Hoekom moet entrepreneurs finansiële rekords hou

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Besigheidsfinansieringspesialis Alexander Afanasyev - oor hoekom finansiële rekeningkunde so belangrik is en hoe om dit korrek te onderhou.

Baie entrepreneurs hou nie finansiële rekords nie. Hulle het hoogstens 'n bord waar hulle inkomste en uitgawes inry. Sommige skryf selfs alles in 'n notaboek neer. Maar daar is min sin hieruit - daar is nie genoeg inligting nie, die besigheid word uiteindelik nutteloos.

Waarom dit nie gebruiklik is om rekords in kleinsakeondernemings te hou nie

Dit het so gebeur dat daar in kleinsakeondernemings geen kultuur van finansiële rekeningkunde is nie. Eerstens leer entrepreneurs oor bemarking en verkope. Maar sonder kennis van die basiese beginsels van finansiële rekeningkunde, is dit onrealisties vir 'n onderneming om tot medium of selfs groot te groei.

Volgens statistieke leef klein ondernemings selde langer as drie jaar. Daar is 'n gevoel dat dit net 'n gebrek aan kennis van die bestuur en finansies basis is. Finansies is nie net 'n versameling syfers in tablette nie, maar inligting wat jou help om besluite te neem, aksies te beplan en doelwitte te bereik. Besigheid word verstaanbaar en hanteerbaar, en beweeg nie net iewers heen nie.

Hoekom is dit belangrik om rekords te hou

Stel jou Semyon voor, wat 'n loodgieterwinkel het. Terwyl dit warm is, is mense aktief besig met herstelwerk, die verandering van toilette, baddens, krane. Semyon het baie bestellings, geld val in die kassier en versamel in die maatskappy se rekening.

Semyon wou 'n nuwe iPhone en MacBook hê. Onttrek 200 duisend uit die tjekrekening van die winkel en koop dit.

Die entrepreneur het die werknemers 'n salaris gegee en die huur betaal. Maar toe bel die verskaffer en herinner dat môre die dag van betaling vir die gelewerde goedere is. Semyon het sy rekenaar aangeskakel, na die aanlynbank gegaan, en daar was 'n tekort van 300 duisend. Ek moes leen.

Semyon het nie aangeteken dat hy 30 dae ná versending die verskaffer moet betaal nie. Toe het hy nog nie verstaan dat as ons 'n uitstel van die verskaffer neem, dan sal ons sy geld by ons hou, en dit moet in geen geval bestee word nie.

En dit is maar een van die moontlike situasies. Sommige entrepreneurs is winsgewend, maar hulle sien nie die geld nie, want hulle is in aandele begrawe. Ander gee te lang vertragings en leef van brood en water totdat die kliënt uiteindelik betaal.

Wat is finansiële rekeningkunde

Finansiële rekeningkunde is 'n verslagdoeningstelsel wat jou toelaat om die finansies van 'n besigheid onder beheer te hou. Dit bestaan uit drie verslae – kontantvloei, wins en verlies en balansstaat. Saamgevat verskaf hierdie verslae antwoorde op belangrike vrae: groei die maatskappy, hoekom daar kontantgapings is, werk bestuur doeltreffend, hoe om winste te verhoog, hoekom is daar wins, maar daar is nie geld nie. Sonder hierdie inligting is dit moeilik vir 'n leier om 'n besigheid te bestuur.

Kontantvloeistaat (DDS)

Wat in ag neem

Hoeveel geld kom in en uit rekeninge.

Hoekom het jy nodig

Luidens die verslag kyk die bestuurder of die onderneming genoeg geld het om sy verpligtinge na te kom: huur en lone betaal, goedere aankoop. Sonder’n BTW sal hy nie die fondse in die rekeninge beheer nie en sal hy mettertyd in die kontantgaping val –’n situasie wanneer’n onderneming nie geld het om te werk en rekeninge te betaal nie.

Saam met die verslag oor die beweging van geld, moet jy 'n betalingskalender hou. Dit is nodig om die ontvangste en afskrywings van geld wat in die toekoms beplan word, in te voer. Op dié manier kan jy kontantgapings verwag en voor die tyd optree.

Wins- en verliesstaat (OP&L)

Wat in ag neem

Inkomste en uitgawes van die besigheid op geslote sertifikate of fakture.

Hoekom het jy nodig

Volgens die verslag tel die hoof die netto wins van die onderneming.

Wins is nie kontant voorhande nie. 'n Onwinsgewende besigheid kan 'n vol kasregister hê, terwyl 'n winsgewende besigheid 'n leë een kan hê. Kom ons kyk na twee voorbeelde.

• Volle kontant, onwinsgewende besigheid. Voor die nuwe jaar het Cyril besluit om ekstra geld op Kersboomversierings te verdien. Daar was baie bestellings. Kirill het grondstowwe vir produksie gekoop, bonusse betaal, geteikende advertensies geloods. Nuwejaar het aangebreek, bestellings is verby. Cyril het belasting, huur betaal, en daar was nie genoeg vir al die werknemers nie. Dit het geblyk dat die onderneming nie winsgewend was nie. Kirill moes die pryse van speelgoed verhoog. En hy het nie eers vermoed nie – daar was baie geld by die loket.
• Leë kasregister, winsgewende besigheid. Nastya vervaardig skoonheidsmiddels. Almal bewonder haar, skryf resensies, sy het baie bestellings. Maar daar is nie geld nie – sy leen by familie vir produksie. En die besigheid was winsgewend. Die wins was bloot in die vorm van voorraad in die pakhuis, sowel as debiteure - uitstel aan groothandelkopers.

