Hoekom doenlyste nie werk nie en hoe om dit reg te stel

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Om produktief te wees, fokus op tyd, nie take nie.

Goeie tydsbestuur beteken om meer resultate in minder tyd te kry. Die gewilde blogger en entrepreneur Thomas Oppong verduidelik hoe om goeie planne te maak om jou doelwitte te bereik en hoekom eenvoudige doenlysies net produktiwiteit in die pad kan steek.

Waarom gereelde doenlyste nie werk nie

In 'n eenvoudige taaklys weerspieël jy nie hoe lank dit sal neem om enige taak te voltooi nie. En heel waarskynlik begin jy met klein en ongekompliseerdes wat nie meer as vyf minute neem nie.

Geleidelik kom jy tot die gevolgtrekking dat jy oor en oor net eenvoudige dinge opneem, en jy stel voortdurend belangrike en tydrowende dinge uit vir later. Gevolglik wyk groot projekte nie uit nie. En die meeste van die punte van die plan bly onvervuld, want jy gaan voort om nuwes daarby te voeg, sonder om enige beheerstelsel te hê.

Hier word die Zeigarnik-effek geaktiveer, waarvolgens mense onvolledige of onderbroke aksies beter onthou as uitgevoer. Dit beteken dat die gedagtes van onvoltooide take van die doenlys in jou kop sal bly ronddraai totdat jy dit voltooi. Jy sal agtervolg word deur 'n obsessiewe gevoel wat dit moeilik maak om te fokus om die werk gedoen te kry. Dit kan uiteindelik lei tot stres en slapeloosheid.

Hoe om effektief te beplan

Beskryf jou ideale dag

Jason Womack, uitvoerende afrigter, spreker en skrywer oor produktiwiteit, beveel sy benadering aan om die proses te organiseer om 'n doelwit te bereik. Hy stel voor om 'n draaiboek te skryf vir die perfekte dag om op te fokus. Die besef dat die ideaal vir jou is, motiveer jou om te werk.

Om 'n draaiboek te skep, beantwoord die volgende vrae.

• Hoe wil jy jou dag spandeer?
• Watter take moet presies vandag voltooi word?
• Wanneer is jy die produktiefste?

Op grond van die antwoorde kan jy die werktyd in segmente verdeel, wat elkeen sekere take van jou doenlys sal bevat.

Hierdie metode sal jou help om meer effektief met jou doenlys te werk en dringende en belangrike take betyds te hanteer.

Beplan alles op die kalender

Om jou doenlyste so effektief as moontlik vir jou te maak, moenie eenvoudige planne sonder spertye en spertye maak nie, maar leer om die kalender wys te gebruik.

Beskryf in detail die komende dag of 'n hele week. Merk al jou goed op die kalender en leef volgens die geskepte skedule. Dit sal jou help om te besluit watter projek jy eerste moet aanpak en of jy nog take kan byvoeg.

In plaas van jou gewone prioritisering, vorm planitems met’n datum en presiese tyd – veral oor die belangrikste take. Dit sal 'n gevoel van dringendheid gee, en jy sal hulle teen 'n sekere punt kan voltooi.

Evalueer elke taak

As jy nie ontleed hoe jy elke dag spandeer nie, is die kans goed dat jy die meeste daarvan mors.

Een van die belangrike reëls van produktiwiteit is om nie 'n taak langer te laat neem as wat dit nodig het nie.

Vir effektiewe tydsbestuur is dit nie genoeg om net te weet wat gedoen moet word nie. Jy moet oorweeg hoe lank dit sal neem. Dit is beter om te sê: "Vandag het ek net 40 minute om dit te doen," in plaas daarvan om dinge in 'n eenvoudige volgorde van belangrikheid te beplan met geen spesifieke sperdatums nie.

Voeg 'n skatting by jou doenlys van hoe lank dit sal neem om elke item te voltooi. Probeer om elke minuut van 08:00 tot 17:00 te skeduleer. Bepaal vooraf wanneer daar pouses sal wees. Beplan om kennisgewings, e-pos en sosiale media na te gaan.

