werksdag om e-posse te beantwoord.

Die gemiddelde geskoolde werker bestee tot 28% van hul nuttige tyd om e-pos te ontleed. Dit is omtrent 13 uur per week.

Ek wil natuurlik nie saamstem met sulke hartseer statistieke nie. Boonop wil almal hul tyd aan iets nuttiger spandeer. Vir hierdie doel het Dutel baie tyd spandeer om die vermoëns van Gmail, nutsdienste en dienste te toets, en die sewe na sy mening nuttigste uitgelig vir daaglikse gebruik. Miskien is korrespondensie nie so 'n lang besigheid nie.

1. Gebruik die "Kanselleer versending"-knoppie

Het jy al ooit 'n paar irriterende tikfoute in jou brief opgemerk nadat jy op "Stuur" geklik het? Ek is seker ja.

Van nou af is daar niks meer om voor bang te wees nie: jy het die funksie om versending te kanselleer, wat 'n streng voorvereiste is vir diegene wat besluit het om die bestuur van kosbare werktyd ernstig op te neem.

Jy kan die funksie aktiveer deur na die kieslys te gaan en 'n regmerkie voor die ooreenstemmende funksie te plaas: "Instellings" → "Algemeen" → "Kanselleer versending". Opsioneel kan die kansellasietydperk op 10, 20 of 30 sekondes gestel word.

Probeer dit self, ek persoonlik het daarvan gehou!

2. Pas sjablone toe om tyd te bespaar

Ons skryf 'n groot aantal letters van dieselfde tipe, soortgelyk aan mekaar soos twee druppels water. Soms neem ons as basis vir nuwe briewe dié wat ons reeds aan ander mense geskryf het. Byvoorbeeld, vir verkopers is dit gerieflik en kan aansienlik tyd bespaar.

So hoekom nie 'n paar sjablone voorberei vir hierdie soort boodskap in plaas daarvan om dieselfde ding oor en oor te herskryf nie? Om 'n paar woorde en frases te vervang is immers baie makliker as om nuut te skryf. Die belangrikste ding is om nie te vergeet om dit later weer te lees nie.

Berei 'n paar sjabloonantwoorde voor en stoor dit wat jy later kan gebruik indien nodig.

Om die "Respons Templates"-funksie te aktiveer, gaan na die "Laboratorium"-oortjie in die instellingskieslys.

Danksy hierdie ongelooflike nuttige kenmerk het Rudolph en sy broer daarin geslaag om hul kontakbesonderhede met die hand aan die eerste 1 500 Remotive-intekenare in 'n standaard posbrief te stuur.

3. Gebruik die vanlyn toegangsfunksie

Nog 'n truuk wat ons by Dutel geleer het, is hoe om aan te hou werk met Gmail sonder toegang tot die internet.

Miskien hou sommige van julle daarvan om vir 'n rukkie van ander te ontkoppel om jouself ten volle aan kreatiewe take toe te wy. In die meeste gevalle kan jy egter eenvoudig nie sonder die "Inbox"-lêergids klaarkom nie, waar jy byvoorbeeld die tegniese taak laat vaar het. Hoe om te wees?

Vir alle reise per trein, gevalle met betaalde of beperkte toegang tot die Wi-Fi-netwerk en ander onvoorsiene omstandighede, kan jy die "Vanlyn"-funksie gebruik. Dit laat jou toe om e-posse te lees, te antwoord, te soek en te argiveer sonder internettoegang.

Dit is regtig baie gerieflik, aangesien hierdie modus jou toelaat om nie net met pos te werk nie, maar ook met Google Drive en Google Docs.

4. Het jy nie tyd nie? Pouse

By tye val inkomende boodskappe net een na die ander in die boks, irriterend en lei af van die werk waarop ons gefokus is. Een, twee, vier, tien nuwe letters … Wat as daar iets belangrik is?

Die beste oplossing vir hierdie probleem, volgens Dutel, was die Inbox Pause-funksie. Die betekenis van hierdie funksie is baie eenvoudig: jy skort die vloei van inkomende korrespondensie op as jy besig is met iets belangrik, en wanneer jy bevry is van die las van bekommernisse en 'n kalender vol gebeure, keer jy terug na hulle asof jy dit ontvang het. op dieselfde sekonde deur na die bladsy met pos-oortjie te gaan.

5. Teken uit van onnodige poslyste

Dit is net so toevallig dat dit moeilik is om heeltemal ontslae te raak van allerhande e-posse wat in jou werk-e-posbussie kom. Hoe raak jy ontslae van dié wat glad nie vir jou interessant is nie?

Kyk na Unroll.me, 'n program wat jou kan help om jou e-posse binne minute op die beste moontlike manier te organiseer. Sodra jy vir die diens aangemeld het, maak die poslys oop waarop jy inteken. Teken dan uit van onnodiges.

6. Skakel 2-stap-verifikasie aan

Dit blyk dat Gmail byna alles van ons weet: met wie ons kommunikeer, watter prente ons soek in die soektog, wat ons in die "Dokumente" stoor. Ons kan sê dat dit 'n soort vlugbeheersentrum en die hoofbevelhoofkwartier is - alle skakels lei hierheen, soos die paaie na Rome. Dit beteken dat daar eers na veiligheid gesorg moet word.

Twee-stap-verifikasie is die beste oplossing vir hierdie taak. "Twee-", want om jou inligting te beskerm, sal jy nie net jou wagwoord vir die posbus nodig hê nie, maar ook 'n unieke kode, wat jy sal ontvang elke keer as jy probeer om toegang tot jou posbus te kry vanaf 'n selfoontoepassing of SMS-boodskap.

Rudolph raai ook aan om aandag te skenk aan die 1Password-diens.

Baie ander gewilde dienste soos Dropbox, Facebook en Twitter gebruik ook 2-stap-verifikasie vir toegang.

Terloops, vir die veiligheid van jou data is dit belangrik om te verseker dat jou Gmail-rekening nie op verskeie toestelle gelyktydig gebruik word nie, byvoorbeeld op twee rekenaars gelyktydig.

7. Gebruik meer insiggewende kennisgewings

Baie boodskappers gebruik verskeie statusse vir boodskappe gelyktydig: "Gestuur", "Afgelewer", "Lees". Op sommige plekke, soos Facebook, word ikone gebruik om hierdie kennisgewings voor te stel.

Vir die Gmail-diens is daar 'n soortgelyke oplossing - Sidekick. Dit is 'n goeie toepassing vir diegene wat 'n werk soek, of diegene wie se aktiwiteite met verkope verband hou: dit is baie gerieflik om die statusse van u gestuurde e-posse te kry.

Nou weet jy 'n bietjie meer oor die veiligheid en tydbesparing wanneer jy met Gmail werk. Ons hoop dat die raad van 'n ervare spesialis jou sal help om meer produktief te word.