Die Inbox Zero-metode is die beste manier om duisende ongeleesde e-posse te hanteer

2024 Outeur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 03:44

Dit is maklik om jou inkassie leeg te hou. Dit sal jou help om meer produktief te wees en nooit belangrike boodskappe te mis nie.

'n Klomp ongeleesde e-posse wat voortdurend in jou inkassie hang, sal enige iemand paniekerig raak. As jy baie sakevennote en kollegas het met wie jy deur korrespondensie kommunikeer, moet jy net jou e-pos inkassie skoon en netjies hou.

Aytekin Tank, uitvoerende hoof van JotForm, is 'n interessante manier om e-pos genaamd Inbox Zero te organiseer. Soos die naam aandui, is die metode om net jou inkassie leeg te hou.

Oor die algemeen het Tank niks nuuts uitgevind nie. Inbox Zero is lank gelede deur die skrywer en blogger Merlin Mann geskep, en dit is 'n bewese en bekende metode. Ongeveer dieselfde tegniek om met dokumente te werk is deur David Allen beskryf in sy boek "How to get things in order". Tank het dit pas aangepas vir die Gmail-webkoppelvlak.

Aytekin Tank entrepreneur, stigter en HUB van JotForm

Ek ontvang en stuur elke dag honderde e-posse. Maar aan die einde van die dag is my posbus altyd leeg. Ek het geen sekretaresse om my korrespondensie te hanteer nie. Ek hou by 'n beginsel genaamd Inbox Zero. Dit is nie moeilik nie.

Tank lys die voordele van die Inbox Zero-metode:

• Jy sal nie 'n belangrike boodskap mis as jou inkassie leeg is nie.
• Jy sal nie jou geadresseerdes lank laat wag nie, want jy kan dadelik op hul briewe reageer.
• Honderde en duisende ongeleesde briewe sal nie in jou posbus ophoop nie.
• Jy sal meer tyd bespaar op die werklik belangrike take en nie ure spandeer om met e-pos te vroetel nie.

Ek ken baie mense wat al hul briewe versigtig bêre sonder om een enkele een uit te vee. Gevolglik begin hul inkassie soos 'n Twitter-stroom lyk. Dit is nie gemaklik nie. Jy sal voortdurend verdwaal in e-posse.

Aytekin tenk

Kom ons sê jy gebruik Gmail – alhoewel hierdie metode aangepas kan word vir enige ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) of e-poskliënt (Outlook, Thunderbird of Sylpheed). Kom ons kyk na die deposito's van ongeleesde boodskappe en begin.

1. Maak jou posbus leeg

Dus, met die Inbox Zero-metode moet u beslis optree. Maak "Inkassie" oop, kies al die briewe wat daar opgehoop het en argiveer hulle almal op een slag. Vir sommige sal dit na pure waansin lyk, maar Tank beveel aan om dit net te doen.

Jy moet begin met 'n leë posbus. Hierdie gids sal jou nie help as jy tienduisende e-posse in jou inkassie het nie. Argiveer dus alles en begin met 'n skoon bladsy.

Aytekin tenk

2. Verwerk jou e-posse in chronologiese volgorde

Om hierdie gesonde gewoonte te ontwikkel, het jy 'n sekere mate van dissipline nodig. Soos jy jou e-posse verwerk, begin met die oudste boodskap en werk jou pad op na die nuutste. Op hierdie manier sal jy chronologiese volgorde hou en nie deurmekaar raak nie.

Daar is twee funksies om jou te help om e-posse in Gmail te hanteer:

Skakel Auto Switch aan. Om dit te doen, maak "Instellings" → "Algemeen" oop, soek die item "Outoskakelaar" en aktiveer dit. Nou, wanneer 'n e-pos beantwoord of argiveer word, sal Gmail jou nie na die inkassie terugstuur nie, maar sal die volgende e-pos wys. Op hierdie manier sal jy briewe een vir een kan verwerk in die volgorde wat hulle ontvang is, sonder enige afleiding.

Aktiveer dan die Stuur en Argief-knoppie as jy dit nie het nie. Maak "Instellings" → "Algemeen" oop en soek die item "Wys knoppie" Stuur en argiveer "in reaksie". Dit sal jou tyd bespaar. As jy alreeds op die brief geantwoord het, is dit tog geen sin om dit in jou Inkassie te stoor nie, of hoe? Klik op die stuur-knoppie en die e-pos sal outomaties geargiveer word.

En hier is nog 'n belangrike ding:

Moenie e-pos as klets gebruik nie. Daar is niks erger as om lang antwoordkettings uit voortdurend aangehaalde briewe te skep nie. As jy nodig het om te praat, gebruik messenger, Slack chat, of kontak per telefoon. E-pos is nie geskik hiervoor nie.

Aytekin tenk

3. Beantwoord - argief

Die hoofreël van die Inbox Zero-metode is dat jou inkassie nie die plek is om jou pos te stoor nie. Alle e-posse in die inkassie moet onmiddellik verwerk word. Lees hulle een vir een en óf antwoord en argiveer as die boodskap 'n reaksie vereis, óf argiveer bloot as die boodskap nie 'n antwoord vereis nie.

As jy nie dadelik op 'n e-pos kan reageer nie, is daar twee opsies:

• Stoor dit in jou organiseerder-toepassing. Dit kan Evernote, OneNote of 'n soort taakbestuurder wees. Stel 'n datum vas sodat die program jou sal herinner om jou antwoord op die regte tyd te skryf.
• As jy dadelik 'n antwoord kan skryf, maar die geadresseerde behoort dit na 'n rukkie te ontvang, gebruik die vertraagde afleweringsfunksie in Gmail. Outlook, Thunderbird en ander kliënte kan dieselfde doen.

4. Doen dit net

Alles is volgens die voorskrifte van die groot en magtige David Allen. As die e-pos 'n aksie vereis wat 'n paar minute sal neem, doen dit net nou. Moenie die brief na jou doenlys kopieer nie. Moenie dit in jou inkassie los nie.

As jy 'n betaling moet maak, maak dit net nou. As jy terugvoer aan 'n kollega moet stuur, stuur dit dadelik. As die saak 'n paar minute duur, is dit geen sin om dit uit te stel nie.

Aytekin tenk

5. Gebruik sleutelbordkortpaaie

Die sleutelbordkortpaaie verminder aansienlik die tyd wat spandeer word om e-pos te verwerk. Met hulle hoef jy nie die muiswyser heen en weer te beweeg nie. Tank beveel aan om drie sneltoetse te onthou en te gebruik:

• Die E-sleutel laat jou toe om 'n boodskap vinnig te argiveer. Ons het dit gelees, E gedruk, dit geargiveer. Dit is eenvoudig.
• Die R-sleutel word gebruik om vinnig 'n antwoord te skryf. As jy 'n brief moet beantwoord, druk dit, voer die antwoord in, druk Enter.
• Die F-sleutel stuur ontvangde briewe aan ander ontvangers.

Ek dink nie jy het enige ander sneltoetse nodig nie. In Gmail gebruik ek net drie sleutelbordkortpaaie. Vir alles anders is daar 'n muis. Maar hierdie snelsleutels laat jou toe om vinnig drie van die mees algemene e-poshandelinge uit te voer, sodat hulle jou baie tyd kan bespaar.

Aytekin tenk

6. Stel filters op

E-posfilters is 'n ongelooflike handige hulpmiddel wat baie van die werk vir jou doen. Jy hoef hulle net een keer te konfigureer, en hulle sal jou baie tyd bespaar.

As jy gereeld in jou Inkassie onbelangrike briewe kry (kennisgewings van internetdienste, outomatiese posversendings, ensovoorts), teken dan óf daarvan uit, óf stel filters op sodat sulke briewe outomaties geargiveer word.

7. Inkassie is leeg - maak pos toe

Wanneer jy probeer om op jou werk te fokus, moet jy nie voortdurend deur e-pos afgelei word nie. Kom ons hou dus by die reël: Wanneer jou inkassie leeg is, maak die Gmail-oortjie of jou e-poskliënt toe en vergeet van pos vir die volgende paar uur. Raak net besig.

Skakel alle inkomende e-poskennisgewings af. Hulle is baie steurend.

Jy kan jou pos na 'n paar uur weer oopmaak, die boodskappe verwerk wat daar opgehoop het, en dan weer aan die werk gaan. Die doel van die Inbox Zero-metode is om jouself te dwing om nie afgelei te word deur inkomende e-posse nie. Jy moet jou posbus bestuur, nie jy nie.

Aytekin tenk

As jy die Inbox Zero-tegniek probeer het en gereed is om jou te vertel wat jy gekry het, of 'n beter metode wil voorstel, skryf in die kommentaar.