INHOUDSOPGAWE:

6 wenke vir effektiewe e-posbestuur
6 wenke vir effektiewe e-posbestuur
Anonim

E-pos is een van die beste kommunikasie-instrumente en miskien die enigste een wat sonder uitsondering deur alle gebruikers gebruik word. Jy mag of mag nie van kitsboodskappe hou nie, gebruik Skype of Facebook-klets, maar jy het waarskynlik 'n e-posadres.

Ons ontvang elke dag in ons inkassie nie net boodskappe van vriende en kollegas nie, maar ook dosyne advertensiebriewe, kennisgewings, net strooipos. Om te verhoed dat u in die blote volume van inkomende boodskappe verdrink, is dit baie belangrik om effektiewe e-posvaardighede te ontwikkel en toe te pas.

shutterstock_34566739
shutterstock_34566739

Kopiereg

Beplan 'n e-poskontroletyd

As jy voel dat jy te veel tyd spandeer om pos te verwerk, en die aantal briewe in jou inkassie neem steeds nie af nie, probeer dan om die tyd om jou posbus na te gaan meer rigied te beplan. Gewoonlik begin ons pos nagaan, vind 'n interessante skakel in die brief, gaan na die webwerf, van daar na 'n ander … en na 'n halfuur onthou ons en keer terug na die ontleding van briewe. Gevolglik het die tyd verbygegaan, maar die saak het nie geruk nie.

Probeer dus om 'n sekere beperkte tyd vir jouself opsy te sit om met pos te werk. Almal kan die frekwensie en duur van hierdie intervalle vir hulself onafhanklik stel, afhangende van die volume van hul korrespondensie. Miskien is dit 'n uur in die oggend en 'n uur aan die einde van die werksdag, of dit is dalk geriefliker vir jou om elke uur vir vyf minute by jou posrekening aan te meld. Belangriker nog, probeer om streng by die skedule wat vir jouself gestel is te hou en nie deur enigiets buitestaanders afgelei te word nie. Bewussyn dat jou tyd is beperk, sal onvermydelik lei tot 'n toename in die doeltreffendheid van die verwerking van poskwitansies.

Elke letter beteken 'n aksie

Die hoofreël wat u moet toepas wanneer u pos ontleed, is dat elke ope brief van u vereis om iets te doen. As jy 'n brief oopgemaak het, moet jy dit in geen geval weer in die Inbox los nie. Jy moet óf onmiddellik op die brief reageer, óf dit aanstuur na iemand wat beter is om hierdie kwessie te hanteer, óf 'n taak vir jouself in Google Task of die kalender skeduleer - in elk geval, as gevolg van jou optrede, moet die brief uitgevee of na die argief geskuif word, dit wil sê verlaat die inkassie … As jy hierdie eenvoudige reël volg, sal jou inkassie vroeër of later skoongemaak word.

shutterstock_85297180
shutterstock_85297180

Kopiereg

Filters en kortpaaie

As jy elke dag 'n groot aantal e-posse ontvang, neem die ontleed daarvan baie tyd en moeite van jou kant af. Hoekom gebruik jy nie die hulpbronne van die posdiens hiervoor nie, veral aangesien meeste van die dienste hierdie kenmerk het en perfek geïmplementeer is?

Dit gaan oor die opstel van filters vir outomatiese posverwerking. In plaas daarvan om handmatig op elke plasing te klik, en elkeen van jou kliek is dieselfde tyd en moeite, stel net die filters wat jy wil hê een keer. Byvoorbeeld, alle boodskappe vanaf die adresse van jou familielede sal outomaties na die Familie-lêergids gaan en met 'n merker as belangrik gemerk word. Alle persvrystellings gaan na 'n aparte gids wat die Inbox-lêergids omseil, en kennisgewings van sosiale netwerke word onmiddellik na die asblik gestuur.

Op hierdie manier kan u boodskappe volgens die hoofonderwerpe kategoriseer en dienooreenkomstig voorberei vir die verwerking daarvan. Jy sal nie meer 'n situasie hê waar jou brein, wanneer jy pos ontleed, oorskakel van huishoudelike take na besigheidskwessies, en dan onmiddellik na vermaaklikheidsposse, en dan terug nie.

2013-03-28_14h45_54
2013-03-28_14h45_54

Daar is 'n groot aantal opsies om verskillende filters te skep, en ek is seker dat sodra jy 'n outomatiese filterstelsel bou, jy dae en maande van jou tyd sal bespaar. Daarbenewens, deur gebruik te maak van die toegewysde etikette of verspreiding deur dopgehou, kan jy maklik die briewe wat jy benodig in die argief vind (onthou jy dat ons Inbox-lêergids heeltemal leeg is?).

Gebruik soek

Baie gebruikers, veral beginners, hou al hul e-posse in hul inkassie omdat hulle voel dat hulle dit nooit weer sal vind wanneer hulle argiveer nie. As jy 'n stelsel van filters en kortpaaie opstel, soos beskryf in die vorige paragraaf, dan is jou argief reeds georganiseer en baie makliker om daarin te navigeer. Maar moenie ook van die soekbalk vergeet nie. Byvoorbeeld, in Gmail is die stelsel om letters te soek so perfek (wie sal daaraan twyfel!) dat dit nie moeilik sal wees om enige letter te vind nie.

Gebruik merke

Baie e-posdienste het 'n kenmerk om boodskappe met spesiale merkers te merk (in Gmail is dit sterre). Met hul hulp is dit maklik om die nodige boodskappe wat jou aandag verg, uit te lig en dit in 'n aparte vouer te plaas. In Gmail kan jy jou eie stel vlae kies en dit redelik buigsaam gebruik. Dus, een blik op die inhoud van jou inkassie sal genoeg wees om e-posse volgens hul belangrikheid te onderskei.

2013-03-28_14h41_11
2013-03-28_14h41_11

Gebruik sleutelbordkortpaaie

Die gebruik van snelsleutels kan die verwerking van korrespondensie soveel bespoedig dat dit die moeite werd is om 'n paar uur te spandeer om dit te bestudeer. Maar voor dit, kyk na die instellings (in Gmail is dit Instellings - Algemeen - Kortpaaie) en maak seker dat dit aangeskakel is. Druk daarna net die vraagteken op die sleutelbord en jy sal 'n boodskap met al die Gmail-sneltoetse sien.

2013-03-28_14h42_16
2013-03-28_14h42_16

E-pos is 'n wonderlike kommunikasie-instrument, maar dit beteken nie dat jy die helfte van jou lewe aan hierdie proses moet wy nie. Maksimum outomatisering van alle prosesse, vinnige antwoorde of aanstuur van boodskappe, beplanning van jou tyd, tesame met ander wenke uit hierdie artikel, sal jou toelaat om enige aantal briewe redelik vinnig te hanteer en meer tyd te bespaar vir meer genotvolle aktiwiteite.

Aanbeveel: