Beheer die "hydrant", of Hoe om nie te verdrink in die vloei van inligting en take nie

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Mitch Kapor, stigter van Lotus Corporation, het eenkeer gesê om inligting van die internet af te kry is soos om uit 'n brandkraan te drink. Matthew Lowry, 'n kenner van aanlyn kommunikasie, het hierdie onderwerp verder geneem en die deurlopende vloei van inligting wat 24 uur per dag, 7 dae per week na die rekenaar en telefoon gaan, en nooit eindig nie, "brandslang" genoem. Hoe om nie in die stroom te verdrink en jou tyd rasioneel te gebruik nie - lees in 'n aangepaste vertaling wat deur Lifehacker voorberei is.

Met brandkraan is jou doenlysie nooit leeg nie. Omdat die "hydrant" nie net inligting is nie, dit is 'n fabriek van nuwe take. Sommige items op die doenlys is eksplisiet, soos e-posse van jou baas of kliënte wat aandag verg. Maar baie word nie duidelik uitgedruk nie.

Hierdie is 'n artikel wat die moeite werd is om te lees en na te dink. 'n Pos om op kommentaar te lewer. Deel waarvan jy hou met vriende en kollegas.

Dit maak nie saak hoeveel ure per dag jy by kleinsakeondernemings betrokke is nie. Die belangrikste ding is dat hulle nie die einde en die rand sien nie. Dit is die "hydrant".

En hierdie konsep is baie wyer as net 'n lys take. En daar is ongelukkig nog 24 uur in 'n dag.

Lerkie

As jy soos ek is, vorder alle kreatiewe en uitdagende werk vroegoggend goed. Daar is baie redes – sielkundig en fisiologies – hoekom dit so is. Maar die “hydrant” is diep onverskillig oor jou innerlike ritmes. Want terwyl jy slaap, neem die hoeveelheid inligting steeds toe.

Na ontbyt maak jy jou inkassie oop, en die stroom van die "hydrant" breek die skerm, wat onder die druk was van briewe in die pos, rekeninge in Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello en dies meer. Jou kalender bevat vergaderings, versoeke en instruksies van jou baas, vennote, kliënte, subkontrakteurs, kollegas. En wat nie gister op die lys van take was nie, brand vandag en vereis onmiddellike uitvoering.

Die Hydrant sal nie vir jou wag nie. Dit vra luidkeels jou tyd en aandag.

Skielik is dit 11:00 en jy het reeds die beste deel van jou dag verloor.

Hoe om op hierdie toedrag van sake te reageer? Gewoonlik word twee opsies aangebied: óf verander gedrag óf gebruik tegnologie. Maar hoekom nie tegnologie gebruik om die grondslag vir gedragsverandering te skep nie?

Hoe bestuur jy inligting, take en idees effektief? Jy moet verstaan dat die vloei van inligting deurlopend is, en in die algemeen is dit verskeie vloeie: inligting kom van e-posse, sosiale netwerke en media, webwerwe, koerante, tydens vergaderings, van vriende en selfs uit jou kop. Dit is onmoontlik om alles te bedek.

Moet jy boodskappe verwerk, besluit wat om daarmee te doen: reageer, gebruik, deel, stoor vir latere gebruik, of vee uit? Wanneer om dit te doen? En hoe kry jy die tyd om dit alles te hanteer?

Ongelukkig werk die multitasking-modus, wanneer jy alles op een slag probeer doen, nie. Jy beheer nie jou skedule nie, dit is vir jou moeilik om vrye tyd te vind, aandag van pos af te lei en vir meer as 5 minute op iets te fokus. Indien wel, kyk na my metode om tyd te organiseer om die produktiefste deur die dag te wees - dit is dalk die pad om te gaan.

Drie tegnieke en bykomende gereedskap

Daaglikse ritueel. Op hierdie tydstip organiseer en beplan ons, en fokus op belangrike en klein take.

Leer - In toue - Voorraadinligting - Verspreiding. Ons dra die vloei van die "hydrant" oor na die materiaal waarmee jy kan werk. Ons vorm 'n lys van take, 'n persoonlike biblioteek van nuttige hulpbronne, 'n stabiele toevoer van inligting van sosiale netwerke en die media.

Om dinge tot die einde gedoen te kry. Ons bestuur die lys take en ons eie tyd.

Werk volgens jou innerlike ritmes

Net jy kan jou eie stel produktiwiteitverbeterings uitvind - al wat ek kan doen is om my eie te deel.

Ek ken die beste tyd toe om die belangrikste take op te los

Soggens, wanneer my brein op sy beste is, sit ek 2-3 ure opsy om aan die Belangrikste Taak te werk, en ek word deur niks anders afgelei nie. Navorsing toon dat werkers wat afgelei word - of self afgelei word - ten minste een keer elke 3 minute, 'n minimum van 20 minute neem om weer by die taak op hande te kom.

Dit is die moeite werd om die dag met 'n moeilike taak te begin, al is dit die menslike natuur om met iets makliker te begin. Bedags sal daar sekerlik onvoorsiene omstandighede ontstaan, bykomende vergaderings – en die take van uiterste belang sal nie afgehandel word nie.

Ek dui pouses aan

Hoe dit ook al sy, gewoonlik na 60-90 minute neem konsentrasie af, so ek verdeel die oggendperiode van werk in twee dele, neem 'n kort pouse, waartydens ek die werkplek moet verlaat.

Wetenskaplikes beweer dat 'n sittende lewenstyl tot hartprobleme, swak postuur en sommige soorte kanker lei.

Selfs as jy net 30 minute op een plek sit, sal jou metabolisme met 90% verlangsaam.

In die aand

Energievlakke daal dramaties ná middagete, en daarom verkies baie mense om gedurende hierdie tyd bietjie te slaap. Na middagete probeer ek:

• mense ontmoet: ek is seker dat ek op so 'n oomblik beswaarlik my werk goed kan doen, en kommunikasie gee 'n bykomende hupstoot van energie;
• klein, eenvoudige en organisatoriese take aan te pak.

Oggend en aand ritueel

Jy moet besluit wat presies om te doen gedurende hierdie ure. Dit beteken dat jy pos moet oopmaak, sommige van die boodskappe in 'n lys take moet vertaal en tyd daarvoor moet kry onder ander projekte.

Die probleem is dat die boodskappe wat jou pos oorstroom ware vampiere is wat op jou tyd voed. Om hulle uitmekaar te haal, verg meer tyd en moeite as wat jy dink. En die ergste is dat, maak nie saak hoe irriterend dit mag wees nie, 'n deel van jou wil altyd jou inkassie nagaan.

Die oplossing is dat diegene wat inkom, as gevaarlike diere behandel moet word, wat meestal in 'n hok aangehou moet word, maar tog van tyd tot tyd, sodat hulle nie op hul eie ontsnap nie.

Ek hanteer inkomende werk twee keer per dag – tydens die oggend- en aandrituele. Ek het so gewoond geraak aan so 'n bevel dat die werk met inkomende vir die gees dieselfde outomatiese taak geword het as vir die liggaam die behoefte om te eet en te drink.

Tussen hierdie twee periodes worry ek nie of iets in die pos aangekom het en of ek iets belangriks vergeet het nie - ek vertrou my stelsel. Daarom, nadat ek die posbus toegemaak het, gaan ek met 'n vars kop werk toe.

En aangesien die oggendritueel gewoonlik van korte duur is (die meeste van die organisatoriese kwessies word vir die aandritueel oorgelaat), gee ek meer aandag aan die Belangrikste Taak.

Taaklys

Om jou dag te organiseer en die vloei van inkassie te stop wat al die sappe uit jou lewe suig, moet jy tegnieke en gereedskap gebruik.

Een van hierdie effektiewe tegnieke is "Leer - Toustaan - Voorraad inligting - Verspreiding", wat 'n lukraak vloei vertaal in:

• maklik-om-te gebruik lys van take,
• 'n persoonlike biblioteek van nuttige materiaal wat gestoor word vir latere werk daarmee,
• 'n versameling materiaal om met kollegas te deel.

Ideaal gesproke moet dit tydens die oggend- en aandrituele gedoen word. Kom ons kyk na hierdie proses van naderby.

Studie van inkomende

Jou inkassie is alles van e-posse en Twitter-boodskappe tot jou opnames.

Eerstens, onthou, geen inkomende oproepe vereis 'n onmiddellike reaksie nie. Ons het almal geleer om vinnige antwoorde op e-posse te stuur en te ontvang, maar dit is verkeerd: enigiemand wat dit verwag, plaas bykomende verpligtinge op jou.

Tweedens is dit absoluut ondoeltreffend om elke e-pos oop te maak en daarop te antwoord. Jy sal meer produktief wees as jy een ding doen. Kyk byvoorbeeld net na jou inkassie. Ons brein is nie baie goed om verskeie take saam te bind nie. Wanneer mense dink hulle kan maklik multitask, skakel hulle eintlik net vinnig van een taak na 'n ander oor. Maar dit beïnvloed persepsie en konsentrasie negatief.

So wanneer jy jou inkassie oopmaak, kyk net daarna. Dit is die klassieke enkeltaak "Kry dit gedoen"-model:

• as jy jou inkassie in minder as twee minute kan sien, doen dit;
• as jy nie kan nie, voeg dit by die lys take waarna jy later moet terugkeer;
• jy kan die lêer net ignoreer.

Selfs as jy jou inkassie in tou oopmaak net nadat jy jou boodskappe bekyk het, het jy nog tyd om te herbou.

Bekyk jou inkassie in die oggend net wanneer dit absoluut noodsaaklik is.

Wanneer jy soggens na boodskappe kyk, vra jouself die vraag: is dit dringend? Werklike dringende boodskappe is jou nommer een vyand, aangesien dit kosbare tyd in beslag neem wat jy graag aan die Belangrikste Taak wil spandeer.

Andersins moet jy net die item "Gaan boodskappe in die aand na" by die lys take insluit.