Dit mag lyk asof hierdie aktiwiteit net tyd mors. Maar in werklikheid stel dit die maatstaf wat jy probeer ontmoet. As gevolg hiervan sal jy sien dat jou konsentrasie verbeter het.

Om tred te hou met hoeveel tyd jy aan take spandeer, kan vir jou 'n ware ontdekking wees. Dit sal die styl van jou werk definieer en kan dit verbeter. Dit help jou ook om te verstaan op watter tyd van die dag jy min of meer effektief is.

Meting is die eerste stap wat nodig is om prestasie te monitor en uiteindelik te verbeter. As jy iets nie kan meet nie, kan jy dit nie verstaan nie. As jy iets nie kan verstaan nie, kan jy dit nie beheer nie. En as jy dit nie kan beheer nie, kan jy dit beslis nie verbeter nie.

James Harrington Entrepreneur, Prosesbestuurspesialis

Ontleed jou tyd, en dan kan jy dit korrek toewys.

Tydlyn

Maak jou dagbeplanner of skedulering-toepassing oop en voeg sperdatums by jou lys take. Ken 'n prioriteitsvlak vir elkeen toe.

En om te verstaan wat die moeite werd is om meer tyd te spandeer, beantwoord jouself 'n paar vrae:

• Watter take sal minder as 20 minute neem?
• Watter take sal meer as 'n uur neem?
• Wat is die beste ding om te doen in die oggend wanneer jy die meeste energie het?

Skryf nou in plaas van "Voltooi die ontwerpprojek" "Voltooi die ontwerpprojek in twee uur". Selfs al het jy nie tyd om dit klaar te maak nie, sal jy ten minste van die grond af kom sonder om die hele dag daaraan te spandeer.

As jy nie 'n doel het om die taak op 'n spesifieke datum te voltooi nie, beplan om elke dag 'n sekere hoeveelheid tyd daaraan te spandeer. En beweeg dan aan na ander ewe belangrike dinge. Op hierdie manier kan jy geleidelik van groot take ontslae raak.

Verdeel groot take in kleiner take

Sommige take kan ure of selfs dae neem. As jy 'n groot projek voor jou het, neem 'n paar minute om daaroor te dink. Uit watter dele bestaan dit? Hoeveel moeite neem dit en hoe lank sal dit neem? Skryf dit neer.

Verdeel dan die projek in verskeie take met 'n duidelike sperdatum en los dit een op 'n slag op totdat dit voltooi is. Hoe meer klein aksies jy kry, hoe meer uitvoerbaar sal dit lyk.

Wanneer’n ongenaakbare hoeveelheid werk iets kleins word, fokus die brein op wat nou gedoen moet word – op’n spesifieke taak en’n klein doelwit. Daarom is dit beter om naellope van 40-60 minute met kort pouses te reël.

Werk aan een taak op 'n slag

Gee jou volle aandag daaraan, en dan sal jy so effektief as moontlik kan wees.

Forbes se Mark Murphy verduidelik: Wanneer mense werkonderbrekings kan vermy, is daar 'n 67% kans dat hulle die indruk kry dat 'vandag 'n baie produktiewe dag was'.

Dit maak regtig sin om vir 'n uur aan een taak sonder afleiding te werk. Maar dit kan moeilik wees, veral as jy voortdurend kennisgewings ontvang of vrae van kollegas moet beantwoord.

Die Pomodoro-tegniek help byvoorbeeld om op werk te fokus. Dit behels 25 minute werknaellope met kort 5 minute pouses. Na verskeie sulke benaderings kan jy heeltemal ontspan.

Hierdie metode is nie universeel nie: die duur van konsentrasie en werkstyl verskil vir almal. Probeer dus verskillende tydbestuurstegnieke en hou by die een wat vir jou persoonlik werk.

Byvoorbeeld, as jy meer produktief is in die oggend, stel take uit wat meer tyd neem. Dit sal jou help om meer georganiseerd te word en meer te bereik.