Balans

Wat in ag neem

Besigheidsbates en -laste. Bates is alles wat 'n maatskappy besit: vaste eiendom, toerusting, aandele. Laste is geld waarmee 'n besigheid bates gekoop het.

Hoekom het jy nodig

Die bestuurder weet of die besigheid groei en op wie se geld dit ontwikkel. Hy sien ook op die balansstaat wat die winsgewendheid van die onderneming is.

Stel jou voor: 'n entrepreneur hou drie verslae. Volgens die DDS sien hy daar is nie geld nie. Kyk na die OPiU - daar is wins. En dan kontroleer hy die balans en besef dat wins’n vol pakhuis van goedere en nuwe toerusting is.

Situasies wat veroorsaak dat maatskappye finansiële probleme het

Geld word verkeerd gehanteer

Die eienaar dink dat al die maatskappy se geld sy eiendom is. Dit is nie waar nie, want 'n besigheid is 'n aparte organisme, waarin jy nie net kan inklim en 100 duisend optel vir 'n nuwe slimfoon nie.

Boonop behoort die geld wat die eienaar spandeer dalk nie eers aan die maatskappy nie. As jy byvoorbeeld’n vooruitbetaling vir’n projek gekry het, en jy het nog nie jou werk oorhandig nie, is hierdie geld nie die eiendom van die maatskappy nie, maar van die kliënt, wat bloot in jou rekening gehou word.

Ook kan 'n entrepreneur dalk nie verstaan hoeveel 'n mens vir jouself kan neem sonder om die besigheid te benadeel nie. Om dit te weet, moet jy die wins korrek bereken, toekomstige uitgawes en ontwikkeling beplan en dan eers dividende ontvang.

Dink hulle verdien

Dikwels bereken 'n maatskappy wins in kontant byderhand of op rekeninge: dit trek uitgawes van inkomste af en ontvang 'n sekere bedrag. Maar dis nie reg nie. Wins is 'n virtuele aanwyser wat nie aangeraak of uitgedruk kan word in syfers op die lopende rekening nie.

Die probleem met verkeerde berekening van wins is dat die bestuurder op grond daarvan 'n gevolgtrekking maak of die maatskappy doeltreffend werk of nie. Maar die hoeveelheid geld het niks met doeltreffendheid en winsmarges te doen nie.

Moenie verkeerd beplan en doelwitte stel nie

As die leier doelwitte verkeerd stel of dit glad nie doen nie, ontwikkel die maatskappy nie. Meestal dink mense soos volg: "Hoe meer ons verdien, hoe beter." Vir sulke doeleindes is daar geen besonderhede, geen plan, geen digitalisering nie. As gevolg hiervan merk die besigheid tyd op een plek, rus op die plafon, en die entrepreneur spring na 'n nuwe projek.

Beplanning en uitvoering van 'n plan is 'n basiese deel van die bestuur van 'n maatskappy. Vir die plan om met 80-90% waar te word, moet jy doelwitte vir wins en ontwikkeling stel, 'n finansiële model met verskillende scenario's opstel, begrotings bereken, spertye en verantwoordelike persone aanstel, en gereeld die implementering van die plan monitor. Daarsonder sal klein ondernemings in die eerste drie jaar aanhou sluit.

Hulle dink dat as jy verkope verhoog, jou wins sal toeneem

Die logika blyk eenvoudig te wees: hoe meer verkope, hoe meer verdienste. Maar dit moet in gedagte gehou word dat saam met verkope, die koste van die aanstelling van nuwe werknemers, die aankoop van grondstowwe en goedere, die organisasie van bykomende verkope en aflewering ook groei. Koste word dikwels na die agtergrond geskuif, en slegs die bedrag geld uit toekomstige verkope word in ag geneem.

As jy nie beplan om verkope te verhoog nie, kan jy 'n verlies verdien in plaas van wins. Dit is nodig om duidelik te verstaan hoe die inkomste gaan toeneem, watter uitgawes dit gaan meebring, hoe dit die bedryfskapitaal gaan raak, of die maatskappy genoeg geld hiervoor het. As jy nie aanvanklik die toename in verkope digitaliseer nie, is jy óf gelukkig óf nie. En as die boekhouding verkeerd uitgevoer word en die maatskappy eintlik nie winsgewend is nie, sal die verlies net toeneem.

Hoe om finansiële rekords te begin hou

Finansiële rekeningkunde is nodig om sake te doen gebaseer op getalle, nie intuïsie nie. Begin met die DDS-verslag. Dit is die maklikste manier. Voer elke dag kwitansies en uitgawes vir alle beursies in, vergelyk dit met die werklike bedrag geld in die rekeninge.

DDS-sjabloon →

Hou saam met die DDS-verslag 'n betalingskalender: bepaal die bedrag geld aan die begin van die maand, voeg beplande kwitansies en uitgawes by. So jy sal sien of jy genoeg geld het om almal af te betaal.

Betalingskalender sjabloon →

As jy net vertroud is met rekeningkunde, het jy nie komplekse programme nodig nie. 'n Tabel in Excel sal voldoende wees. Dit is belangrik om self te leer hoe om inkomste en uitgawes in kategorieë te groepeer en op 'n gereelde basis rekord te hou.