Toustaan

Plaas nie-dringende take wat meer as 2 minute neem om te voltooi in een van twee afdelings van die tou:

1. Dinge om te lees: Aanlynbronne om te lees en oor na te dink kan bygevoeg word. Jy kan later en vanaf enige toestel na hierdie materiaal terugkeer.
2. Wat gedoen moet word: inkomende boodskappe word direk na die taaklys herlei met behulp van die hulp.

U kan natuurlik ook 'n lys take met die hand skep, maar ek vind toepassings geriefliker.

Lees en verspreiding van materiaal in 'n persoonlike biblioteek

Tydens die aandritueel gaan ek terug na die taaklys en kyk na die materiaal in die tou vir lees. Aangesien ek Pocket gebruik, kan ek hulle bekyk terwyl ek op die metro reis, terwyl ek wag vir 'n vergadering, of op enige ander vrye oomblik. Daarom hanteer ek gewoonlik hierdie lys vinnig.

As die materiaal regtig die moeite werd is, voeg dit by - my aanlyn biblioteek van nuttige materiaal. Dit kan gemerk word, so notas is maklik om die volgende dag, 'n maand of selfs 'n jaar later te vind. En spesiale dankie aan Diiogo vir die geleentheid.

Die l8r tag (dit wil sê later - uit die Engels. "Later") plaas die hulpbron in 'n ander tou, wat ek bel tydens die nagtelike kontrolering van die lys take.

Boonop stoor Diigo outomaties 'n kopie van enige teks wat ek by die notablokkie voeg. Ek kan hierdie nota wysig, opmerkings invoeg, idees wat handig te pas kom wanneer ek materiaal met iemand wil deel.

Deel dit

Sommige merkers in Diigo laat jou toe om jou bate op enige plek te publiseer. Waarvoor te danke aan die magie:

• met die "Like"-merker word die materiaal as 'n aangehaalde plasing by my Tumblr ingedien,
• as jy die Tweet-titelmerker kies en die posskakel word na Twitter gestuur,
• jy kan etikette vir ander rekeninge aanpas: LinkedIn, Facebook …

Danksy hierdie metode word die hele stroom van die "hydrant" na die taaklys en persoonlike biblioteek gestuur, en die geselekteerde hulpbronne kan op hul beurt gedeel word. En dit alles sonder om aandag te verloor.

Aand ritueel

Aangesien ek soggens op my kreatiewe werk wil fokus, is die aandritueel die hoeksteen van beplanning vir die dag.

Hoe ek die aandritueel begin

Teen tyd na middagete:

• Ek het reeds die oggend my Belangrikste Taak voltooi;
• ongeleesde boodskappe het in my inkassie opgehoop, wat ek ontvang het toe ek besig was om aan die Belangrikste Taak te werk;
• die tou in die taaklys bevat die take wat ek soggens daar geplaas het, en die standaard take wat ek elke dag tydens die aandritueel doen.

Huidige daaglikse take

Soos vroeër genoem, sluit die aandritueel take soos:

1. Beskou. Dit is 'n volledige inspeksie van alles: ek hanteer alles moontlik, selfs met daardie materiaal wat meer as 2 minute sal neem om mee te werk.
2. Lees, versprei, deel. Werk met al die oulike goed wat ek die afgelope 24 uur bygevoeg het.
3. Monitor die taaklys. Ek maak my beurt van take oop en, gebaseer op die vordering wat gemaak is met die werk aan die Belangrikste Taak, ek:

• Ek besluit wat ek vanaand gaan doen en wat ek na môre gaan uitstel,
• besluit watter taak die Belangrikste Taak van môreoggend sal wees, en bepaal hoeveel tyd daaraan gewy sal moet word,
• Ek sluit tyd vir rus by die skedule in (of stel dit vir later of een of ander tyd uit).

Daar is nog 'n paar deurlopende dinge om te doen, soos om e-posse te beantwoord wat gister ontvang is, of om tred te hou met finansies, en ander. Sommige van hulle verskyn net op 'n spesiale dag. Ek kyk byvoorbeeld elke Woensdag en Saterdag die bogenoemde Diigo na.

Weeklikse tjek

Elke Maandag moet jy die item "Maak 'n lys van doelwitte vir die week" by die lys take insluit. Daarom hou ek elke aand gedurende die week hierdie doelwitte in gedagte: dit sal handig te pas kom wanneer ek moet besluit wat om vandag te doen en waarvoor om later te los.

Elke Vrydagaand herbesoek ek hierdie doelwitte geestelik en beoordeel dit krities.

En dan eers kom die rustyd

Aangesien dit makliker is om my skedule in die aand te bestuur en moeiliker is om aan moeilike take te werk, sal ek waarskynlik gedurende die dag besig wees om take en materiaal by die tou te hersien en by te voeg. Desondanks sal jou inkassie vir ten minste 'n halwe dag gesluit wees.

My dag eindig met die taak "Bestudeer - Toustaan - Voorraad inligting - Verspreiding", sodat ek 'n nuwe dag kan begin sonder 'n vrag onafgehandelde sake.